管理體系信息化

基於ISO管理體系的通用技術框架，通過java、SQL等開發語言，將ISO9001、ISO14001、GB/T 23020、RB/T 214、ISO17025、SA8000等所有ISO、GB、RB及其他管理體系的體系檔案管理、運行管理、審核管理上平台，實現信息化、標準化、一體化、敏捷化、自動化、專業化管理。

基本介紹

• 中文名：管理體系信息化 
• 外文名：Informatization Management System
• 關鍵字：信息化、標準化、一體化、敏捷化、自動化、專業化
• 技術架構：SaaS或PaaS
• 開發語言：java

行業背景

ISO管理體系作為國際標準化組織（ISO/TC176）總結歸納工業已開發國家百年管理經驗，融匯提升而成的一套科學化、規範化、標準化、程式化的企業管理標準，它為組織（企業、協助、機構等）提供管理依據，規定了管理的共同語言和準則要求。

在我國，管理體系包括ISO、GB、計量認證、合格評定等類型，是企業組織制度和企業管理制度的總稱，基本所有的體系都採用了ISO9001的標準框架。

ISO、GB等系列管理體系在我國套用範圍極為廣闊，基本覆蓋所有大型企業，是企業規範其質量、環境、職業健康、信息安全、能源等相關經營管理活動的重要，是企業管理標準化、規範化、科學化的重要工具。

隨著信息化時間的高速發展，形成了OA、ERP、MES、SCM、HR、CRM、PM、EnMs、LIMS系統等，但作為企業管理檔案化最核心的管理體系卻缺少相應的信息化系統來支撐，制約了企業管理體系的生命力。

管理體系痛點

（一）管理痛點

1、管理決策層：體系建設、運行及維護投入大；購買及維護管理信息化系統成本高；業務流程管控不到位，績效提升難。

2、體系管理部門（如體系部、品質部、行政部等）：體系貫標靠諮詢，運行效果不佳；體系管理與業務流程嚴重脫節；體系內審和管理評審工作複雜，周期長，效率低；體系運行工作獨角戲現象普遍。

3、體系協作部門（如生產部、設備部、財務部、人力資源部等）：數據分析工作、補充應對外審資料造成人員浪費；獲取企業體系要求及相關管理檔案的渠道不暢；紙質檔案和單據造成人員和材料浪費；流程運行以手工填寫表單為主，難度大、效率低；各部門運行數據重複量大，缺少統一管理；企業審批方式落後，效率低下。

（二）運行痛點

1、檔案管理：體系多，檔案多，交叉多，標準化困難；標準、法律法規獲取困難，查新不及時；檔案的發放體制混亂、內容及格式混亂；檔案版本管控失效，多個版本同時運行；檔案多導致檔案管理耗費大量精力。

2、流程管理：實際業務流程與體系標準要求結合不緊密；流程設定隨意性大，管理邏輯混亂；流程固化、升級困難，維護成本高；線下業務流程複雜，耗時長，效率低；多體系業務流程不兼容導致流程重複，運行困難；業務流程間的數據互動、查閱、同步方式落後；管理對象資料庫分散，無法統一管理。

3、體系運行：無法實時監控體系運行過程及單個業務的進度；跨部門工作協同不足，溝通成本高，體系難以落地實施；業務流程運行時不能實時監督，且較難獲取運行數據；業務運行過程結果反饋不足，且較難監控，無法實現閉環管理；體系相關的績效考核指標難以落地執行；法律法規收集速度滯後，合規性評價不充分。

4、績效測量：體系管理人員疲於應付審核，未真實落實各體系績效目標；管理績效存在無目標、無計畫、無跟蹤、無考核現象；體系過程缺少真實績效數據；體系執行與工作效率矛盾的問題；內審、管審無真實績效數據參考，體系的充分性、符合性和有效性無法評價；持續改進針對性不強，難以實現體系績效的改進。

5、數據安全：已經審核的文檔沒有許可權控制；企業運行機密資料對外泄露；病毒及系統問題導致數據丟失的現象日趨嚴重。

6、信息化管理：企業各類業務管理系統多，但缺少核心的體系管理信息化系統；企業多種信息化系統並行，對象管理分散混亂；各信息化系統相互獨立，信息孤島嚴重。

功能要求

需具有體系檔案控制系統、體系貫標、體系導入、體系融合、流程管理與設計、表單管理與設計、流程中心、審核管理（內審、管審、外審、二方審核）、證書管理、法律法規庫、組織架構管理、OA管理、統計分析等體系管理的所有功能，全面支持體系管理。

全平台功能需基於ISO9001框架開發，適用於所有同類框架的管理體系，ISO9000、ISO14000、ISO45001、ISO20000、ISO27001、ISO5001、ISO16949、ISO17025、ISO17020、GB/T 29490、GB/T 23020、RB/T 214、HACCP、ISO15189等所有相同架構的體系，具有標準化、一體化、敏捷化、自動化、專業化等特性。

解決方案對比

自1991年我國首張ISO9001證書在深圳誕生以來，截止2020年2月29日，我國現共有123.3萬張管理體系認證證書，共62.8萬家企業，平均每家企業持有約2張管理體系證書，其中92.6%的企業建立了ISO9001質量管理體系。從事認證的第三方認證機構共535家，還有大量的體系建設諮詢公司、培訓公司，但沒有專業的管理體系的專業信息化通用解決方案。

1、定製化的信息解決方案

2004-2005年期間，我國曾經有多家企業結合ISO管理體系框架，開發出了定製化的ISO管理體系平台，但均因為平台的靈活性不足、價格昂貴、無法適用組織變化帶來的調整、開發周期長等原因導致項目逐個關閉。其中，曾有美國公司2004年即投入300萬美金，開發出並適用於ISO9000、ISO14000、ISO17025、ISO16949、HACCP、ISO15189、GMP等各種標準的定製化系統，但因當時市場容量、產品性價比、靈活性等原因而消失。

2、通用的管理體系信息化解決方案（SaaS平台）

自2004年左右，我國開始誕生SaaS雲計算企業，經歷了2010年左右的膨脹期、幻滅期後，隨著2012年後市場的逐步認可，SaaS技術又迎來了新的穩定增長期。SaaS平台是簡單的部署，不需要購買任何硬體，只需要簡單註冊即可，企業無需配備IT人員，免費獲取平台最佳化升級，只低廉的“月費”或“年費”方式（不用一次性投資到位，不占用過多的營運資金），能及時獲得最新平台及最佳解決方案，不需要專門的維護和管理人員，也不需要為維護和管理人員支付額外費用。SaaS定義了一種新的交付方式，也使得軟體進一步回歸到服務本質。艾思歐IMS管理體系通用信息化解決方案（SaaS平台），全面將體系管理、體系檔案、體系運行、體系審核等進行有機融合，符合管理體系的所有核心管理要素。

3、部分功能覆蓋的信息化解決方案

以BPM、檔案管理系統為主，僅能提供簡單的單項管理功能，如業務流程管理、體系檔案的簡單管理，無法解決體系管理的所有管理要素。

各類解決方案對比情況如下：

項目	傳統線下人工運行管理	管理體系信息化通用解決方案（SaaS平台）	定製化管理體系信息化解決方案	BPM等單體系功能的系統
管理內容	體系線下管理、運行、審核	體系線上管理、運行、審核	體系線上管理、運行	不涉及體系管理，僅涉及部分業務流程運行
檔案管理	人工線下處理，手抄重複度高，周期長，易錯漏	一鍵自動編號、分發、受控、回收、作廢等	非標體系檔案控制，邏輯混亂	無體系檔案控制系統
組織架構回響	變化易導致體系檔案混亂	靈活可變，關聯檔案、流程快速回響	檔案與流程無法回響變化	檔案與流程無法或緩慢回響變化
靈活性	變更過程周期長，會議多，新版也很難落地執行到位	自行變更或新增表單及業務審批流，無需費用，全組織同步更換或新增新版本	需技術支持單位變更，費用高	需技術支持單位變更，費用高
兼容性	多體系後管理非常混亂，融合困難	可兼容、融合所有的企業管理體系（ISO標準化架構）	不支持	不支持
擴展性	無	可快速擴展出OA、EHS、EnMs、LIMS等各類系統	無	低
開發周期	不涉及	不再需要開發	一般6個月	除SaaS或PaaS平台外，其餘一般6個月
開發工具	不涉及	無代碼	代碼	代碼或低代碼
交付質量	交付質量一般，周期長	註冊開通，簡單配置即可交付	交付質量一般	交付質量參差不齊
運行主體	具備體系專業知識的人員方可運行維護	體系管理人員或行政人員	需要培訓及面對面指導	需要培訓及面對面指導
IT運維人員	無	無	需要	定製化的需求
實施成本	人工成本高，應對審核的成本也高	SaaS版性價比高，年費模式	初次費用高昂，售後成本高	初次費用高昂，售後成本高（SaaS除外）
售後服務	諮詢公司水平參差不齊，收費混亂，回響不及時	持續有競爭力的售後服務，售後及運維人員有企業續費壓力	成本高，回響不及時	成本高，回響不及時（SaaS除外）

信息化適用範圍

需適用於計畫建設或者已經建設有ISO9001、ISO14001、ISO18001、ISO27001、ISO5001、GB/T23001（兩化融合）等ISO、GB 類企業管理體系；

需適用於計畫建設或者已經建有ISO17025、RB/T214 等CNAS、CMA 實驗室管理體系的檢驗檢測機構；

需適用於有流程再造等管理提升需求的企業；

需適用於有職業健康安全管理（EHS）、能源管理（EnMs)、實驗室管理（LIMS）等類似深度套用場景需求的企業；

需適用於有二方審核、產品認證需求的企業，便於審核管理及產品認證管理；

需適用於企業組織架構調整、管理創新、業務調整及規模擴張帶來的體系變化；

需適用於各行業、各規模、各類型企業管理體系，需擴展性及兼容性極強。

信息化收益

■降低企業體系管理中無經濟效益且重複繁雜的工作量

■緩解體系檔案與運行“兩張皮”現象

■ 降低管理體系建設、運營、審核成本

■ 輕鬆應對內審、管審、外審及二方審核

■ 滿足企業發展快速變化的組織架構及業務訴求

■ 緩解企業管理人員體系運行維護壓力

■ 可降低企業體系擁有總成本20%-45%