會務組

會務組，就是會議組織方的執行組，具體負責會議的現場布置、人員報導、酒店吃飯、接待住宿、機場接送、會議安保、會議資料的整理分發、現場服務等。

基本介紹

• 中文名：Huiwuzu

崗位職責

會務工作是一項複雜的系統工作，也是辦公室的一項重要的職責，在籌備組織的過程中，稍不注意就會出現難以彌補的錯誤，造成不良影響。要想做好會議服務，應注意完善以下幾項工作:

一、會前準備工作

1.組織會務班子，明確工作職責。大型會議還要制訂詳細的會務工作方案。2.發出會議通知。包括會議名稱、內容、會期、時間、地點、與會人員範圍。3.印製會議日程，編排好會議程式，制定注意事項。4.大型會議要編組並提出小組召集人、討論地點。5.大型會議要印製會議憑證。如出席證、列席證、工作證、請柬等。6.會場布置。會場布置要充分體現會議氣氛。（1）懸掛會標、徽記、旗幟等。（2）設定主席台，落實主席台領導，安排座次，設定發言席，擺放席簽、話筒，並保證音響效果。（3）確定會議桌擺放形式，明確劃分會場區域，並使與會者明確。（4）保證照明、通風、錄音、錄像、空調設備齊全、有效。（5）擺放適量花卉。7.後勤服務工作。大型會議要對與會人員的食宿、用車、醫療保健、文化娛樂、安全保衛等做出細緻安排。8.做好會議發言、投票、發獎、集體照相等方面的準備工作。9.進行會前檢查或向領導匯報準備工作情況。　

二、會間組織與服務工作

　1.會務人員提前1小時到達會場，反覆檢查會場準備情況。　2.搞好會議簽到、材料分發。　3.落實主席台領導、發言人是否到齊。　4.按預定方案組織與會人員由前向後依次就座。　5.維持好會場秩序。會議開始前5分鐘，關閉會場大門，與會人員入座就緒，無關人員離開會場；開會期間關閉手機及BP機，一般不允許找人，無關人員不準進入會場。　6.做好會議記錄，寫好會議簡報。　7.組織照相。　8.為與會人員預定車票、機票等。　

三、會議善後工作

　1.會議結束後，要檢查會場，帶回剩餘材料、席簽等。　2.組織送站。根據與會人員離會時間，提前安排車輛、送站人員等。　3.做好會議檔案的清退、收集、歸檔工作。　4.做好會議報導工作。

如何做好工作

如何做好會務組工作

1.首先要確定會議名稱、參加人員範圍、人數、職務，議程、日程。2.需要準備的材料，如會議須知、會議人員表、會務聯繫人、會議所需要的工作材料、個人發言。3.會議座次安排，按照什麼順序來排，是圓桌式，還是其他正規的，需要準備的水果、飲料等。4.要有會務安排表格，就是參會工作人員的分工表格！5.會務統籌要做好！6.會務突髮狀況解決方案要做詳細一點，所有可能出現的狀況都要把握！7.會務所需要的工具必須到位！

如何做好會務組準備工作

一般來說，就是在舉辦會議過程中，包括會前、會中、會後的各項準備工作，會議準備工作的充分與否直接影響到會議成敗。會議準備及流程等事項會前的準備：1、目標顧客的鎖定(根據所要推出的產品進行分析)2、會前的預熱，就是顧客資料的收集。3、找到一個很好的藉口以邀約顧客做準備4、活動的主題5、活動的包裝，以吸引顧客6、電話邀約。打確定電話會場的布置1、背景布(噴繪)橫幅(整個主持台務必有給人以正規嚴肅的感覺)2、展台或者堆頭(務必要有賣場的感覺，大氣)3、宣傳海報會場的張貼，易拉寶的展示，優惠政策的大幅告示4、製作價格牌，產品介紹，宣傳資料等放在顧客的台上5、專家席諮詢台的布置6、根據活動的主題在會場做應境的布置註：會議流程根據主題設計會中的準備1、引領顧客很好的入坐，適當的給與顧客暗示2、用適當的方式阻止顧客的不適宜舉動3、觀察顧客(特別是專家講課的時候)以保證現場銷售開始的時候能迅速產生購買，為接下來的銷售創造氣氛。4、專家講課的時候適時鼓掌(作用：1.給顧客以重點提示。2.讓顧客集中注意力3.活躍會場氣氛)會議結束給顧客打電話問候，為以後的持續銷售做鋪墊2、做好顧客資料檔案，越詳細越好，錄入資料庫