根據會議的目的和內容，結合時間和地點，用最高效的方式組織會議的過程稱為會議準備。
基本介紹
- 中文名：會議準備
- 外文名：Meeting Preparations
- 用途：準備開始會議
- 步驟：4
- 特點：高效
明確會議目的,6W原則,注意事項,會場器材準備,
明確會議目的
在準備會議之前，首先要明確會議的目的是什麼？是要傳達上層決策者的精神、策略，還是為了解決某個具體的問題或危機？不管具體的目標如何，召開會議的基本目的都是傳達並貫徹所要執行的經營方針，使各個部門的經營策略與公司目標協調一致，群策群力，找到解決問題的最佳方案。
6W原則
在每次準備會議的時候，專業秘書可以用6W來問自己，檢查自己是否已經了解了6W所提出的問題，並且一一解決了這六個問題。
注意事項
在準備會議的時候，要注意以下事項：
Æ考慮周全
要成功地舉辦一次會議，尤其是大型會議，須要考慮很多方面的問題，比如開會的時間是否能保證大家都能參加，會不會遇到外賓來訪或者公司出貨；不能出席的人是否有替代人選，怎樣聯絡；會議的主席、主持、記錄人員、現場服務人員等相關人員的安排是否妥當；會議需要什麼輔助器材，由誰負責；會議進行的時間預計有多久等等。只有事先做好準備工作，才能保證會議地順利進行與圓滿結束。
Æ選擇合適的會議場所
會議場所的選擇有很多種，最常用的是公司的會議室；有時公司會在周末安排員工到一個山清水秀的度假勝地，一邊開會，一邊度假；至於大型的、重要的會議則可以專門租用飯店的會場。不管採用哪種方式，對會場的基本要求是一致的，即：會場應該舒適寬敞，隔音效果好，採光通風良好，沒有其他干擾，最好有窗簾，便於在放投影資料時看得清楚，安靜不嘈雜，空調良好，插座、電源、白板、麥克風等設備齊全。
Æ用文字記錄會議的相關事項
在準備會議的過程中，有關會議的各個事項，如時間、地點、會議議程等等都應該用文字記錄下來，便於在後續工作中察看。有關會議的決定、通知等要列印出來發給相關人員，不能只進行口頭通知，俗話說“口說無憑”，有時候秘書已經通知了各個部門主管，可是有的人忙起來就忘記了，所以必須把工作做細緻。
會場器材準備
現代化的會議離不開各種輔助器材，在召開會議之前，就應該把各種輔助器材準備妥當。
Æ桌椅、名牌、茶水
桌椅是最基本的設備，可以根據會議的需要擺成圓桌型或報告型，如果參加會議的人數較多，一般應採用報告型，不需要準備座位牌，如果參加會議的人比較少，一般採用圓桌型，並且要製作座位牌，即名牌，讓與會人員方便就座。
會議上的茶水飲料最好用礦泉水，因為每個人的口味不一樣，有的人喜歡喝茶，有的人喜歡喝飲料，還有的人喜歡喝咖啡，所以如果沒有特別的要求，礦泉水是最能讓每個人都接受的選擇。
Æ簽到簿、名冊、會議議程
簽到簿的作用是幫助了解到會人員的多少，分別是誰，一方面使會議組織者能夠查明是否有人缺席，另一方面能夠使會議組織者根據簽到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名冊可以方便會議的主席和與會人員儘快地掌握各位參加會議的人員的相關資料，加深了解，彼此熟悉。
Æ黑板、白板、筆
在有的場合，與會人員需要在黑板或者白板上寫字或畫圖，從而說明問題，雖然現在視聽設備發展得很快，但是傳統的表達方式依然受到很多人的喜愛，而且在黑板或白板上表述具有即興、方便的特點。此外，粉筆、萬能筆、板擦等配套的工具也必不可少。
Æ各種視聽器材
現代科技的發展帶來了投影儀、幻燈機、錄像機、鐳射指示筆或指示棒等視聽設備，給人們提供了極大的方便。在召開會議前，必須先檢查各種設備是否能正常使用，如果要用幻燈機，則需要提前做好幻燈片。錄音機和攝像機能夠把會議的過程和內容完整記錄下來，有時需要立即把會議的結論或建議列印出來，這時就需要準備一台小型的影印機或印表機。
Æ資料、樣品
如果會議屬於業務匯報或者產品介紹，那么有關的資料和樣品是必不可少的。比如在介紹一種新產品時，單憑口頭泛泛而談是不能給人留下深刻印象的，如果給大家展示一個具體的樣品，結合樣品一一介紹它的特點和優點，那么給大家留下的印象就會深刻得多。
