商務接待

商務接待一般建立在商業談判或者商業合作上，它的禮儀規格比較高。

基本介紹

• 中文名：商務接待
• 概念：建立在商業談判或者商業合作上
• 禮儀規格：比較高
• 商務接待流程：接待前充分準備等

商務接待流程

接待前充分準備

1、了解清楚來賓的基本情況，包括所在單位、姓名、性別、職務、級別及一行人數，以及到達的日期和地點。

2、根據客戶的具體情況確定具體的接待規格。

特級接待：中央部、委、局、辦和省、市主要領導視察;省級職能部門主要領導視察;

一級接待：國內、外大型企業負責人的考察及參觀;區政府主要領導視察;市級黨政群機關主要領導視察;區級黨政群機關視察;戰略投資夥伴、行業知名專家考察接待;新聞媒體發布會;金融機構主要負責人;

二級接待：國內中型企業負責人的考察、參觀;區級街道部門參觀接待;上游產品供應商業務洽談;

一般接待：區政府、區街道部門帶領的一般人士參觀;業內人士、兄弟公司參觀、交流接待;公司聘用的法律、設計、質量標準體系等顧問、專家的參觀、交流接待。

3、根據對方意圖和實際情況，擬出接待日程安排方案，報請領導批示。

4、根據來賓的身份和其他實際情況，安排具體接待人員、住宿、接待用車、飲食。

5、根據來賓的工作內容，分別作好以下安排：

(1)如來賓要進行參觀或學習交流，則應根據對方的要求，事先安排好參觀行程;

(2)通知相關交流人員，準備交流材料，籌備好相關情況介紹、現場演示等各項準備工作。

接待中的服務工作

1、根據來賓的身份和抵達的日期、地點、安排有關領導或接待人員到車站、機場迎接。

2、來賓到達並住下後，雙方商定具體的活動日程，儘快將日程安排印發有關領導和部門按此執行;並安排有關領導看望來賓，事先安排好地點及陪同人員。

3、宴請

(1)掌握宴請的人數、時間、地點、方式、標準，並提前通知酒店;

(2)精心編制宴會選單，做好宴會設計;擺放席位卡，並核對確認;

(3)接待人員提前一小時到宴會廳，督促檢查有關服務;

(4)陪餐領導先到達宴會地點;

(5)接待人員主動引導客戶入席、離席;

(6)嚴格按擬定宴會選單上菜、上酒水等，特殊情況按主陪領導意圖辦理，準確把握上菜節奏，不宜過快或過慢。

4、商務會見、會談安排

(1)明確商務工作會見的基本情況、目的以及會見(談)人的職位、姓名等基本信息;

(2)提前通知我方有關部門和人員做好會見(談)準備;

(3)確定會見(談)時間，安排好會見(談)場地、座位;

(4) 雙方進入會議室後，由主持人開場，介紹雙方領導、會議主題和會議議程;

(5) 對方領導先後致辭;

(6)就會議內容進行發言或討論;

(7)相關領導作總結髮言;

(8)主持人宣布會議結束;

5、來賓如有重要身份，或活動具有重要意義，則應事先安排記錄人員作好記錄並安排宣傳人員負責報導。

6、商務參觀考察安排

(1)提前準備好一切相關物資、車輛;

(2)提前通知安排領導和隨行陪同人員;

(3) 相關領導提前至大門口迎接賓客的到來;

(4)賓客到達下車後，雙方領導交換名片，初步認識;

(5)雙方進入招商大廳，進行沙盤講解後，將賓客帶至項目參觀;

(6)雙方進入會議室就項目或其他話題進行座談;

(7)安排好相關人員對接待過程中的關突發情況進行現場處理;

7、商務休閒娛樂徵求客戶意見根據客戶的喜愛和習慣安排活動項目。

(1)安排活動場地、確定活動時間;

(2)安排電影、健身、體育等娛樂活動，舉辦文藝晚會，接待之前應做好相關準備工作;

(3)根據客戶興趣靈活掌握活動時間長度;

(4)根據領導指示或來賓要求，做好遊覽風景區和名勝古蹟的安排。

商務接待禮儀

介紹的禮節

介紹的手勢：五指併攏，手心向上，指向被介紹人。

介紹的順序：先介紹位卑者給位尊者。先將男士介紹給女士;年輕的給年長的;自己公司的同事給別家公司的同事;先將職位稍低者介紹給職位高者;公司同事給客戶;非官方人事給官方人士;本國同事給外國同事;如果身邊各有一人，先介紹右邊的，再介紹左邊的。

握手的禮儀

握手時，距對方約一步遠，上身稍向前傾，兩足立正，伸出右手，四指併攏，虎口相交，拇指張開下滑，向受禮者握手。

掌心向下握住對方的手，顯示著一個人強烈的支配慾，無聲地告訴別人，他此時處於高人一等的地位。應儘量避免這種傲慢無禮的握手方式。相反，掌心向里握手顯示出一個人的謙卑和畢恭畢敬。平等而自然的握手姿態是兩手的手掌都處於垂直狀態。這是一種最普通也最穩妥的握手方式。

戴著手套握手是失禮行為。男士在握手前先脫下手套，摘下帽子。女士可以例外。當然在嚴寒的室外也可以不脫。比如雙方都戴著手套，帽子，這時一般也應先說聲：“對不起”。握手時雙方互相注視，微笑，問候，致意，不要看第三者或顯得心不在焉。

除了關係親近的人可以長久地把手握在一起外，一般握兩三下就行。不要太用力，但漫不經心地用手指尖“晴蜓點水”式去點一下也是無禮的。一般要將時間控制在三五秒鐘以內。如果要表示自己的真誠和熱烈，也可較長時間握手，並上下搖晃幾下。

握手時兩手一碰就分開，時間過短，好像在走過場，又像是對對方懷有戒意。而時間過久，特別是拉住異性或初次見面者的手長久不放，顯得有些虛情假義，甚至會被懷疑為“想占便宜”。

長輩和晚輩之間，長輩伸手後，晚輩才能伸手相握，上下級之間，上級伸手後，下級才能接握;男女之間，女方伸手後，男方才能伸手相握;當然，如果男方為長者，遵照前面說的方法。

如果需要和多人握手，握手時要講究先後次序，由尊而卑，即先年長者後年幼者，先長輩再晚輩，先老師後學生，先女士後男士，先已婚者後未婚者，先上級後下級。

交際時如果人數較多，可以只跟相近的幾個人握手，向其他人點頭示意，或微微鞠躬就行。為了避免尷尬場面發生，在主動和人握手之前，應想一想自己是否受對方歡迎，如果已經察覺對方沒有要握手的意思，點頭致意或微鞠躬就行了。

在公務場合，握手時伸手的先後次序主要取決於職位、身份。而在社交、休閒場合，它主要取決於年齡、性別、婚否。

在接待來訪者時，這一問題變得特殊一些：當客人抵達時，應由主人首先伸出手來與客人相握。而在客人告辭時，就應由客人首先伸出手來與主人相握。前者是表示“歡迎”，後者就表示“再見”。這一次序顛倒，很容易讓人發生誤解。

應當強調的是，上述握手時的先後次序不必處處苛求於人。如果自己是尊者或長者、上級。而位卑者、年輕者或下級搶先伸手時，最得體的就是立即伸出自己的手，進行配合。而不要置之不理，使對方當場出醜。

當你在握手時，不妨說一些問候的話，可以握緊對方的手，語氣應直接而且肯定，並在加強重要字眼時，緊握著對方的手，來加強對方對你的印象。

握手的場合也有講究，在如下幾種情況下，應該握手，如：遇到較長時間沒見面的熟人;在比較正式的場合和認識的人道別;在以本人作為東道主的社交場合，迎接或送別來訪者時;拜訪他人後，在辭行的時候;介紹給不認識的人時;在社交場合，偶然遇上親朋故舊或上司的時候;別人給予你一定的支持、鼓勵或幫助時;表示感謝、恭喜、祝賀時;對別人表示理解、支持、肯定時;得知別人患病、失戀、失業、降職或遭受其他挫折時;向別人贈送禮品或頒發獎品時。通常，上述所列舉的情況下都是適合握手的場合。

最後，說說握手的八禁忌：不要用左手相握，尤其是和阿拉伯人、印度人打交道時要牢記，因為在他們看來左手是不潔的;在和基督教信徒交往時，要避免兩人握手時與另外兩人相握的手形成交叉狀，這種形狀類似十字架，在他們眼裡這是很不吉利的;不要在握手時戴著手套或墨鏡，只有女士在社交場合戴著薄紗手套握手，才是被允許的;不要在握手時另外一隻手插在衣袋裡或拿著東西;不要在握手時面無表情、不置一詞或長篇大論、點頭哈腰，過份客套;不要在握手時僅僅握住對方的手指尖，好像有意與對方保持距離。正確的做法，是要握住整個手掌。即使對異性，也要這么做;不要在握手時把對方的手拉過來、推過去，或者上下左右抖個沒完;不要拒絕和別人握手，即使有手疾或汗濕、弄髒了，也要和對方說一下“對不起，我的手現在不方便”。以免造成不必要的誤會。

交換名片的禮儀

如果是坐著，儘可能起身接受對方遞來的名片;輩份較低者，率先以右手遞出個人的名片;到別處拜訪時，經上司介紹後，再遞出名片;接受名片時，應以雙手去接，並確定其姓名和職務;接受名片後，不宜隨手置於桌上;經常檢查皮夾，不可遞出污舊或皺摺的名片;名片夾或皮夾置於西裝內袋，避免由褲子後方的口袋掏出;儘量避免在對方的名片上書寫不相關的東西;不要無意識地玩弄對方的名片;上司在時不要先遞交名片，要等上司遞上名片後才能遞上自己的名片。

引導的禮儀

接待人員帶領客人到達目的地，應該有正確的引導方法和引導姿勢。

1、在走廊的引導方法。接待人員在客人二三步之前，配合步調，讓客人走在內側。

2、在樓梯的引導方法。當引導客人上樓時，應該讓客人走在前面，接待人員走在後面，若是下樓時，應該由接待人員走在前面，客人在後面，上下樓梯時，接待人員應該注意客人的安全。

3、在電梯的引導方法。引導客人乘坐電梯時，接待人員先進入電梯，等客人進入後關閉電梯門，到達時，接待人員按“開”的鈕，讓客人先走出電梯。

4、客廳里的引導方法。當客人走入客廳，接待人員用手指示，請客人坐下，看到客人坐下後，才能行點頭禮後離開。如客人錯坐下座，應請客人改坐上座(一般靠近門的一方為下座)。

乘車禮儀

(一)小轎車

1、小轎車的座位，如有司機駕駛時，以後排右側為首位，左側次之，中間座位再次之，前坐右側殿後，前排中間為末席。

2、如果由主人親自駕駛，以駕駛座右側為首位，後排右側次之，左側再次之，而後排中間座為末席，前排中間座則不宜再安排客人。

3、主人夫婦駕車時，則主人夫婦坐前座，客人夫婦坐后座，男士要服務於自己的夫人，宜開車門讓夫人先上車，然後自己再上車。

4、如果主人夫婦搭載友人夫婦的車，則應邀友人坐前座，友人之婦坐后座，或讓友人夫婦都坐前座。

5、主人親自駕車，坐客只有一人，應坐在主人旁邊。若同坐多人，中途坐前座的客人下車後，在後面坐的客人應改坐前座，此項禮節最易疏忽。

6、女士登車不要一隻先踏入車內，也不要爬進車裡。需先站在座位邊上，把身體降低，讓臀部坐到位子上，再將雙腿一起收進車裡，雙膝一定保持合併的姿勢。

(二)吉普車

吉普車無論是主人駕駛還是司機駕駛，都應以前排右坐為尊，後排右側次之，後排左側為末席。上車時，後排位低者先上車，前排尊者後上。下車時前排客人先下，後排客人再下車。

(三)旅行車

我們在接待團體客人時，多採用旅行車接送客人。旅行車以司機座後第一排即前排為尊，後排依次為小。其座位的尊卑，依每排右側往左側遞減。

接待流程及標準

接待申請-----確定接待級別-----聯繫接待單位-----安排接待人員-----機場（車站）接車-----安排住宿-----行銷中心參觀-----領導接見-----餐飲安排------提出、收集合作事項------處理、確定合作事項------領導會談------機場（車站）送車------電話回訪
1、接待申請：業務、某場部員工在了解客戶即將到訪時通知行政辦，要求進行客戶接待的安排，如出差在外應及時以電話方式通知，並落實客戶的聯繫方式、隨行人數、是否需用車到機場或火車站接送；
2、確定接待級別：接待根據來訪人員的級別不同，可按以下標準安排接待
（1）普通人員級別：適合人員：經銷商業務類考察人員、技術人員、家裝公司設計師、廠家中層管理者、普通意向經銷商等。
a：住宿標準按對方人員要求，公司不負擔住宿費用；
b：餐飲標準：午餐簡便消費控制在300元以下，晚餐消費控制在400元以下；
c：接待陪同人員：公司基層業務員、某地域經理；
d：接待車輛：四驅車或的士。
e：以上標準是以二名客戶為基準，如超過二名客戶，則餐飲另加50元/人標準計算；
（2）高級人員級別：適合人員：工程採購、終端消費企業領導、合作經銷商、廠家高層管理人員、出口公司負責人等。
a：住宿標準按對方人員要求，公司不負擔住宿費用；
b：餐飲標準：午餐簡便消費控制在500以下元，晚餐消費控制在500元以下；
c：接待陪同人員：某地域經理、某場督導；
d：接待車輛：四驅車或商務車或的士；
e：感情接待：此類人員，公司高層幹部可安排做一次或兩次家中接待，接待人員陪同，以增加彼此間的感情；（視雙方合作情況而定）
f：其他接待項目：公司安排帶客戶到本地主要景點遊玩或晚上娛樂，費用控制在700元以下；必要時，可於客戶臨行時贈送紀念品。（視雙方合作情況而定）
g：以上標準是以二名客戶為基準，如超過二名客戶，則餐飲另加100元/人標準計算；娛樂另加200元/人標準計算；
（3）特級人員級別：適合人員：主要某場經銷商領導（包括內銷、出口）、主要某場政府人員、本地行業相關部門負責人、廠家特邀領導、公司特邀領導、其他特殊人員等。
a：住宿標準四星級酒店以上，房價控制在400-700元/間，公司負擔全程費用；
b：餐飲標準：午餐簡便，消費控制在1000元以下，晚餐消費控制在1000元以下；
c：接待陪同人員：某地域經理、某場督導、行銷總經理、股東；
d：接待車輛：商務車或租用高級用車；
f：其他接待項目：公司安排帶客戶到本地主要景點遊玩或晚上娛樂，費用控制在1200元以下；必要時，可於客戶臨行時贈送紀念品。（視雙方合作情況而定）
g：以上標準是以二名客戶為基準， 如超過二名客戶，則另加100元/人標準計算；娛樂另加250元/人標準計算