會議組織工作標準是企業為了更好管理企業而制定的工作標準。
基本介紹
- 中文名：會議組織工作標準
- 外文名：Meeting standards organization
- 性質：管理學名詞
- 適用組織：企業
工作流程,注意事項,例外情況,
工作流程
1、組織會務工作小組，確定會務組領導及成員，制定會議準備工作部署；
2、研討會議主題、會議時間、會議地點、參會人員、會議內容、會議材料種類、數量；
3、發布會議通知，包括會議時間、地點、提交會議材料格式要求、參會人員；
4、確定明確的會議議程、落實參會人員參加情況、會議具體地點情況、參會人員住宿安排情況、會議車輛情況，安全應急預案情況，形成會務指南樣稿，經會議小組領導確認後開始印刷；
5、根據確定的會議議程，制定會議預算，申請專項會務費用；
6、確定橫幅、參會證、桌簽、路引的樣式和內容，經會議小組領導確認後，開始製作橫幅、參會證、桌簽；
7、組織布置會議室，並確定室內各項設備到位情況，包括桌椅擺設、投影儀、會議電腦、麥克風、電話會議機、印表機、錄音筆、雷射筆、電源、紙、筆、飲用水、鮮花、茶歇、應急藥品、攝影攝像設備；
8、檢查各項宣傳材料到位情況，包括橫幅、路引、桌簽、參會證；
9、檢查各項會務資料到位情況，包括匯報材料、會務指南；
10、檢查會議住宿、餐飲安排情況，如有晚宴，要協調好地點、酒水；
11、跟蹤參會人員行程安排，人員到位後發放資料袋，包括會務指南、參會證、紙筆、溫馨提示；
12、安排好會議車輛，迎接參會人員到達會議地點，安排參會人員住宿；
13、會議前期，全面檢查各項工作落實情況，安排好指引人員、會議記錄人員、會議電腦投影儀操作人員、攝影攝像人員；
14、會議開始前，做好參會簽到，向會議主持人通報人員參會情況；
15、會議開始後，安排會議期間茶歇的催要，會後餐飲落實；
16、會議結束後，回收自帶設備、整理會議紀要，發布會議成果，總結會議組織經驗教訓；
注意事項
1、會務組確定會議主題及會議時間、內容後，要制定詳細的會議方案，對材料準備、物資準備、組織安排設定專門的人員負責完成；
2、根據會議方案制定會議預算，並提前申請費用，費用要以7分支票和3分現金組成；
3、因會務指南需要確定的事項較多，因此會議通知要提前發布，會務指南可在參會人員到達後分發；
4、會務組要提前安排人員到達會議現場，安排會議室、住宿、餐飲事宜；
5、會後餐飲要與會議安排時間緊密銜接，並要注意餐飲選單的確定以及台形圖設定；
6、整個會議過程中，要安排監控人員，檢查會務組各項工作落實情況，所有異常情況記入工作日誌，作為會議經驗教訓總結的依據；
例外情況
1、發生安全事故，立即上報會務組領導，並按照應急預案解決，並記入工作日誌；
2、發生會議議程的變更，要立即通知所有參會人員，並記入工作日誌；
3、發生會務組人員的變更，要重新明確分工，並尋找替補人員，變動情況記入工作日誌；
