HR系統

HR系統是為企業持續地提升人力資源管理水平和能力而出現的信息化的支撐和平台。

基本介紹

• 中文名：HR系統
• 外文名：human resources system
• 行業：人力資源
• 類別：系統
• 功能：提升人力資源管理水平和能力

發展背景

伴隨著企業的逐步發展和壯大，集團形態將是最重要的企業運作模式，與此相伴，組織規模將會越來越大，組織層次越來越複雜，管理幅度也會越來越多。同時，人力資源管理也是一門專業性很強的管理技術，對人力資源從業者的素質要求也會越來越高。正是基於上述兩點，人力資源管理信息化已經是很多企業的必然選擇。

現狀分析

1.發展與管理模式不匹配

很多企業已經開始集團化運作，但管理模式還停留在單一企業的操作階段，最典型的表現就是在信息處理上，集團無法實現及時有效的信息採集，分子公司的信息也無法及時傳遞給集團，從而影響了工作的效率，不利於基礎數據及信息的管理和維護，也使集團決策缺乏及時有效的信息支撐。

2.業務流程缺乏規範化

人力資源管理流程都有一定的規範性，它需要根據人力資源的管理特性，並結合客戶的個性需求進行梳理。管理混亂往往就是流程混亂的最終表現。

3.欠缺科學的管理工具和手段

人力資源管理工具和手段非常豐富，但對於集團型企業來說，不是選擇最好的，而應該是選擇最合適的。同時，科學的管理工具和手段，也需要藉助IT信息化來充分發揮其效益。

4.戰略規劃僅僅停留在書面階段

一個有效的戰略決策，必須落實到日常的管理運作之中。戰略思想應該在所有模組中都能得到相應的體現。

5.存在“信息孤島”

在人力資源管理體系中，不同模組之間都存在相應的數據聯動關係。同時，人力資源管理體系和其它體系也會存在相應的數據聯動要求。作為集團型企業，必須從整體角度出發，考慮到不同系統之間、系統中不同模組之間的數據聯動關係，為企業的集團化運作提供堅實有效的信息化支持。

6.運作過程的監控

企業上人力資源系統,需要各部門配合,理解HR部門的工作.全面運作HR系統.

需求分析

1.信息分布的離散狀態

由於集團企業的組織和人員規模逐漸擴大，必將導致信息分布面進一步分散和擴張。當這種離散狀態超過傳統手段所能管控的範圍時，就會出現信息採集和溝通的困難，影響集團的日常管理和決策選擇。這就要求集團型企業在選購EHR時，必須考慮到系統對數據的集中式管理，同時，還能通過嚴格的許可權分配實現差異化控制，使集團真正能做到讓合適的人在合適的時間了解和掌握合適的信息，並能根據業務需要進行合適的操作。

2.集團管理的分層控制

集團型企業由於組織層次比較複雜，所管轄的下屬公司性質也可能各不相同，有的屬於全資控股，有的屬於部分參股，有的屬於聯營合作等，這就要求選購的EHR系統必須能因應集團型企業的管理要求，根據實際的管理層次和管理需求進行分類控制，以實現對不同性質分子公司的適當管理。

3.員工管理的個性差異

每個人都有自己的思維慣性和個性特徵，在操作EHR系統時他們的管理方式和操作習慣必然會有一定的差異。這就要求集團型企業所選購的EHR系統，必須具有豐富的自由定製功能，能充分照顧員工的個性化需求。

4.管理提升的持續發展

集團型企業由於處在不斷的發展變化當中，人力資源管理必然也不是處於靜止的狀態，它需要因應集團的發展而發展。這就要求EHR系統必須具有足夠的靈活性和可持續發展的能力，能通過系統的內部擴展和外部擴展，及時滿足集團新的管理需求。

5.系統套用的普遍性

管理界已經形成了一個共識：人力資源管理不僅僅是人力資源管理部門的工作。這就要求在部署EHR系統時，必須考慮到所有員工的管理需求。即要考慮到他們使用系統的簡便性，又要為他們有效參與人力資源管理提供良好的平台。

模組劃分

HR系統的模組

這些模組的目標都是為了讓企業進行有效的人力資源發展狀況和規劃，更加充分的利用員工的價值。系統重點是實現人力資源部門在員工素質管理、薪資管理、績效考核等方面的需求。HR系統一般包含以下幾個模組：

1、組織管理模組

主要實現對公司組織結構及其變更的管理；對職位信息及職位間工作關係的管理，根據職位的空缺進行人員配備；按照組織結構進行人力規劃、並對人事成本進行計算和管理，支持生成機構編制表、組織結構圖等。

2、人事信息管理模組

主要實現對員工從試用、轉正直至解聘或退休整個過程中各類信息的管理，人員信息的變動管理，提供多種形式、多種角度的查詢、統計分析手段。

3、招聘管理模組

實現從計畫招聘崗位、發布招聘信息、採集應聘者簡歷，按崗位任職資格遴選人員，管理面試結果到通知試用的全過程管理。

4、勞動契約模組

提供對員工勞動契約的簽訂、變更、解除、續訂、勞動爭議、經濟補償的管理。可根據需要設定試用期、契約到期的自動提示。

5、培訓管理模組

根據崗位設定及績效考核結果，確定必要的培訓需求；為員工職業生涯發展制定培訓計畫；對培訓的目標、課程內容、授課教師、時間、地點、設備、預算等進行管理，對培訓人員、培訓結果、培訓費用進行管理。

6、考勤管理模組

主要提供對員工出勤情況的管理，幫助企業完善作業制度。主要包括各種假期的設定、班別的設定、相關考勤項目的設定，以及調班、加班、公出、請假的管理、遲到早退的統計、出勤情況的統計等。提供與各類考勤機系統的接口，並為薪資管理系統提供相關數據。

7、績效管理模組

通過績效考核可以評價人員配置和培訓的效果、對員工進行獎懲激勵、為人事決策提供依據。根據不同職位在知識、技能、能力、業績等方面的要求，系統提供多種考核方法、標準，允許自由設定考核項目，對員工的特徵、行為、工作結果等進行定性和定量的考評。

8、福利管理模組

福利管理系統提供員工的各項福利基金的提取和管理功能。主要包括定義基金類型、設定基金提取的條件，進行基金的日常管理，並提供相應的統計分析，基金的日常管理包括基金定期提取、基金的補繳、轉入轉出等。此外，提供向相關管理機關報送相關報表的功能。

9、工資管理模組

工資管理系統適用於各類企業、行政、事業及科研單位，直接集成考勤、績效考核等數據，主要提供工資核算、工資發放、經費計提、統計分析等功能。支持工資的多次或分次發放；支持代扣稅或代繳稅；工資發放支持銀行代發，提供代發數據的輸出功能，同時也支持現金髮放，提供分錢清單功能。經費計提的內容和計提的比率可以進行設定。

功能功效

人才招聘

1.預測人才需求，制定招聘安排

2.跟進、監控招聘進度

3.自動發布招聘信息，篩選人才、安排面試

4.追蹤招聘結果

效果

1.替代人員聘募工作的手工作業，減免差錯，提高辦事效率

2.基本實現無紙化作業，減少或避免差錯

3.可即時準確獲取各崗位人員聘募情況及備用人才庫信息，提高管理水平

4.通過多種人員引進工作的流程化管理，使企業人員招聘工作達到或接近一個理想的水平

員工信息管理

1.全面記錄員工信息

3.快速查詢員工信息

2.按許可權實施分級管理

效果

1.各類人員人事信息的集中管理

薪酬與工資單管理

1.支持多類型的薪酬管理，包括自定義薪酬類型、自動計算薪酬變更幅度和關聯工資單的計算

2.自定義工資單樣式

3.提供工資單設定功能，應對可控的變化

效果

1.完全替代薪資手工記錄，減少或避免差錯

2.基本實現無紙化作業，減少或避免差錯

3.可實時準確了解員工薪資信息，避免差錯

出勤和資源使用管理

1.支持工時表功能

2.可以連線考勤機

3.可供員工安排工作時間及查看資源分配

4.提供多中資源使用報表

效果

1.可實時準確了解員工考勤信息，避免差錯

排版&宿舍管理

1.支持輪班規則預設，如輪班頻率，先進先出原則，循環方式等

2.按周期自動生成輪班信息

3.支持輪班信息通知，報表生成，查詢以及跟蹤輪班情況

4.支持宿舍設施使用跟蹤

5.跟蹤入住/退房信息，月費、各種分攤費用（如電費、網費等）的付款和結算情況

6.支持入住率統計、跟蹤

效果

1. 完善排版管理制度，規範化管理

2. 提升排版效果以及透明度。

培訓管理

1.支持員工技能信息跟蹤，識別

2.可制定員工培訓、發展計畫

3.跟蹤員工培訓過程，記錄績效

效果

1.實現企業員工、各級經理、企業領導和人力資源部門共同參與培訓開發管理工作，實現企業培訓活動的信息化、網路化和全員參與培訓開發管理，提高培訓工作效率

績效管理

1.支持目標管理(MBO)

2.支持平衡計分法(BSC)

3.支持多個評審周期

4.支持實時的績效反饋

5.支持自動化績效評分

6.支持設定單個或多個評審人或360°評審流程

7.支持審批流程與查證

效果

1.通過計算機技術的運用，實現普通員工、經理人員和HR人員一起參與績效考核工作，使複雜繁瑣的考核事務變得簡便、快速和準確，從而促進績效考核的效率提高。

2.合理地選擇考核指標，準確地建立考核標準，更科學地進行價值評價；有利於促進企業目標的實現。

3.減少評價誤差，為確定勞動報酬、職務晉升、崗位調配、培訓開發提供更為可靠的決策依據；通過績效的評價，發現工作中的問題和不足，增加自我認識，促進自我發展。

假期管理

1.支持自定義假期類型以及使用規則

2.支持請假流程設定以及代理機制預計提醒機制

3.允許批量操作，提供實時日曆試圖以及報表

效果

1.簡化工作流，提升員工的滿意度。

福利管理

1.支持員工福利計畫的架構式管理

2.支持福利計畫管理與查詢

3.支持與服務提供商（如保險公司）實現相關數據自動同步

效果

1.直線經理和總經理可隨時查詢本人以及員工的福利信息

2.員工可直接查詢福利餘額信息

員工自助

1.支持工時表提交

2.支持報銷申請

3.支持培訓申請

4.支持請假申請

5.支持個人工作代理設定

6.支持設備申請

7.支持評審員工福利及相關信息

8.支持自行更新有修改許可權的信息

效果

1. 可以有效地降低人力資源部門的勞動強度，把有限的人力資源套用到更重要的任務上去。

2. 為員工提供工作便利，提升員工的滿意度。

系統價值

1.省錢：提高人力資源管理的透明度，節約人力資源使用成本1-5%以上。通過系統計算與控制避免手工計算類錯誤，通過對離職、加班等控制減少可能出現的漏洞成本。通過崗位規劃，工作量分析，人員定編，人力成本的調查、規劃、預算、審核讓人力成本更合理。讓組織規劃更合理、高效，激發員工潛力，使人力資本投入產生更高效益。通過系統對培訓、福利、激勵投入等效益分析，讓人力資本投入方向更明確。

2.省事：資源整合，信息共享，減少信息傳遞失真，避免信息孤島與重複工作，提升企業形象與綜合實力，增強員工愛廠意識。

3.省力：讓人力資源主管人員從事務工人中解脫出來，參與企業管理與決策，讓企業戰略更全面，讓人力資源部門更多精力投入管理控制中，讓管理更規範，降低管理風險。

4.省時：提高數據準確及時性，及時發現問題及時糾正，給決策者準確的依據，讓決策更合理。

5.省人：提高管理效率，減少事務工作量，事務性工作由系統自動統計分析，節約人手。

6.最佳化管理：讓管理規範化、標準化、流程化、制度化，規範員工與組織行為，使之成為習慣，塑造優秀的企業文化。

7.提高企業競爭力：通過培訓、激勵，增強團隊創造力與學習力，增強企業凝聚力與員工忠誠度，加強企業核心競爭能力。

8.提高管理：企業內外管理的系統化、流程化、科學化、信息化，極大的提高了管理工作的執行力和風險防範能力。