《瀋陽市文書立卷規則》在1990.05.08由中共瀋陽市委,瀋陽市人民政府頒布。
基本介紹
- 中文名：瀋陽市文書立卷規則
- 頒布單位：中共瀋陽市委, 瀋陽市人民政府
- 頒布時間：1990.05.08
- 實施時間：1990.05.08
1.主題內容
本規則規定了文書立卷的一般程式和案卷質量、格式的基本要求。
2.適用範圍
本規則適用於我市各級機關、團體事業單位和其他組織（以下統稱為機關）的文書部門或有關業務部門。
3.名詞術語
3.1 檔案收集：是按照規定和要求，使機關內形成的檔案材料由分散保管到集中保管的過程。
3.2 全宗：是一個機關、社會組織或著名人物在執行職責活動中形成檔案的總和。
3.3 檔案分類：是在檔案收集齊全的基礎上，將其按一定的屬性逐項分開的過程。
3.4保管期限：依據檔案材料內容和價值規定的保存時間，一般分為永久、長期、短期三種。
3.5 組卷：是將互有聯繫的若干檔案經過材料分類、組合、編目而形成案卷的過程。
3.6 檔案組合：是將經過分類的檔案，按一定特徵組成案卷的過程。
3.7 編目：將分類組合以後的檔案，進行卷內檔案排列、編號，編制卷內檔案目錄，擬寫案卷題名，進行案卷排列、編號，編制案卷目錄的過程。
3.8、案卷排列：是賦予案卷檔號標識，確定案卷位置的過程。
4.引用標準
GB 3792.5—85 檔案著錄規則
GB 9070—88 文書檔案案卷格式
5.文書立卷的一般程式
收集機關檔案材料，區分全宗，分類，劃分保管期限，對卷內檔案進行組合、排列，編號，編制卷內目錄及備考表，裝訂，填寫案卷封面項目，對案卷進行排列，編制案卷目錄。
6.案卷質量的總要求
6.1 歸檔檔案齊全完整。凡在本單位工作活動中形成的，辦理完畢的，具有查考利用價值的文字、圖表、聲像、實物等，均應收集齊全完整。
6.2 分類科學。根據機關的大小、形成檔案的多少和機關內組織機構設定的穩定程度，遵循檔案之間的歷史聯繫，進行科學分類，全宗內應保持分類的一致性。
6.3 保管期限劃分準確。要正確掌握劃分檔案保管期限的原則和標準，根據國家有關規定，制定本單位文書檔案保管期限表。準確劃定每份檔案的價值。不同保管期限的檔案不能組合在一個卷內。
6.4 組卷合理。遵循檔案材料形成規律和特點，保護檔案之間的有機聯繫，區分不同價值，便於保管和利用。
6.5 卷內檔案排列條理清楚，編號準確。卷內檔案要按照一定規律進行排列，有條理地反映和說明問題。編號準確，不得重複或遺漏。
6.6 卷內目錄、備考表填寫清楚。要按國家統一規定的格式和要求填寫卷內檔案目錄及備考表。
6.7 案卷裝訂整齊、牢固。不得漏訂、錯訂。
6.8 案卷封面填寫確切，整潔。案卷題名文字簡明、通順概括、全面地反映案卷內容。準確標識案卷封面諸項。
7.案卷格式的總要求
按照GB9705—88《文書檔案案卷格式》的規定，力求文書檔案案卷格式標準、規範。
8.機關檔案材料的收集
8.1 收集工作的範圍及內容
收集本機關黨、政、民眾團體及其他組織、學術團體在工作活動中直接形成的各種文字、圖表、聲像等材料，包括正式檔案、非正式檔案及各種專門業務工作形成的檔案材料。具體內容見《機關檔案材料歸檔和不歸檔的範圍》（國檔發〔1987〕27號檔案）。
8.2 收集工作的基本要求
應齊全、完整、系統地收集本機關在工作活動中形成的公文、電報、簿冊、圖表、書信、日記、錄音帶、錄像帶、照片等檔案材料，保證歸檔檔案材料的質量，適應領導決策科學化和機關各項工作的需要，為國家積累載體多樣、結構合理的檔案史料。
9.區分全宗
一個機關在其工作活動中形成的各種門類和載體的檔案為一個全宗。
9.1 新成立的機關，一個機關分為兩個以上的機關，或者幾個機關合併為一個機關，都應分別建立新的全宗。
9.2 機關改變領導關係、名稱，但其工作性質和業務範圍未發生變化，仍接續原來的全宗。
9.3 機關的內部機構一般不建立單獨全宗。
9.4 臨時機構一般不建立單獨全宗，其檔案應納入其主管機關檔案全宗統一管理。但屬於黨委、政府直接領導、執行全局性的任務，設定時間比較長的臨時機構，應建立單獨全宗。
10.機關檔案材料的分類
10.1 機關形成的檔案材料，應制定統一的分類方案。分類方案的條款要具體明確，應按機構或工作分工、重要程度和它們之間的聯繫進行排列。
10.2 一般應採用年度——組織機構（或問題）分類方法進行分類。
10.3 不能採用上述分類方法的，可按國家檔案局和有關專業主管機關共同制定的分類方案進行分類。
10.4 分類方法應保持前後一致，不能隨意變動。
10.5 分年度
10.5.1 將檔案材料按其形成或針對的年度分開。
10.5.2 一般檔案歸入檔案形成的年度。
10.5.3 跨年度的請示與批覆，歸入批覆的年度；沒有批覆的，歸入請示的年度。
10.5.4 跨年度的規劃、計畫、預算，一般可歸入檔案內容針對的第一個年度。
10.5.5 跨年度的總結、決策，歸入檔案內容針對的最後一個年度。
10.5.6 跨年度的會議檔案，一般歸入會議開幕的年度。
10.5.7 跨年度的非訴訟案件材料，歸入結案的年度。
10.5.8 法規性檔案歸入公布或批准的年度。
10.5.9 回顧性、紀念性檔案歸入寫成的年度。
10.5.10 調查研究形成的檔案材料歸入檔案材料形成的年度。
10.5.11 教學檔案歸入教學年度。
10.5.12 其他檔案材料的立卷，按有關規定執行。
10.6 分機構或分問題。
按機構分類，即將檔案材料按其形成或承辦部門分類。如果同部門的材料多，可再按內容分開。
按問題分類，即將檔案材料按其內容所反映的問題或事物分類。材料多時，可在大問題下，再分小問題。
10.7 在歸檔的檔案材料中，應將每份檔案的正件與附屬檔案，印件與定稿，請示與批覆，轉發檔案與原件，各種文字形成的同一檔案，分別放在一起立卷，不得分開；文電應合一立卷。不同年度的檔案材料，一般不得放在一起立卷。
11.劃分保管期限
將同一類的檔案材料按照不同的保管期限分開。
11.1 保管期限定為永久、長期、短期三種。長期為十六年至五十年左右；短期為十五年以下（含十五年）。
11.2 劃分保管期限的原則
劃分保管期限，應充分考慮機關工作和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案材料的保存價值，準確地判定檔案材料的保管期限。
11.2.1 凡是反映機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案材料，列為永久保管。
11.2.2 凡是反映機關一般工作活動，在較長時間內對本機關工作有查考利用價值的檔案材料，列為長期保管。
11.2.3 凡是在較短時間內對本機關有參考利用價值的檔案，列為短期保管。
11.3 文書檔案保管期限
見《文書檔案保管期限表》（國檔發〔1987〕27號檔案）。
12.卷內檔案材料的組合
檔案組合應在保持聯繫，區分價值的基礎上，根據檔案的六個特徵，選用其中兩個或兩個以上特徵進行。
12.1 會議檔案應按時間、責任者及名稱組合，根據檔案的數量多少可一會一卷、一會數卷或數會一卷。
12.2 專題檔案一般應按責任者、問題、名稱組合，如果檔案數量較少，可不分級，按問題、名稱組合。
12.3 綜合性的工作計畫、總結等檔案，一般可按責任者或名稱組合。
12.4 機關管理和業務活動形成的條例、法規、制度業務檔案、調研材料等，一般按單一問題組合。
12.5 簡報、刊物可按名稱或期號組合，根據檔案的數量，可一期一卷、一期數卷或數期一卷。
12.6 非訴訟案件材料，按立案問題或立案中涉及的人員組合，可以一案一卷或一案數卷。
12.7 人民來信材料，可按信件作者、處理形式或所反映的問題組合。
12.8 統計、報表、名冊等檔案，按照格式、名稱或地區組合，根據檔案的數量，可組成一卷或數卷。
12.9 其他檔案材料可按照特殊的形式組合。
13.卷內檔案的排列
卷內檔案應根據不同的組合方法，選用一種或結合使用二、三種方法進行排列。
13.1 按責任者、問題、名稱組合的案卷應按檔案形成時間先後或檔案序號排列。
13.2 同一個問題，幾個責任者組合的案卷，應按責任者的重要程度，再結合時間排列。
13.3 一個大問題中包括若干個小問題組合的案卷，可先把小問題集中，而後再按各個小問題的重要程度結合問題之間的聯繫和時間順序排列。
13.4 一個案卷的內容涉及幾個地區，應按地區結合時間排列。
13.5 非訴訟性案件組合的案卷，其結論、決定性檔案在前，依據材料在後。
13.6 人民來信來訪材料組合的案卷，應按問題和姓氏筆划進行排列。
13.7 其他檔案材料依其形成規律和特點，按時間順序排列。
13.8 檔案排列要做到：批覆、批示在前，請示、報告在後；正件在前，附屬檔案在後；正本在前，定稿在後；重要法規性檔案的歷次稿依次排列在定稿之後；轉發件在前，被轉發件在後。
14.卷內檔案的編號
卷內檔案應按排列順序，用阿拉伯數字依次編寫頁號。
成卷裝訂的卷內檔案應在有字跡或圖表的一面逐頁編寫頁號，空白面不編號。頁號位置在每頁材料正面的右上角，背面的左上角。
15.卷內檔案目錄的編制
15.1 卷內檔案目錄的項目包括：順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備註。
15.2 卷內檔案目錄的格式
15.2.1 卷內檔案目錄用紙幅面尺寸採用國內通用16開型（即長×寬為260mm×185mm）或國際標準A型（即長×寬為297mm×210mm）。
15.2.2卷內檔案目錄頁邊與文字區尺寸
卷內檔案目錄用紙上白邊（天頭）寬20mm±0.5mm；下白邊（地腳）寬15mm±0.5mm；左白邊（訂口）寬25mm±0.5mm；右白邊（翻口）寬15mm±0.5mm（如附圖五）。
15.3 卷內檔案目錄的填寫方法
15.3.1 順序號：以卷內檔案排列先後順次填寫的序號，亦即件號。
15.3.2 文號：檔案制發機關的發文字號。
15.3.3 責任者：對檔案內容進行創造或負有責任的團體和個人，亦即檔案的署名者。沒有責任者的檔案材料要考證清楚，然後填寫。
15.3.4 題名：即檔案的標題，一般應照實抄錄，不要隨意更改和簡化。沒有標題的或標題不能說明檔案內容的檔案，可自擬標題，外加“〔〕”號。會議記錄應根據每次會議的主要內容，自擬標題，依次填寫。
15.3.5 日期：檔案的形成時間。填寫時，可省略“年”、“月”、“日”字樣，在表示“年”、“月”的數字右下角加“.”號。沒有年、月、日的檔案材料要考證清楚，然後填寫。會議記錄應依次填寫每次會議召開的時間。
15.3.6 頁號：卷內檔案所在之頁的編號。一般只標註卷內檔案的起始頁號，最後一份檔案應既編起始頁號，又編終止頁號。
15.3.7 備註：留待對卷內檔案變化時作說明之用。
15.3.8 必須按規定的格式逐件、逐項填寫卷內檔案目錄。卷內檔案目錄要用碳素、藍黑墨水書寫。
16.卷內備考表的編制
16.1 卷內備考表的項目包括：本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間。
16.2 卷內備考表的格式
卷內備考表外形尺寸及頁邊與文字區尺寸均同卷內檔案目錄的尺寸（如附圖六）。
16.3 卷內備考表的填寫方法
16.3.1 本卷情況說明：填寫卷內檔案缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。案卷立好以後發生或發現的問題，由有關的檔案管理人員填寫，並簽名、標註時間。
16.3.2 立卷人：由責任立卷者簽名。
16.3.3 檢查人：由案卷質量審核者簽名。
16.3.4 立卷時間：填寫完成立卷的日期。
16.3.5 有關卷內檔案材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內；若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和時間填上，以示負責，卷內備考表套用碳素、藍黑墨水書寫。
17.案卷裝訂
17.1 案卷各部分的排列順序：
案卷封面——卷內檔案目錄——卷內檔案——備考表——封底。
17.2 案卷裝訂前的技術處理。
17.2.1 卷內檔案材料應去掉金屬物。
17.2.2 對破損的檔案材料應按裱糊技術要求托裱。
17.2.3 卷內檔案材料如有字跡擴散及用原子筆、鉛筆書寫等情況，應對檔案原件進行複製或手抄，並將複製件或手抄件與檔案原件一併立卷；原件在前，複製件在後。
17.3 案卷卷皮格式
文書檔案立卷卷皮採用國家標準卷皮，用300克牛皮紙製作。
17.3.1 卷皮格式
卷皮尺寸：
封面尺寸採用長×寬為300mm×220mm或280mm×210mm規格。
封底尺寸同封面尺寸。
封底三邊（上口、下口、翻口處）另有70mm寬的摺疊紙舌。
卷脊根據需要分別設10mm、15mm、20mm三種厚度。
卷皮上側裝訂處留有25mm寬的裝訂紙舌（如附圖一）。
18.案卷封面的編目
18.1 案卷封面的項目
封面項目包括：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、保管期限、件、頁數、歸檔號、檔號（全宗號、目錄號、案卷號）（如附圖二）。
卷皮卷脊項目包括：全宗號、目錄號、年度、案卷號（如附圖三）。
18.2 封面項目的填寫方法
18.2.1 全宗名稱：相同於立檔單位的名稱。填寫全宗名稱必須用全稱或通用簡稱。如：“中國共產黨瀋陽市委員會”簡稱為“中共瀋陽市委”，“中國人民政治協商會議瀋陽市委員會”簡稱為“政協瀋陽市委”，不得簡稱為“市委”、“市政協”。
18.2.2 類目名稱：指全宗內分類方案的第一級類項名稱。如按組織機構分類，其類目名稱寫為“組織部”、“計畫處”等；如按問題分類，其類目名稱寫為“組織類”、“計畫類”等。一個全宗檔案應按統一的方案分類，並應保持分類體系的穩定性。
18.2.3 案卷題名：即案卷標題，一般由立卷人自擬。
案卷題名的擬寫要求：
案卷題名要求結構完整，一般應由卷內檔案的主要制發機關、內容、文種等組成。
18.2.3.1 制發機關擬寫要求：
必須用全稱或通用簡稱，不得簡稱為“本部”、“本委”、“本局”等。
應標明卷內主要檔案的主要制發機關。
兩個以上同一類的制發機關，可以適當概括，如“冶金局所屬企業”、“文化局所屬事業單位”等。
18.2.3.2 內容的擬寫要求：
概括準確，文字簡練。如卷內檔案反映內容較多，應指出主要內容。
18.2.3.3 文種的擬寫要求：
應標明卷內主要檔案的文種。
按檔案的重要程度順序標註二、三個。
兼顧不同性質的文種。
除會議檔案，不得用×××檔案材料；除一般函件，不得用×××來往文書；除非訴訟性案件材料，不得用×××案件。
18.2.4 時間：卷內檔案起止日期。
18.2.5 保管期限：立卷時劃定的案卷保管期限。
18.2.6 件、頁數：卷內的總件、頁數。
18.2.7 歸檔號：即一個年度內每種保管期限所形成的案卷順序號。
18.2.8 檔號：封面檔號由全宗號、目錄號、案卷號組成。
全宗號：檔案館指定給立檔單位的編號。
目錄號：案卷所屬案卷目錄的編號。一個全宗內不應有重複的案卷目錄號。
案卷號：標識案卷順序的號碼。同一案卷目錄內不應出現重複的案卷號。
18.3 應逐項按規定填寫案卷封面的項目，一律用毛筆或鋼筆書寫，字跡工整、清晰。
19.案卷排列
19.1 應以全宗為單位，按不同載體和不同保管期限分別排列。案卷排列方法應統一，前後保持一致，不可任意改動。
19.2 按照分類方案上的條款，將案卷按機構（問題），兼顧其他特徵依次排列。
19.3 按永久、長期、短期三個保管期限，分別編制跨年度的流水案卷號，以固定案卷位置。
19.4 案卷號統一採用2號阿拉伯數字鉛字，橫排並列印在封面及卷脊上。
19.5 案卷號編至三位數字，超過三位數字，從“1”開始另編順序號。
20.編制案卷目錄
20.1 案卷目錄的格式
20.1.1 案卷目錄封面項目包括：目錄名稱、年度、組織機構、全宗號、保管期限、檔案室編目錄號、檔案館編目錄號。
20.1.2 案卷目錄項目包括：案卷號、題名、年度、頁數、期限、備註。
20.1.3 案卷目錄封面採用長×寬為300mm×220mm規格的漆皮或塑膠面夾板紙（如附圖七）。
20.1.4 案卷目錄採用297mm×210mm或260mm×185mm（A4或B5）規格的辦公標準用紙（如附圖八）。
20.2 案卷目錄應區別不同保管期限，分年度或混年編制目錄號。在一個全宗內，案卷目錄號不得重複。在一冊案卷目錄內，案卷號不得重複。
20.3 永久、長期保存的案卷目錄必須列印；短期保存的案卷目錄可列印或手抄。
附加說明：
1.聲像檔案按沈政發〔1987〕29號檔案規定辦理。
2.本規則由瀋陽市檔案局負責解釋。
3.本規則如與以前市里頒發的有關規定相矛盾，以本規則為準。
