文書歸檔是指將企業內所有的文書分別歸類放置，以便於日後他人的查詢和使用。
基本介紹
- 中文名：文書歸檔
- 類型：經濟術語
方法,體系,
方法
1、文書夾
俗話說“工欲善其事，必先利其器”。文書存檔有賴於好的器具；沒有好的器具，隨手一放，過不了多久就找不著了。
（1）書經分類整理之後，必須即時放入文書夾中。原則上一冊文書夾存入一種（類）文書，或者一個專題，或者一種稱謂。每冊文書夾存放量不宜過多，以60張（頁）為限。同類文書如果超出60張（頁），可以分別存放。
（2）在文書夾的凸出部分，列出能反映或表示文書內容的“標題”；而且，標題的表示方式，必須能讓他部門、他科室，乃至所有與文書有關的人員都能理解與識別。標題千萬不能寫得太抽像，諸如“參考資料”，“其他”，“普通檔案”，“有關信件”等等，別人看了無法立即明白其中裝入的是什麼檔案；甚至過些時日，連裝文書的人都不知其中有一些什麼。
（3）一些檔案很難歸類，或者一些文書很零散，可以把這些零散的文書歸在一冊文書夾中，標題就寫“零散文書”。等這些零散文書逐漸增多，可以根據文書的稱謂或名稱，按項文字母進才了”排序”與“歸類”。如A類、B類等等。等到某類文書超過五份，就單獨立項分開存放。
2、文書盒
文書分類歸入文書夾中之後，必須按一定的排列順序存入文書盒中，可以用英文字母，也可以用拼音字母排序（如圖1）。有時可以按文書發生或得到的時間順序排序，有時可以按數字排序。排序方式根據文書分類要求進行。
圖1
（1）一列與第二列是用字母表示的分類索引，第一列是大分類，第二列是小分類或細分類。
（2）第三列是零散文書索引，一般零散文書存放在一個文書夾中，用一個字母表示並用，在排序上，放置在同一字母表示的文書夾的最後一排。譬如零散文書的編排字母為A，則這一冊文書就放在字母“A”打頭的文書夾的最後一排（參閱圖1）。零散文書的索引，用第三列表示。
（3）第四列是專題文書的名稱或標題，表示某冊文書的位置。
（4）第五列是借出文書的索引，表示某位置的某冊文書已經借出。以便從總體上把握文書的存借狀態。
3、文書借出卡
文書的借出必須要有記錄，並用把出借的狀態表示出來，這就需要單獨設立“文書借出卡”（圖2）。
圖2
（1）文書一旦借出，就必須按文書借出卡的要求填寫，登記上借出的日期、文書名稱、借閱者簽名蓋章等等，然後把文書借出卡夾入被借文書夾中，連文書夾一起放在文書盒中。
（2）必要時可以設單獨的借出台賬，把文書借出情況，按文書借出卡的欄目和內容要求進行登記。
（3）從文書盒的第五列中一眼就能看出哪類文書被借走，便於催討。
（4）借出文書一旦歸還，再把文書借出卡抽出，放入返還的文書即可。
（5）如果整理文書連文書帶文書夾都被借走，可以用空的文書夾替代原文書夾的位置。
體系
文書在分級歸檔過程中需要接口，以減少重複歸類整理工作，使文書歸檔事務具有“始終一貫性”。
（1）首先是採用統一的“文書盒”，即無論是個人保管的待處理文書，還是部門暫管的文書或檔案庫保存的文書，都採用統一格式、同一尺寸和統一分類、標識的文書盒。
