範圍定義是為更好地進行控制，把主要項目可交付成果分解成更小、更易管理的單元的活動。其目的在於提高對成本、時間及資源估算的準確性，為績效測量與控制定義一個基準計畫，便於進行明確的職責分配。其依據有以下幾個方面：(1) 範圍說明書，包括項目和理性說明，項目成果的簡要描述，可交付成果清單，項目目標的實現程度；（2)制約因素，即限制項目團隊行動的因素；（3)假設前提，即為制定計畫而考慮假定某些因素是真實的、符合現實和肯定的；（4)其他計畫結果；（5)歷史資料。
範圍計畫編制是將生產項目產品所需進行的項目工作（項目範圍）漸進明細和形成檔案的過程。項目範圍計畫編制的輸入有：(1)產品描述，即把項目將要創造的產品或服務的特徵編製成文檔；（2)項目章程，即正式批准一個項目存在的文檔；（3)約束條件，即制約項目管理團隊選擇的因素；(4)假設，即被認為是正確、真實或確定的因素。項目範圍計畫編制的輸出有：（1)範圍說明，即在項目干係人之間確認或建立一個對項目範圍的共識，作為未來項目決策的基準檔案；（2)範圍管理計畫，即描述項目範圍如何進行管理，項目範圍怎樣變化才能與項目要求相一致等問題；(3)詳細依據，即根據需要適當組織並形成檔案，以使其能夠被其他項目管理過程使用。該依據應當包括所有已確定的假設和約束條件的文檔。
