《廣東省國家行政機關文書立卷歸檔工作實施辦法》是一九八九年一月十五日廣東省人民政府發布的地方法規。
基本介紹
- 中文名：廣東省國家行政機關文書立卷歸檔工作實施辦法
- 時間：一九八九年一月十五日
- 所屬：廣東省人民政府
- 類別：地方法規
（一九八九年一月十五日廣東省人民政府批准）
第一條 為了做好我省各級國家行政機關檔案材料的立卷歸檔工作，使其逐步實現規範化、制度化、標準化，制定本辦法。
第二條 我省各級國家行政機關（如下簡稱“機關”），每年辦理完畢具有保存價值的檔案材料，必須按照文書立卷的原則和方法，組成案卷，集中統一保管。
第三條 各機關的檔案承辦人員必須將辦理完畢屬於歸檔範圍的檔案材料整理好，於翌年六月底前清理立卷，送交文書部門或主管人員，不得擅自留存。
第四條 檔案工作人員必須了解本機關的主要工作職責和基本任務，掌握文書處理工作的規律，熟悉文書立卷的基本知識和技能，做好檔案材料立卷歸檔的監督和指導工作。
第五條 各機關檔案材料歸檔和不歸檔的範圍，按國家檔案局頒發的《機關檔案材料歸檔和不歸檔的範圍》執行。歸檔的重點是本機關（或本部門）製成的，其他機關發來與本機關主管業務有密切聯繫的檔案材料。凡屬歸檔的檔案，包括定稿與正本、正件與附屬檔案、轉發件與原件，以及領導同志的重要批示，都必須齊全與完整。
第六條 歸檔的檔案材料必須進行科學的分類組卷，其方法是：
一、按檔案形成的年度區分開。不同年度的檔案不得混淆。計畫、預算、決算、總結、報告、統計報表，應放在檔案內容針對的年度；長遠規劃應放在檔案內容針對的頭一年；多年度的總結、報告，應放在檔案針對的最後一年；跨年度的案件，應放在結案的一年；跨年度的會議檔案，應放在會議結束的年度；其他檔案，應放在檔案材料形成的年度組卷。
二、按檔案形成機關的級別區分開。分成上級、本級、下級及平級機關。對有密切聯繫的檔案可不按形成機關的級別區分開，如本機關的請示與上級的批覆，下級的請求與本機關的批覆，應與本機關檔案放在一起組卷。
三、按檔案承辦的部門不同區分開。
四、按檔案內容所反映的不同問題或不同類型區分開。
本機關的各種業務檔案、調查研究材料，規章制度等，應按檔案內容所反映的問題組卷，儘量做到問題單一。
會議檔案，可根據數量多少，一會一卷或數卷。
各種統計、報表、名冊等，一般按同一種格式、名稱或同一地區組卷。
工作計畫、總結報告等綜合性檔案，一般按作者或檔案名稱稱組卷。
案件材料，每案一卷或數卷。
人民來信，按來信人所反映的問題，或來信人所在的地區分類組卷。
科研、生產、建設管理工作形成的圖表和文字材料，每個項目一卷或數卷。
簡報、刑物，按名稱組卷。
特殊性檔案材料，應根據情況組卷。
五、按檔案不同的保管期限區分開。按國家檔案局頒發的《關於機關檔案保管期限的規定》和本系統、本機關制定的《文書檔案保管期限表》的規定，將同一問題或同一類型的檔案按永久、長期、短期三種保管期限分開，然後分別組卷。
第七條 卷內檔案必須進行系統排列。排列時應保持檔案之間的有機聯繫，便於保管和利用。同一問題的來文與復文，請示與批覆，將本機關形成的檔案排在前面；同一份檔案的正件在前、附屬檔案在後，正本在前、定稿在後，轉發件在前、原件在後；同一案件（專門檔案除外）中結論性材料在前，依據性材料在後。其他檔案材料按檔案重要程度或形成時間先後排列。
第八條 卷內檔案須以案卷為單位編頁號，用省檔案局統一規定的《卷內檔案目錄》（附屬檔案一）填寫項目並列印一式五份，一份放在案卷的首頁，另四份做為《檔案目錄》的組成部分。檔案責任者填發文機關；檔案字號填發文號（沒有檔案定號的可不填寫）；檔案沒有題名或者題名不能反映檔案內容的（如：只有“通知”兩字），要根據檔案內容擬寫題名，外加號。凡需對卷內檔案情況（如缺損、修改、補充、移出、銷毀等）加注說明的，可填寫在卷皮封底（附屬檔案二）的“卷內備考表”欄內。
第九條 卷內檔案要按十六開標準紙摺疊取齊。小於十六開或裝訂線外側有文字的檔案，要另加紙裱糊，並將卷內全部檔案的非裝訂線一側都取齊，加上軟卷皮案卷封面（附屬檔案三）後再裝訂，單份檔案盒裝的案卷（附屬檔案四），正本與定稿要用線裝訂。
第十條 案卷題名要簡明確切，由檔案責任者、問題、名稱組成，能概括地揭示卷內檔案內容。案卷封面須用毛筆或黑水鋼筆填寫。
第十一條 一個年度的案卷應按保管期限、組織機構或問題，重要程度進行排列，依順序編案卷號，編制《案卷目錄》（附屬檔案五），並列印一式四份。
第十二條 彙編《檔案目錄》應具備《立卷說明》、《案卷目錄》、《卷內檔案目錄》三部分才能加封面（附屬檔案六）、背脊（附屬檔案七）、封底，裝訂成冊。
《立卷說明》的內容包括：本機關工作職能、年度工作概況，組織機構設定與變化情況；本機關黨、政主要領導人任職變化情況；本年度文書立卷情況（含立卷工作的組織情況、檔案材料完整與否、案卷數量、有何缺陷和問題等）。
《檔案目錄》必須彙編一式四份，作為檔案室基本的檢索工具和進館檔案的移交目錄。
第十三條 各機關應建立文書檔案案卷質量檢查制度，每年要組織對本機關及直屬單位的文書立卷的質量進行檢查。
各級檔案館在接收各機關移交進館的檔案之前，應依據本辦法的規定，對需要進館的檔案進行質量檢查驗收。
本辦法實施前已立好的案卷，不再翻工，確屬質量不合格的，可作適當調整。
第十四條 黨委機關、社會團體、企業事業單位和其他組織的文書立卷歸檔工作可參照本辦法執行。但建國前的歷史檔案的整理不適用本辦法。
第十五條 本辦法自一九八九年三月一日起施行。
