立卷

立卷是將辦理完畢並具有參考保存價值的公文，依其在形成過程中的聯繫和一定規律組合成為保管單位案卷的工作過程。

基本介紹

• 中文名：立卷
• 性質：專業術語
• 領域：司法
• 所屬：案卷的工作過程

意義

一、立卷歸檔是本機關工作的需要。

二、立卷歸檔是社會發展的需要。做好公文立卷歸檔工作既是現行機關工作的需要，為機關工作服務，又是為黨和國家積累歷史資料，為科學研究、歷史研究服務，也是維護國家和社會歷史真實面貌的重要事業。《中華人民共和國檔案法》規定：“對國家規定的應當立卷歸檔的材料，必須按規定，定期向本單位檔案機構或者檔案人員移交，集中管理，任何個人不得據為己有。”“機關、團體、企事業單位和其他組織必須按照國家規定，定期向檔案館移交檔案。”

相關

按照一定原則和方法， 將已處理完畢的、 有保存價值的零散檔案進行系統整理並組成案卷的一項業務工作。它是文書處理程式的終點與歸宿，也是檔案館對收集和積存的零散歷史檔案進行整理歸檔的一項內容。範圍：凡已辦理完畢但仍具有一定查考保存價值的本機關收發檔案、電報、機關內部檔案、各種記錄、表冊以及反映本機關工作的照片、錄音、錄像、影片等均需立卷。重複檔案或不具有保存和查考價值的檔案不必立卷。原則：保持檔案之間的歷史聯繫，區分檔案的不同保存價值，便於保管和利用。檔案之間的聯繫主要表現是檔案的來源(作者)、內容、時間和形式等方面。各種檔案的保存價值因在本機關工作中所起的作用不同而不同，其保存期限也有區別，須將永久、長期、短期保存的檔案分別立卷。便於保管和利用是立卷的目的和要求，也是優選立卷方法和操作處理的出發點。

方法

立卷的方法一般是按檔案的作者、名稱、所涉及的問題、時間、地點、人物以及收發文機關等特徵歸納組卷，可按其中之一種特徵組卷，也可幾種特徵結合使用。在現行機關，一般先將檔案分為不同的系列，對不同類型的檔案採用不同的立卷方法。如:①綜合性檔案(報告、計畫、總結)，可按作者立卷,或結合時間和地區等特徵立卷。②會議檔案，基本上按檔案的作者立卷。大型會議的檔案可一會數卷，一般會議的檔案可一會一卷，同一內容的幾個會議檔案可合立一卷。③專題檔案，可按問題結合作者來組卷，適當分級。④案件材料，通常按問題立卷。一個案件的材料應該放在一起，根據檔案的聯繫、數量和保管期限,立成一卷或數卷。一般機關(司法機關除外)中的案件，如果案件材料數量很少，可將同類案件合併立卷。這類檔案不分級，不分作者。⑤國民經濟計畫、統計報表、名冊、簡報，可按檔案名稱稱立卷。⑥民眾來信，可按問題或按地區等特徵立數卷。

立卷的組織程式，首先在立卷前制訂具體計畫，擬制本年度檔案分類歸卷的條目，稱為立卷類目。它是以條款形式寫成的，每個條款包括一組檔案的作者、問題與名稱，後面註明保管期限。條款的名稱就是預擬的案卷標題。其次做好平時歸卷，已收集的檔案，隨時或定期按立卷類目所列有關條款歸人卷夾。最後，年終全面檢查調整，然後確定組卷。組成案卷後，對卷內檔案進行系統化和案卷的技術加工，包括：卷內檔案的系統排列、編寫卷內檔案的頁號、填寫卷內檔案目錄和卷末備考表、裝訂成卷、填寫案卷封面。