會議的流程管理

基本介紹

• 中文名：會議的流程管理
• 外文名：Process management of the meeting
• 舉行會議：確保在會議之前明確會議目的
• 準備會議：考慮與會者在一個小組中如何工作
• 會議場所：你的辦公室
• 座位安排：一對一

舉行會議

1．不要離題

舉行會議，千萬不要離題。要使會議不離主題，會前最好明確以下兩點：

（1）思考在前

①傳閱議程及所有的相關資料；

②會前爭取來自可能同盟者的支持。

(2)避免陷阱

①確保在會議之前明確會議目的；

②當與會者偏離議程時提醒他們。

準備會議

1.邀請與會者

(1)考慮與會者在一個小組中如何工作。

(2)排定會議時間要考慮旅行時間。

(3)如果有人不能出席，就重新安排會議。

(4)議程的每個項目旁列出發言者的姓名。

會議角色（貢獻）

·提供信息 他們是否有共同分享的信息？例如，一位銷售經理報告客戶的反映。

·提供建議 他們能否提供特殊的意見或信息？

·提供特殊專長 他們的專業身份是否有用？例如，處理契約爭議的律師。

·授權行動 他們能否實施以獲得統一的行動？例如，在一個預算會議上的一位財務主管。

2.準備議程

(1)編排議程

①避免在情緒低落時段開會。

②保證將議程的任何改變都通知會議主席。

③議程應儘可能簡短，試將議程限於一頁紙。

④儘早討論最重要的問題，此時與會者最精神。

(2)構想議程

①議程應包括會議日期、時間、地點和目的等細節。

②目的明確。

③全體與會者需要確切知道會議對他們的要求。

④把類似的議題放在一起，分配給每一項議程的時間應體現出它們的優先次序。

⑤無人會介意提早結束會議，但是會議超過預定時間會令人不快。

(3)分發議程（議程草案和最終議程）

①決定需要在會上提出的問題。

②將議程初稿發給全體與會者，徵求他們關於項目的建議。

③將建議匯總到下一草案中。

④重新在全體與會者中傳閱議程，徵求他們的同意並定稿。

(4)確定地點

不同類型的會議需要不同的會議場所，正確選擇會議場所才能達到最佳的會議效果。

會議場所

特 點
你的辦公室

你的工作位置或一張會議桌，外加幾把椅子
●你的全部資料在手邊

●你的權威性可能得到加強

●可能會有電話干擾，或者有人打擾
下級的辦公室

下級的工作處
●可能提高一位下級的地位和士氣

●如果工作處狹小，可能會使雙方都感到不適
單位會議室

供員工使用的公司會議室
●避免由於使用個人辦公室而引起公司等級問題

●外人可能同與會者接觸而打擾會議
外面的會議室

在公司之外的中立會議室
●保證沒有任何一方占地主優勢

●如果保密是重要的，這類會議很有用

●可能很昂貴，並且每個人都不熟悉
會議中心

一個大的聚會場所，例如在一所大學裡
●具有開大會的設備

●需要時能夠提供技術支持和安全保衛

●可能缺少非正式的小規模聚會的機會
城外的會議場所

異地的一間辦公室、會議室或飯店
●適合與會者來自各個地方的情況

●在某種場合增加幾分魅力

●旅途時間和食宿耗費很多

(5)安排座位

會議的管理者應該根據不同的會議目的採取不同的座位安排方式。

①一對一形式。這種安排座位的形式適用於小型會議。一對一形式又有三種安排座位的方式，而這三種方式分別包含著三種暗示。

例如，主管找你談事情，會出現以下三種情形：

情形一 主管：小張過來，坐在我身邊，咱們談一談。

暗示：支持性，即彼此之間是一種互相支持的關係。

情形二 主管：小張你坐這兒，咱們交流一下。

暗示：合作性，即彼此之間是一種合作關係。

情形三 主管：小張，請坐這個地方，咱們談一談。

暗示：面對面，感覺像是在跟客戶面對面的溝通，表明彼此是平等的合作關係。

情景四：小張，你坐這咱們怎么交談啊。

暗示：迫切需要和你交換意見

在召開正式會議的時候，會議安排者應該根據與會者的級別和商務禮儀的規範分別安排就座。例如，如果會議室的桌子是長條型的，那么短邊最靠里的位置是最尊貴的位置，應該把最重要的與會者安排在此位置上。一般會讓老總坐在這個位置上，秘書一定要安排在老總的右手邊。

②運用策略安排座位

圖30-2 運用策略排座

會議的流程管理

會議的流程管理

會議主席的位置決定了其他座位的意義。一個會議里往往會有幾種人，有支持者，有反對者，還有觀望者。合理安排這三種人的座位，可以幫助達到會議的目的。對於有爭議的會議，儘量避免安排觀點相反和觀點相近的人相鄰而座，還可根據你了解和分析的與會人對所要討論問題的觀點規劃座位。此外，與與會者會議中的目光接觸也很重要，誰與誰會進行正面目光接觸，就相應安排他們相對而坐。

(6)會議用品

會前應檢查會議場所相關用品是否準備妥當，它們包括：

①茶具

②休息室、吸菸處

③停車位

④資料

⑤通訊設備

⑥書寫用品

自檢

填寫下表，檢查你的會議是否準備好了？

(1)出席會議的目的：
(2)是否一定要開會才能達到上述目的？ 是□ 不是□
(3)會議的形式？ 非正式會議□ 正式會議□ 新的會議形式□
(4)會議時間？
(5)會議的議程及主持人？
(6)會議的地點？
(7)會場如何布置？
(8)出席人數？
(9)出席者名單？
(10)出席者的職稱及座位安排？
(11)是否安排出席人員往返會場的交通工具？ 是□ 不是□
(12)是否安排出席人員住宿？ 是□ 不是□
(13)會議通知單何時發出？
(14)是否有資料隨會議通知單預先送達？ 是□ 不是□
(15)準備哪些輔助視聽設備？
(16)準備哪些文具？
(17)準備停車位？
(18)準備會議場所周邊的位置圖：電話間

洗手間

茶水間

餐廳

休息室

安全門
(19)是否要求準備資料及副本，資料及副本的份數？
(20)安排膳食及座位？
(21)其他：是否有飲食禁忌 是□ 不是□

是否需要翻譯 是□ 不是□

是否有殘障者參加 是□ 不是□

出席會議

1.積極參與

會議參與者應該積極參與會議討論，收集會議信息，結識新朋友並辨認對立方。

2.傾聽發言

(1)聆聽發言時注意力應集中，目光直視發言者，表示對發言內容很感興趣。

(2)與會者在會場上交頭接耳和坐立不安，會使傾聽發言的人感到不快。

(3)對於無關事項的討論，在剛開始時就應當進行勸阻。

(4)傾聽不僅用耳，傾聽發言時的肢體語言也很重要。

3.處理問題

(1)為了使會議取得成功，會議發起者應負起個人責任。

(2)鼓勵與會者在會議上輪流擔任主席。

(3)你若拒絕一項動議，就應該提出一個可能取得一致的新動議。

(4)作為主席，應該讓大家講出所有觀點。

4.做備忘錄

(1)備忘錄應當簡短，並寫成筆記形式。

(2)及時遞交備忘錄，可以促進被討論問題的及時解決。

(3)會議秘書若對一個問題不太明了，應當與會議主席進行討論。

(4)備忘錄應能讓缺席者完全理解。

5.分發和跟蹤備忘錄

(1)確保會議主席批准備忘錄。

(2)會議結束一兩天內分發備忘錄。

(3)在兩個會議之間跟蹤備忘錄中那些要採取的行動。

(4)利用備忘錄中某個正在進行的事項編寫一份情況報告，與下次會議的議程一起傳閱。

(5)每次會議上，與會者一起核實並審批上次會議的備忘錄。

本講總結

會議是溝通協調的一個重要手段，也是公開表達意見的形式，通過舉行會議及參加會議，能夠聽取意見，獲得資訊。如果不懂得會議管理技巧，會議不僅會變得毫無意義，而且會浪費大量的時間。因此，要想真正發揮會議的作用，必須明確會議目的，做好會前準備。參加會議者要想達到參加會議的目的，也必須做好參加會議的準備。同時，會後的後續工作也很重要。