基本介紹
- 中文名：首席行政官
- 外文名：Chief Administrative Officer
- 別稱：行政總監
- 職責：管理日常事務
職責,簡介,業務職責,管理職責,素質與能力,個人素質,管理協調能力,領導藝術,一般領導藝術,崗位領導藝術,行業領導藝術,
職責
簡介
現代企業的規模日趨龐大，企業組織結構、企業事務及人員關係十分複雜。作為企業的首席行政官，其工作重心就是處理企業的各種事務與人員關係，其工作量之大，工作職責之複雜，不是一般行政人員所能勝任的。首席行政官必須呈一位多面手，即負完整個企業的各項行政事務；同時他也必須呈一位專家，即對企業的行政管理曲各方面部十分精通，並且還應具有豐富的行政管理經驗。因此，行政總監必須具備綜合的個人素質、良好的管理與協調能力及出色的領導藝術、才能承擔起巨大的工作職責，行使其作為企業高層管理者的職權。首席行政官是企業行政部門的領導者。企業的行政組織是企業權利格局的現實體現和載體。只有有了健全的組織結構，才能發揮相應的職能；只有發揮了相應的職能，才能真正實現企業行政管理的目的，才能構成現代企業行政務的完整體系。企業行政管理的職能概括起來說就是參謀建議，組織實施，統籌協調，檢查監督。它們是與企業活動的過程有著密切聯繫的。企業的整個活動是由企業的內部條件、外部環境、信息和市場需求而開始，經過領導決策，確定出目標和方案，由各部門的人員去執行此方案，最後通過各種管理手段去實現預定目標。
首席行政官作為企業行政組織結構的設計者，應深入研究各種行政組織的結構特點，協助總經理設計出符合本企業的組織結構，並負責監控其正常的運行，同時隨著企業的發展與人員的變化，還必須進一步健全企業的組織結構。
其具體職責有：組織並制定人力資源管理和辦公、行政管理的有關規章制度，並對工作人員執行規章制度的情況進行檢查、監督和指導。同時要根據企業階段性目標和年度計畫，制定所屬部門的目標、計畫和措施，保證企業業務活動正常進行。還要依據企業有關人力資源開發與管理的總體要求，上級領導和組織人力資源管理的制度設計、人員管理、薪酬、培訓計畫及落實、考核等，使企業達到對內具有凝聚力、對外具有競爭力的目標。負責企業行政組織的設計與健全、行政規章制度管理、部門溝通、日常事務管理、企業文化管理、會議管理、人事行政管理、物質財產管理、安全管理、消防管理等諸多事務，此外，還需經常參與高層管理活動及重大事務。
業務職責
首席行政官的工作業務職責一般有：
1.參與制訂公司年度總預算和季度預算調整，匯總、審核下級部門上報的月度預算並參加公司月度預算分析與平衡會議。
2.負責公司行政方面重要會議、重大活動的組織籌備工作。
3.領導公司的後勤服務工作，創造和保持良好的工作環境。
4.定期組織做好辦公職能檢查，及時發現問題、解決問題，同時督促做好糾正和預防措施工作。
5.負責定期召集員工建議審議委員會成員對合理化建議進行評審。
6、接待公司重要來訪客人，處理行政方面的重要函件。
7.領導公司的防火安全、保衛工作並定期組織檢查，保證公
司安全。
騰訊首席行政官陳一丹演講
騰訊首席行政官陳一丹演講8.組織公司有關法律事務的處理工作，指導、監督檢查公司保密工作的執行情況。
9.負責協調公司系統間的合作關係，先期調解工作中發生的問題。
10.負責公司管理模式執行情況的檢查工作，匯總各部門的反饋意見，整理分析後向總經理匯報。
11.掌握行政系統工作情況和公司行政管理工作的運作情況，適時向總經理匯報。
12.代表公司與外界有關部門和機構聯絡並保持良好合作關係。
管理職責
首席行政官的工作管理職責一般有：
1.組織建設：參與討論公司部門級以上組織結構；確定下級部門的組織結構；當發現下級部門的崗位設定或崗位分工不合理時，要及時指出問題，作出調整，並通知人力資源部。
2.招聘及任免：A.用人需求。提出直接下級崗位的用人需求，並編寫該崗位的崗位職責和任職資格，提交給總經理確認；確認直接下級提交的用人需求（含崗位職責和任職資格），並提交總經理確認。B.面試。進行直接下級崗位的初試；進行直接下級的直接下級崗位複試，並做最後確定；組織參與面試的人員。C.不合格員工處理。提出對不合格直接下級的處理建議，提交總經理確認；確認直接下級提出的對不合格員工的處理建議，提交給人力資源部。
3.培訓：提出對直接下級的培訓計畫，提交總經理確認；確認直接下級提出的培訓計畫，提交人力資源部。
4.績效考評：提出直接下級的績效考評原則，提交總經理確認；根據總經理確認的績效考評原則，與人力資源部經理商討並確定績效考評方法；對直接下級進行考評，並進行考評溝通。將考評結果提交人力資源部。
5.工作溝通：匯總工作報告，並與總經理進行信息溝通，同時將這些信息傳遞到直接下級；負責將公司的政策、原則、策略等信息，快速、清晰、準確地傳達給直接下級；確定書面的互動式的工作通報制度，與直接下屬進行溝通。
8.工作報告：定期將自己的各項工作及下級部門工作以書面的形式向總經理報告。
9.表現領導能力：指導、鼓勵、鞭策下級，使下級能努力工作；有辦法提升下級的工作效果和工作效率；能為下級描繪公司的戰略意圖和遠大前景。
素質與能力
個人素質
在企業的高層管理者中，沒有任何職位像首席行政官那樣需要面對大量的事務，處理企業內部的、外部的各種人際關係。企業中最難做的工作應該是做對人的工作。這種工作對管理者的要求極高．即必須具備綜合的個人素質，以自己全面的、綜合的個人素質去影響企業 的各級人員，在企業中樹立起個人權威。首席行政官綜合的個人素質一般包括：合理的知識結構、健全的心理素質與高尚的職業道德。
首席行政官雷永勝(左一)
首席行政官雷永勝(左一)合理的知識結構
行政工作綜合性強，接觸面廣，這就要求首席行政官儘可能具備相當廣博的知識與合理的知識結構。一個人的知識結構，就是其知識層次的構成情況。首席行政官知識結構，是根據行政工作性質需要，以與行政工作關係密切的知識作為核心，再選擇相關聯的知識作為外圍、邊緣知識層，形成一個寶塔型結構。這樣，在工作中就可以合理利用知識，不易造成“書到用時方恨少”的局面。同時還要掌握一些新理念新知識以適應行政工作環境的發展變化。此外．隨著環境的發展，自己這個知識體系也需要進行不斷地調節、更新、充實，以適應環境的發展。首席行政官合理的知識結構一般包括：基礎知識、專業知識、新知識。
健全的心理素質
心理素質主要包括氣質、性格、意志等方面。氣質是先天性的，分為膽汁質、多血質、粘液質和抑鬱質四類，而性格與意志的形成有賴於後天的培養。作為首席行政官每大必須處理不同的事務，協向各種不同層次的員工關係，其工作壓力十分大，由此首席行政官必須具備健全的心理素質，才能化解壓力，調整心態，以更好地工作。首席行政官健全的心理素質應包括：堅強的意志、過人的忍耐力、寬宏豁達的氣度、熱情開朗的性格、廣泛的興趣愛好與穩定和樂觀情緒等。
高尚的職業道德
在現今社會．職業道德不應只成為一個概念，一句口號，它必須深入包括首席行政官在內的每個高級管理人員的心中，即把職業道德看成是自己的生命，看成是綜合的個人素質一個重要的組成部分。首席行政官高尚的職業道德一般包括富有責仟感，以身作則，公正廉潔，求實、守信與守法。
管理協調能力
首席行政官的工作既全面又瑣碎，工作對象又千變萬化，沒有固定的方式方法、而其上作的中心又是管理和協調各種人員、事務以及人員與事務的配合。由此良好的管理與協調能力便是首席行政官開展工作的基本能力。
良好的管理能力
良好的協調能力
協調是行政工作的重要內容之一。首席行政官必須具備良好的協調能力，要善於處理人際關係，善於發現上層與下層之間、部門與部門之間的不平衡，善於發現幹部之間、領導之間的矛盾，反時加以溝通、協調，起到輔助管理的作用。首席行政官的協調能力主要表現在以下幾個方面：
能以良好的心態，講求方法和藝術，融洽人際間的情感，達到
統一認識，調動積極性的目的。善於運用相關的政策、規定和制度進行協調。
玫琳凱公司首席行政官楊澤生
玫琳凱公司首席行政官楊澤生善於把握全局，從全局出發分析處理問題，又安為局部著想，兩者有機地結合在一起。
善於溝通信息，使矛盾各方彼此了解情況，消除誤會。
善於處理好與各方面的關係．尊重對方，做到“人人為我，我為人人”。
具體說來就是要具備良好的表達能力、交際能力、溝通能力、調解能力和公關能力。
領導藝術
一般領導藝術
作為一個首席行政官不可能，也沒有必要親自處理各種行政事務，他應該是領導下屬完成行政管理的職能，通過授權、激勵、表揚、批評、語言藝術、運用時間利開會等領導技巧或手段來引導下屬完成其職責。
首席行政官的領導藝術是企業行政總監在領導活動中創造性地運用科學的領導理論、方法、方式而形成的技能、技巧，具有經驗件、創造性、隨機性和多變性的特點，企業行政領導藝術貫穿丁整個企業行政領導過程和領導活動的各方面，具有豐富的內容和多種形式。
崗位領導藝術
行業領導藝術
不同行業需要不同教育水平、工作習慣、心理素質、個人品格等不同的員工。建築行業、醫藥行業、IT行業等等，員工整體上的區別很大。需要不同的領導藝術。這需要相關研究人員分類進行整理
