會議接待是指會議籌辦方與主辦方商談，簽訂會議接待標準契約，對約定的事項提供全程的服務活動。會議接待貫穿整個會議流程，涉及的服務範圍廣泛，包括會前工作、會中工作、會後工作三個環節，每個環節都囊括了眾多的接待內容。
基本介紹
- 中文名：會議接待流程
- 外文名：Conference reception process
- 提供：由主辦單位提供
- 設備：桌椅、名牌、音響設備
會議資料準備,設備設施準備,會前準備工作,開支預算,人員安排,會議接站,會議報到,發票的開據,會議期間,會議結束工作,
會議資料準備
1：會議資料：由主辦單位提供，其中文字資料，由承辦單位按會務組要求根據參會人數印刷。
2：會議資料（主辦單位提供）
3：領導發言稿（主辦單位提供）
4：《報到冊》、《會議指南》、《會議日程》、參會者到達訊息。
5：項目執行情況資料（主辦單位提供）
6：展板所屬圖片（主辦單位提供）
7：廣告牌設計稿
8：歡迎布標、會議室布標
9：會議禮品（按參會人數準備）
10：會議代表證
設備設施準備
桌椅是最基本的設備，可以根據會議的需要擺成圓桌型或報告型，如果參加會議的人數較多，一般應採用報告型，不需要準備座位牌，如果參加會議的人比較少，一般採用圓桌型，並且要製作座位牌，即名牌，讓與會人員方便就座。但是為了提高會議的檔次及滿足現代會議的需要，一般採用能重複使用的桌面智慧型終端，推進無紙化的進程，真正體現綠色會議，智慧型會議的需要。
會議上的茶水飲料最好準備礦泉水，因為每個人的口味不一樣，有的人喜歡喝茶，有的人喜歡喝飲料，還有的人喜歡喝咖啡，所以如果沒有特別的要求，礦泉水是最能讓每個人都接受的選擇。
2.簽到簿、名冊、會議議程
簽到簿的作用是幫助了解到會人員的多少，分別是誰，一方面使會議組織者能夠查明是否有人缺席，另一方面能夠使會議組織者根據簽到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名冊可以方便會議的主席和與會人員儘快地掌握各位參加會議的人員的相關資料，加深了解，彼此熟悉。
3.黑板、白板、筆
在有的場合，與會人員需要在黑板或者白板上寫字或畫圖，從而說明問題，而且在黑板或白板上表述具有即興、方便的特點。此外，粉筆、萬能筆、板擦等配套的工具也必不可少。
4.各種視聽器材
現代科技的發展帶來了投影儀、幻燈機、錄像機、鐳射指示筆或指示棒等視聽設備，給人們提供了極大的方便。在召開會議前，必須先檢查各種設備是否能正常使用，如果要用幻燈機，則需要提前做好幻燈片。錄音機和攝像機能夠把會議的過程和內容完整記錄下來，有時需要立即把會議的結論或建議列印出來，這時就需要準備一台小型的影印機或印表機。
5.資料、樣品
如果會議屬於業務匯報或者產品介紹，那么有關的資料和樣品是必不可少的。比如在介紹一種新產品時，單憑口頭泛泛而談是不能給人留下深刻印象的，如果給大家展示一個具體的樣品，結合樣品一一介紹它的特點和優點，那么給大家留下的印象就會深刻得多。
6.會標、背景板、展板
會標一般指會議名稱和會議標語橫幅。
會前準備工作
1：根據會務組要求，代表報到前兩天，會議室會場布置（會標、廣告牌、燈光、音響、多媒體、投影儀、電源、桌椅、茶杯及服務員安排）按部落實到位。
2：據酒店提供的房況表，報到前兩天與先到達的會務組人員協商確定會務組房間，選定領導、專家及主要代表入住的樓層、房間類型、房號、需要放置的水果種類及特殊安全保衛工作。
3：提前兩天檢查餐廳環境衛生，桌椅擺設、餐具的完好程度，再次落實選單及服務到位情況。
4：提前兩天完成會議所需的代表證、發放的資料、簽到表、就餐卡、廣告牌商家展板及宣傳設備的擺設位置，電源、燈光亮度、通道暢通等情況，會間攝影、攝像設備，人員的準備。
5：與酒店保全部組成會議安全組，在會議期間加強門衛、樓層行查，杜絕安全
隱患的發生。
6：醫療保障，配備醫療人員，解決突發事件。提前購買常備藥品，種類包括：感冒、消炎、暈車、嘔吐、腹瀉、創傷、止痛、解暑、酒精、碘酒、氧氣袋等。基本設備包括：體溫表、聽診器、手電筒、棉簽等。及時聯繫就醫。
7：在大堂、樓層、餐廳、會議室、電梯等處帖上會議指示箭頭。
開支預算
1：代表證
2：廣告牌
3：展板
4：用車
5：宴會標準
6：水果
7：紀念品
8：資料列印、複印
9：照相、攝像
10：其它
人員安排
1：根據會議人數需求安排會務接待小組、如住房登記員，財務人員，票務，考察諮詢，引導人員（至房間、餐廳、電梯、會議室）
2：會議全程督導人員，負責落實會議室布置、茶水供應及服務
3：攝影組：根據會議需求安排攝影人員
4：車輛小組：根據會議實到人數，落實車況好、駕駛技術好的配套車輛。此小組負責會議臨時接待服務工作。如：專家、領導臨時出行，就餐、會見等活動的車輛。
5：旅遊接待小組：根據參加考察人數安排每車一位優秀導遊，負責代表的服務
6：生活小組：此小組負責會議用餐的時間、人數及相關的一些服務，確保代表會議期間的生活服務
會議接站
會議報到當天，安排全天候接站，機場設立兩塊醒目接站牌，一塊設在正門出站口，一塊設在提取行李出口處。火車站或者飛機場設一塊醒目接站牌。
會議報到
1：在酒店大堂設“報到處”、“收費處”、“考察諮詢處”、“票務處”“簽到處”
2：報到登記時，填寫姓名、單位、職務、身份證號碼、通訊地址、電話、收費金額、入住金額、入住天數、房間號、考察線路等。
3：提醒代表貴重品免費暫存總台、保管好個人財物，耐心、細緻地解說會議報到須知及有關事宜，及時妥善處理好代表要求。
4：根據會務組要求傳達通知、指示，準確發放會議資料、紀念品、餐券、考察乘車券
5：代表報到後，由行李員引導入住，同時辦理行李暫存
6：當天列印會議通訊錄並與會務老師校對，及時發給代表
7：會務組24小時有專職會議，隨時接待安排參會代表
發票的開據
在會議前通知上註明由我方承辦、會議期間我方根據代表需要，開具正式發票及酒店的住宿發票。
會議期間
1：要求酒店落實叫早服務
2：準確統計用餐人數並安排代表用餐，及時解決會議期間臨時發生的問題，確保會議正常進行
3：會議室布置情況落實
4：安排好旅遊選種、落實返程機、車票的登記
5：及時統計票務預訂情況、考察人數、行程立即同旅行社計調反饋
6：與酒店公司財務人員協調好票據的開取
7：準備統計返程的人數、時間、日期、確定代表返程
會議結束工作
1：會議結算
1：我向會務給出書面報告，交會務組審核。並列《會議結算清單》，包括此會議的實際人數、天數、實際用餐人數、用餐標準、考察人數及會議期間其它費用開支，我方承諾快捷、準確無誤
2：向會務組提供所需發票
3：返還會務組附加的會議利潤
2：會議返程
1：根據代表返程機、車票時間及方向，分批送站，我方承諾確保代表順利返程
2：可根據會務組需要派專人、專車、提供滿意的送站服務，並向會務組贈送麗江特色精美禮品
