基本介紹
- 中文名：文秘
- 外文名：Secretary
- 類別：服務業
- 能力要求：文章寫作、文學編輯和新聞寫作
培養目標,課程設定,就業方向,常用軟體,核心職能,工作職責,特性,從屬性,方圓性,輔助性,綜合性,行政文員,文員,秘書,分布院校,
培養目標
經過學習、掌握公關與文秘專業的基本理論與基本知識，熟悉現代文學書，秘書學的原理和方法，具有較強的寫作能力，能熟練的從事文書、秘書事務工作、能進行文章寫作，文學編輯和新聞寫作，有較強的公關能力,具有較強的社會交往能力，口語表達能力，服務能力。
課程設定
就業方向
常用軟體
數據處理軟體Excel2007/2010、 WPS、文稿演示軟體PowerPoint2007/2010、網頁製作軟體FrontPage2007/2010和壓縮工具軟體WinZip18.0 等常用軟體。如果能有較好的文字處理、圖像處理工具熟練掌握套用當然更好。
核心職能
工作管理
能依工作的輕重緩急排定優先權，妥善運用自己的時間與資源，有效管理工作流程及進度。
認真負責
確實達成工作職責及要求，能勇於承擔自己的錯誤或失敗，不歸咎他人並努力改善。
主動積極
不需他人指示或要求能自動自發做事，面臨問題立即採取行動加以解決，且為達目標願意主動承擔額外責任。
對顧客展現服務熱忱，有效滿足顧客需求、解決顧客問題，進而提高顧客滿意度。
誠信正直
為人坦誠、確實遵守組織規定與社會規範、信守承諾且言行一致。
適變能力
對工作內容或環境的改變能夠保持鎮定，嘗試了解改變的原因並以開放態度面對，有效調整行為且維持應有的工作表現。
問題解決
能夠掌握問題核心，精確解讀訊息做出結論，尋求適當解決方案 ，衡量利弊得失並採取實際行動以排除障礙。
壓力承受
面臨工作壓力能夠使用適當方法加以紓解，並維持應有的工作表現與人際關係。
溝通協調
能視談話對象有條理地清楚表達想法，除確保對方專注聆聽及充分了 解，並可正確解讀、回響、釐清他人所傳達的訊息以取得共識。
工作職責
一、教學秘書工作職責：
1、協助院領導抓好教學常規工作的安排，檢查與總結工作。
2、及時向院領導傳達上級部門安排的各項任務及上報院的有關情況。
3、協助院領導處理好日常的教學事務工作，並及時進行請示與匯報。
4、負責收集撰寫整理，管理各種教學信息和教學檔案。
5、負責教學檔案的建立與管理工作，作到分門別類，有條理。
6、作好各種檔案的收發，登記與管理工作。
二、生活秘書工作職責
1、協助院領導抓好教學辦公用品的供應與發放工作，監督辦公費用的使用情況。
2、協助院領導、班主任抓好勞動衛生工作。
3、負責院辦公室必須設施如教室、辦公室門窗、桌、椅、照明設施、黑板等的維修和電話管理工作。為保證正常的教學秩序作好物質保證。
4、負責全院教職工的考勤與學生考勤的匯總工作。
5、協助院工會作好全院教職工的福利工作。
6、協助院長用好院基金的使用管理工作，所有經費的支付與回收工作。
7、作好教職工的生活服務工作如準備好開水、洗手水、內務整理等。
8、作好院資料室的收發與報刊雜誌的征訂工作。
特性
從屬性
秘書工作不是獨立的，是從屬於領導的，是完全按領導意圖辦事的。
方圓性
一是工作圓滿,有較強的協調綜合能力；二是圓熟能力，工作很熟練。三是圓通能力，不能沒有原則，但也要通融，而又不能圓滑。
輔助性
辦公室是辦事機構,不是決策機構。忠於職守，守就是守本分，做好本職工作。要做到三不越：不越位、不越職、不越權。
綜合性
概括起來是“三三四四”：
第一個三是三個中心，即信息中心、協調綜合中心和參謀辦事中心；
第二個三是三辦十項工作，即辦文(撰文、文書處理)、辦會、辦事(信息調研、協調、督查、信訪、接待、機要、綜合辦理）；
第一個四是四句話，即貫通上下，協調左右，聯繫內外，綜合辦理。所以說辦公室處於樞紐地位；
第二個四是四個結論，即參政、管理事務、搞好服務、提高綜合管理能力。綜合管理能力實際上就是領導能力。
行政文員
行政文員工作涉及面較廣，事務較繁瑣，對完成工作的質量效率也有一定的要求。那么，行政文員應該具備的基本素質和技能要求有哪些呢？
他應能獨立操作計算機，熟練操作Word、Excel、PowerPoint等辦公自動化軟體及Internet郵件收發和處理技巧。熟練運用各類辦公自動化設備。
同時應具備良好的記憶力以及對時間的分配和溝通協調能力，還要有較強的保密意識。具有良好的文字組織和語言表達能力，中英文打字速度快，能熟練操作五筆輸入法等漢字輸入法。掌握常用英語口語，有較好的英語閱讀和寫作能力。
文員
1. 接聽、轉接電話；接待來訪人員。
2. 負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。
3. 負責總經理辦公室的清潔衛生。
4. 做好會議紀要。
5. 負責公司公文，信件，郵件，報刊雜誌的分送。
6. 負責傳真件的收發工作。
7. 負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。
8. 做好公司宣傳專欄的組稿。
9. 按照公司印信管理規定，保管使用公章，並對其負責。
11. 每月環保報表的郵寄及社保的打表。
12. 管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續。
13.社會保險的投保、申領。
14 .統計每月考勤並交財務做帳，留底。
15 .管理辦公各種財產,合理使用並提高財產的使用效率,提倡節儉。
16. 接受其他臨時工作.
秘書
秘書是掌管文書並協助機關或部門負責人處理日常工作的人員。
1998年5月，國家勞動部（現人力資源和社會保障部）在其新頒布的《秘書職業技能標準》一書上將“秘書”概念定義為：專門從事辦公室程式工作，協助領導處理財務及日常事務，並為領導決策及實施服務的人員。
目前我國秘書從業人員約達2300萬人。
我國外資企業秘書分三類：
初級秘書——以接電話、發傳真、收發信件等服務型為主；
中等秘書（一般性秘書）——用英文寫一般信函、起草報告和準備會議等。多為大專或本科畢業。
分布院校
【四川】宜賓職業技術學院
【廣東】陽江職業技術學院
【江西】江西農業大學 新余學院（新余國家高新區）
【安徽】蚌埠學院、合肥學院、皖西學院
山東農業大學（本科）聊城大學
【江蘇】淮陰工學院（本科）
江蘇經貿職業技術學院（專科）
連雲港師範高等專科學校（專科）
【黑龍江】哈爾濱學院（本科）哈爾濱師範大學（本科）
【河南】洛陽理工學院（專科）信陽師範學院 信陽師範學院華銳學院 平頂山學院（本科）
【廣西】廣西師範大學 廣西財政高等專科學校
【遼寧】瀋陽師範大學
【河北】邢台學院
【甘肅】西北師範大學
【山西】晉東南師範專科學校、山西大學商務學院
【湖南】湖南師範大學 長沙民政職業技術學院 湖南信息職業技術學院湖南網路工程職業學院
【雲南】雲南交通職業技術學院
【山東】中國石油大學勝利學院（專科） （本科）
