公文立卷即宣傳公文處理的最後一個環節，將已經處理完畢的零散公文分門別類地組成一個或數個案卷、將其轉化為檔案的步驟。立卷歸檔後便於查找和利用，保持檔案的歷史真實面貌和檔案之間的歷史聯繫，反映宣傳工作的客觀進程，並能保證檔案的完整、安全和便於保管，為檔案工作奠定基礎。一般宣傳機關立卷的公文包括本機關秘書部門分發檔案時留下的存本、領導人閱讀後退下來的檔案、業務部門或其他同志代領導機關擬辦的檔案、新聞機構發表過的領導人的講話、著作的原稿、其他方面交來的應由本機關立卷的檔案。
基本介紹
- 中文名：公文立卷
- 詞性：名詞
- 工作內容：分類和組卷。
- 簡介：公文組合成有機聯繫的集合體活動
原則,工作內容,
原則
公文立卷的原則包括聯繫原則、完整原則、保管原則、利用原則。立卷時，不堅持聯繫原則，就無法順利的查找到需要的公文，也就無法為利用者提供有效的服務；不堅持完整原則，公文的內容或形式殘缺不全，顯然不能維持公文之間的有機聯繫，無法全面反映本機關的工作活動，也就無法實現利用的目的；不堅持保管原則，公文的物質載體和信息內容容易遭受各種物理和化學等因素的破壞，影響公文的可讀性、保存壽命的長久性，就談不上公文的聯繫、完整和利用；而不堅持利用原則，有機聯繫的歸檔公文無論保管得多么完整齊全，都無法實現公文立卷根本目的，立卷工作也就毫無意義。因此，以上原則之間是相互聯繫、彼此制約的辨證關係，前三個原則是利用原則的基礎，利用原則是前三個原則的最終歸宿，只有正確運用這些原則，才能做好立卷工作。
一、聯繫原則
聯繫原則，即遵循公文材料自然形成的規律和特點，按照公文材料之間的有機聯繫進行立卷工作。
從公文產生的過程來看，機關公文都是隨著一定的職能活動的開展而逐漸產生的。可以說，各種管理活動的過程就是公文一份份同步產生的過程。一項管理活動的從開始到結束的過程，就是有關該項活動的公文從無到有的“自然生長” 的過程，前一份公文引申出後一份公文，而後一份公文又接續著前一份公文，這樣，逐漸累加而成大量的公文。因此，公文之間存在一種圍繞本機關職能活動而展開的內在的“天然”聯繫，這就是公文形成的自然規律和特點。在公文立卷時，人們不能隨意割斷這種聯繫，必須遵循公文形成規律和特點，保持公文之間的聯繫，才能夠維護機關活動的歷史面貌。
從利用者的利用特點來看，利用者需要全面、系統的公文材料。公文的查考憑證作用往往不是單份公文能決定的，而是在與別的公文的相互聯繫中來體現。只有提供反映機關歷史發展的來龍去脈的有機聯繫的原始記錄，才能使利用者在聯繫中從整體上去觀察、分析研究事物，才能揭示事物的本質特徵。目前本機關以及社會各領域對公文和檔案的這種利用趨勢，客觀上要求各機關在公文立卷時，自覺地保持公文之間的聯繫，使所立案捲成為系統、有序的有機整體，使之有規可循，方便檢索和提供利用。
堅持公文立卷的聯繫原則，按照歷史的本來面貌收集、整理一個機關、一個單位形成的公文，保持一項工作或工程、一個問題、一個人物、一個案件、一次會議形成公文的聯繫性，是實事求是地尊重歷史事實形成的客觀性；人為地割斷公文之間的聯繫，就會給本機關或社會各類利用者的查找利用工作帶來混亂和不便。
二、完整原則
完整原則，即保證歸檔公文在內容和形式上的齊全完整。
公文信息內容是指公文所表達的發文作者的思想和意圖，它是歸檔公文價值的客觀基礎，一經形成，就不允許任意改動，應忠實地保存其原文原意，即使原公文中有錯誤，這種錯誤也反映了發文機關當時當地的意圖，應尊重事實本身面貌；公文形式主要指其外在格式、製成材料與製成技術形態、處理標記、印章等的形式，客觀地反映了公文形成時的社會狀況、生產力水平等多種因素，都應準確予以保存。公文內容與其形式是有機整體，內容決定形式，形式表達內容，因此要保證歸檔公文的完整，必須保證這兩個方面的完整。
堅持公文立卷的完整原則，是保證公文信息內容和形式原始性、真實性的前提條件，是日後歸檔公文保管工作、利用工作有效展開的必備基礎。
三、保管原則
保管原則，即對不同保管期限、不同的保管要求的公文，按照不同的方式和方法分別立卷。
保管期限是由公文的保存價值決定的，按不同的保存價值劃定公文的保管期限，根據不同的保管期限合理的有區別的保管公文，便於高效、經濟地分配人力、財力、物力和時間，降低保管成本。同時在遇到火災、水災等突發事件時，可以有重點地保護和搶救具有重要價值的永久保存類公文，有利於將災害帶來的損失降低到最小。立卷時，應將保管期限相同的公文組合在一起，不同保管期限的公文分開立卷。
隨著科技的發展，公文製成材料的種類越來越豐富多彩，除傳統的紙張外，產生了大量的膠片、磁帶、磁碟、光碟等載體的公文材料，這些製成材料的公文，較之於傳統的紙質公文，有更加嚴格的保管條件，如錄音錄像公文只適合在溫度為15～25℃，相對濕度為40%～60%左右，遠離磁場，可避免光線直射的環境中保管；照片公文要求的適宜溫度是13～15℃，相對濕度為40%～60%，電子公文和光碟公文也都有其相應的要求。立卷時，應考慮公文的製成材料，提供恰當適宜的條件，使之得到良好的保管。
堅持保管原則，就是要針對不同種類、不同類型的公文，靈活的採取不同的保管方法，提供適宜的保管條件，以確保公文的可讀性、可據性，盡力延長檔案公文的壽命。
四、利用原則
利用原則，即歸檔公文的分類組合應便於及時、準確地提供利用服務。
利用原則是公文立卷的中心原則、立卷歸檔工作歸根結底就是為了利用，沒有利用的需要，也就沒有立卷的必要。所以，在整個立卷的分類、組合工作中應始終貫之“便於利用”的原則。利用原則是公文立卷的最終目的和檢驗案卷質量的重要標準。
在堅持分類組合工作中特別要注意以下問題的處理：秘密公文與非秘密公文分開立卷，秘密公文具有嚴格的閱讀範圍，均有不同程度的安全要求，如果不分密級立卷，在提供非秘密公文利用時，容易造成失泄密，給國家和機關帶來重大的損失；裝訂成冊的案卷卷內公文數量的適宜程度也直接影響利用，卷內公文太多，不便裝訂、翻閱和複印，數量太少，又會增加卷皮比重和填寫卷皮時間，又不便案卷排架；“文（公文）電（電報）合一”立卷，可以保證立卷公文的系統性，公文和電報均是機關在工作活動中形成的反映其工作活動的文字記錄，理應統一立卷歸檔，若分開保管，往往會打破有關同一問題的文電之間的聯繫，給查考利用帶來許多不便。
工作內容
立卷工作主要包括兩項工作：分類和組卷。
分類是將機關產生的公文按照一定的特點分成若干部分，組合則是把每一小類的局部的公文，按照共同特點組成保管單位。但二者又有相似之處：分類的方法主要是分析，分中有合，其分類結果是將具有不同特點的公文分別集合為不同類別；組卷的方法主要是綜合，合中有分；其結果是將具有共同特徵的單份公文集合為一個集合體（案卷）。
一、分類方法
公文的分類應該符合分類的邏輯原則，力求簡明、嚴密。每一分類層次上只能使用一個分類標準，也就是，將一大組公文劃分成若干小組時，只能使用一個相同的標準，不允許同時使用幾種標準。通常，機關公文分類可以劃分為四個層次：分年度——分組織機構——分問題——分保管期限。
（一）分年度
即按照公文形成、處理的年度特徵將同一年度的公文分為一類，不同年度的公文分為不同的類別。在現行機關，其工作的計畫、總結等都是按照一個自然年度來安排，將每年的1月1日～12月31日作為一個工作周期，其工作周期中同步產生的公文，也自然而然就形成了以年度為單位的獨立類別，因此，按年度分類，縱向地反映了機關工作的特點和逐年變化、發展的客觀情況，有利於現行機關利用和歸檔之後其他機關的利用。
年度分類，要求根據公文準確日期歸入相應的年度。不同年度的公文一般不得放在一起立卷，否則，這會打亂公文的時序，給日後的查找利用工作帶來極大的不便。但是，由於工作的連續性，有時也會出現跨越兩個或兩個以上年度的公文，針對這類跨年度公文可採用的常規處理方法有：
1．回復性公文放在復文年度，如2000年的請示與2001年的批覆，應將請示批覆均放入2001年立卷；
2．規劃性的公文，應放在計畫或規劃針對的第一年立卷，如“2000～2005年科研工作規劃”可以放在2000年立卷；
3．總結性的公文應放在其內容針對的最後一年立卷；如2001年完成的“1999～2000年×××項目財務決算”應放入2000年；
4．會議公文，放入召開會議的年度；
5．規範類公文，應放人公文針對的第一年；
6．兩項內容的公文，歸入主要內容針對的年度，如“2000年工作總結及2001年工作安排”，可視內容側重歸入相應年度。
（二）分組織機構
即按機關的內部組織機構進行分類立卷。
機關中組織機構的框架，是根據本機關的職能設立的，每一個部門又有各自相對獨立的職權、職責，由各部門自身產生或承辦的公文在內容性質上也就是相對獨立的一個類別。在一個年度內，按照內部各組織機構分類，自然能夠保持公文之間內容上的主要聯繫，有利於專題查找和利用檔案。
根據國家有關規定，我國黨政檔案實行統一管理的原則。因此一個機關一個年度內的公文按照組織機構標準分類的步驟是：將公文分成黨、政、工、團等四大類別；在四大類別中每一類別再按組織機構繼續分類。這種分類的結果，使一個機關的黨、工、團等組織的公文與各行政、業務部門的公文分開，文秘部門（辦公室）的公文與業務部門的公文分開，各內部機構的公文也相互分開，各自形成不同的類別，按組織機構的性質從各個方面層次清楚地反映整個機關各項工作活動的歷史面貌。
在按組織機構分類時，要注意把握好立卷點的深度，一般不要將立卷點確定在最基層的執行層，而應該根據文書工作的組織形式，將立卷點確定在能掌握本部門公文運轉，控制本部門公文信息的機構層次上。
（三）分問題
分問題，就是按照公文內容所反映的問題特徵來劃分類別。
問題分類，可以使性質、內容相同的公文相對集中，較好地保持同一問題公文之間的聯繫性，為利用者提供關於某一問題、事件或人物等的系統、完整的公文信息。減少或避免了同一問題公文的分散現象。
在選用問題分類時，特別要考慮使用的機關對象和分類層次。由於人們知識水平不同，認識事物的角度不同，對同一“問題”的看法各異，往往更多地摻入了個人主觀成分在內，致使同一份公文產生的分類結果也可能出現多種歸類，使分類時難以給公文準確定位。因此問題分類的方法，適用於第三、四層次的分類標準，通常在組織機構分類下使用。適宜在第一層次採用問題分類的，往往是一些內部機構設定比較簡單或者不太穩定、機構分工不明確而且公文數量較少的機關。一些大、中型組織機關，其內部組織機構較多且相對穩定，各部門職能相對獨立，公文數量較多，應該採取先按組織機構分類，再接問題分類的方法，一般不要輕易打亂組織機構採取問題分類。
問題分類時應遵循問題的伸縮性規律。每一個機構對本部門產生和處理的公文總是有主有從、有多有少，立卷時應根據具體情況，靈活掌握。公文多時，可將一個大問題分解為幾個小的具體問題；公文少時，又可以把幾個具體的問題概括為一個大問題。
（四）分保管期限
即按照公文的保存價值的不同，將公文劃分成不同的類別。分保管期限，通常是在同一個問題之下進行，一般不作為一個機關第一層次的分類標準。
保管期限，是根據各類公文客觀存在的保存價值確定。國家檔案局《關於機關檔案保管期限的規定》將應歸檔公文的保管期限確定為永久、長期（16～50年）和短期（15年以下）三種期限。這三種期限只是一個大致的規定，各個機關在具體的工作中根據本機關的地位、職能和業務活動等客觀情況，制定出更加詳細，準確的保管期限表。如有必要，還可以針對公文具體情況，將長期、短期的保存時間劃分得更準確、更具體，如 5年、10年、20年、25年等。
分保管期限時，應該密切注意同一問題公文的完整性。由於公文自身的真實記錄性、原始性，決定了公文的價值（對現行機關的現實憑證價值和對歷史的參考價值）。劃分保管期限應該以此為依據。同時公文的價值往往不是單份公文能體現的，更多是在相互聯繫的一組公文中展現。這是公文形成的聯繫性所決定的，因此在立卷時應維護同一問題公文的完整性。一般情況下，機關公文完整程度較高，劃分保管期限應從嚴，反之，則應適當提高殘存的不完整公文的保管期限，從寬處理這些公文。
二、組卷方法
公文組卷，即對分類後的各屬類按照其共同特徵和主要聯繫，將其組合成一個個案卷的活動。組卷的依據是從公文結構中概括出來的作者、問題、時間、名稱、通訊者、地區等諸要素，它們體現了公文在這些方面特有的聯繫及形成規律。因此組卷的常用方法有：
（1）按作者特徵立卷，即將同一作者制發的公文組合成案卷。作者指制發公文的機關、部門及其領導人。特彆強調“同一作者”，本機關的發文、直接領導機關、某一個下級機關的來文，都可以採用作者特徵立卷。按此特徵組卷，有利於反映同一公文作者的工作狀況及本機關與某機關之間的工作聯繫，有利於依據公文來源確定其重要程度和保存價值。
（2）按問題特徵組卷，即將反映同一事件、案件、人物、問題、業務活動和同一性質工作的公文集中在一起組卷。此處所言的“問題”，是指公文內容反映的主題，包括事件、案件、人物的處理、具體問題的發生與解決、某項工作業務活動的開展等。按問題特徵立卷，將同一主題的一系列關係密切的公文組合成一個整體，正好反映了“同一問題”發生。發展以及解決的全過程，既能保持公文之間的有機聯繫，又能符合利用者按問題（主題）檢索公文的習慣，使它成為一種主要的常用的立卷方法。
（3）按時間特徵立卷，即按照某一問題下公文產生的時間順序將公文編立成案卷。時間特徵，即指公文形成的時間（同一年度、同一時期、月份、日期）。按時間特徵組卷，可以反映出一個機關（部門）在不同時期的工作特點和發展狀況，有利於保持同一時間公文的聯繫，可以使利用者從“縱”的（歷史）聯繫中去把握、認識事物的發生、發展、影響等，為那些需要從時間特徵檢索公文的人們提供方便。
（4）按名稱特徵組卷，是將名稱相同或性質、作用相同、相近的公文集中組卷。公文名稱即文種，它反映了公文的性質、效能和價值，因此，按公文的名稱特徵立卷，可適當區分公文的重要程度和保存價值，還可以把名稱相近、保存價值相近的公文合併立卷，但要注意名稱相同，但其性質不同的一名多用情況。按名稱特徵組卷，可以滿足人們從文種角度利用公文的需求。
（5）按地區特徵組卷，就是將公文內容所涉及同一地區或作者所在同一地區的公文集中立卷。此處所言的“地區”，是指我國的省級、地（市）級、縣級、鄉（鎮）級等各級行政區域，這種方法多用於上級機關對下屬機關的來文、調查統計材料和某些專門公文的立卷工作中。運用地區特徵組卷，便於反映該地區的工作情況或有關該地區問題的處理，方便人們按地區特徵檢索公文。
（6）按通訊者特徵立卷，就是將本機關與某一機關之間就一定問題進行工作聯繫而形成的來往文書集中立卷。通訊者特徵，是兩個機關之間針對同一個問題的問復性質的往來文書，一般與名稱特徵的統稱“往來文書”同時使用。通訊者特徵是作者特徵的一種特殊表現形式。適合於按通訊者特徵檢索公文的情況。
以上六種方法可以單獨使用，但更多的情況是兩種或兩種以上的方法結合使用，由於卷內公文的聯繫和人們檢索公文的習慣，常用的結合運用有作者——問題——名稱、年代——問題——名稱或地區——問題——名稱等形式。結合幾個特徵立卷，卷內公文就具有幾個方面的共同點和聯繫，結合特徵越多，公文的聯繫的緊密性專指性就越大，成分越單一，特點越明顯。因此，在立卷時應該認真分析公文特點，發現公文的聯繫，儘量結合多種方法立卷。
三、公文組卷步驟
將公文劃分到適宜組成案卷的數量時，即可按照下列步驟進行組卷：排列卷內公文、編卷內頁碼、填寫卷內目錄、裝訂案卷、加貼卷末備考表、填寫案卷封皮。
