海南省電子檔案歸檔一體化管理技術規範

《海南省電子檔案歸檔一體化管理技術規範（試行）》是海南省檔案局於2022年6月28日印發的規範。

基本介紹

• 中文名：海南省電子檔案歸檔一體化管理技術規範（試行）
• 頒布時間：2022年6月28日
• 發布單位：海南省檔案局

印發通知

海南省檔案局關於印發《海南省電子檔案歸檔一體化管理技術規範（試行）》的通知

瓊檔字〔2022〕12號

各市縣檔案局、檔案館，三沙市、瓊海市、文昌市、昌江縣人民政府辦公室，省直各單位檔案部門：

為規範我省電子檔案歸檔和電子檔案管理，海南省檔案局制定了《海南省電子檔案歸檔一體化管理技術規範（試行）》，現印發給你們，請認真遵照執行。

海南省檔案局

2022年6月28日

（此件主動公開）

規範全文

海南省電子檔案歸檔一體化管理技術規範（試行）

1.範圍

本規範規定了我省電子檔案歸檔的總則、歸檔流程、歸檔功能需求、歸檔元數據、歸檔數據組織、歸檔格式要求、電子檔案管理。本標準適用於我省各級黨政機關（以下簡稱機關）電子公文系統和各業務系統產生的電子檔案的歸檔和處理。其他機關、企業事業單位電子檔案的歸檔和處理可參照執行。

2.規範性引用檔案

下列檔案對本規範的套用是必不可少的。凡是注日期的引用檔案，僅注日期的版本適用於本規範。凡是不注日期的引用檔案，其最新版本（包括所有的修改單）適用於本規範。

GB/T39362—2020黨政機關電子公文歸檔規範

GB/T18894—2016電子檔案歸檔與電子檔案管理規範

GB/T33190—2016電子檔案存儲與交換格式版式檔案

GB/T11821—2002照片檔案整理規範

DA/T13—2022 檔號編制規則

DA/T15—1995磁性載體檔案管理與保護規範

DA/T18—2022檔案著錄規則

DA/T22—2015歸檔檔案整理規則

DA/T31—2017紙質檔案數位化規範

DA/T38—2021檔案級可錄類光碟 CD-R、DVD-R、DVD+R技術要求和套用規範

DA/T63—2017錄音錄像類電子檔案元數據方案

DA/T70—2018文書類電子檔案檢測一般要求

DA/T85—2019政務服務事項電子檔案歸檔規範

海南省電子檔案歸檔與電子檔案管理暫行辦法（瓊檔字〔2021〕16號）

《機關檔案材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》（國家檔案局令第 8號）

《各級各類檔案館收集檔案範圍的規定》（國家檔案局令第9號）

《機關檔案管理規定》（國家檔案局令第 13號）

3.術語和定義

下列術語和定義適用於本規範。

3.1電子檔案

國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的數字格式的各種信息記錄。電子檔案由內容、結構、背景組成。

3.2電子檔案

具有憑證、查考和保存價值並歸檔保存的電子檔案。

3.3歸檔

將具有憑證、查考和保存價值且辦理完畢、經系統整理的電子檔案及其元數據管理許可權向檔案部門提交的過程。

3.4元數據

描述電子檔案和電子檔案的內容、背景、結構及其管理過程的數據。

3.5內容數據

電子公文或電子檔案中包含的數字對象。

3.6數據組織

按照一定的規則和方式對數據進行歸併、存儲、處理的過程。

3.7歸檔信息包

電子檔案形成或辦理部門在歸檔時按照要求對電子檔案及相關信息進行組織並向檔案部門提交的數據包。

3.8封裝

將電子檔案或電子檔案及其元數據作為一個整體按指定結構打包的過程。

3.9轉換

在維護真實性、完整性和可用性前提下，將電子檔案從一種載體轉換到另一種載體或從一種格式轉換成另一種格式的過程。

3.10遷移

在維護真實性、完整性和可用性的前提下，將電子檔案從一個系統轉移到另一個系統的過程。

4.總則

4.1工作原則

4.1.1電子檔案歸檔工作應遵循保留形成原貌、保持有機聯繫、規範管理、安全高效、保證長期可用的原則。

4.1.2電子檔案歸檔過程中發生責權交接、數據格式轉變等重大變化時應形成並留存其變化記錄。

4.1.3電子檔案歸檔時應要求歸檔信息包中不包含非開放的壓縮、加密、簽名、印章、時間戳等技術措施，以減少技術依賴性。

4.2職責與分工

4.2.1機關應明確電子檔案歸檔和電子檔案管理工作的職責和分工。

4.2.2機關的電子檔案形成或辦理部門負責在電子公文系統、業務系統規劃和建設時提出電子檔案歸檔的功能需求，制定歸檔制度。

各級檔案主管部門負責指導和監督電子檔案歸檔工作，負責審核電子檔案歸檔範圍和檔案保管期限表，負責組織培訓工作。

4.2.3機關的信息化部門負責依據標準和實際開發和建設電子公文系統、業務系統和電子檔案管理系統，負責數據的安全管理和提供技術支持。

4.3工作要求

4.3.1機關應按照國家網路安全等級保護標準建立電子檔案安全防護體系，配備必要的安全設施設備，並基於安全的網路和存儲介質開展電子檔案歸檔工作。

4.3.2電子檔案擬制或辦理時應確定是否需要歸檔，歸檔工作宜採用隨辦隨歸方式，向檔案部門移交時間最遲不超過電子檔案整理完成後的次年 6月。

5.電子檔案歸檔流程

電子檔案歸檔過程從電子檔案形成或辦理部門產生電子檔案開始到檔案部門接收歸檔信息包結束。整個過程可分為檔案收集、檔案整理、檔案移交、檔案接收４個環節，共 12個步驟，即捕獲、錄入、轉換、組件、編號、封裝、移交檢測、移交登記、提交、接收檢測、接收登記、接收確認。

5.1檔案收集

按照電子檔案歸檔範圍的要求，完成電子檔案及其元數據的收集，收集宜採用自動捕獲方式，在無法自動捕獲的情況下也可手工錄入。

5.1.1捕獲：在電子檔案形成和辦理過程中應隨時捕獲擬歸檔電子檔案；電子檔案元數據應與電子檔案內容數據一起捕獲；捕獲的電子檔案及元數據應齊全、完整，保持電子檔案之間的有機聯繫；電子檔案內容數據應與其形成時保持一致。

5.1.2錄入：對於紙質檔案未能進行業務系統流轉時，可通過掃描檔案方式上傳或導入系統，檔案掃描應符合《紙質檔案數位化規範》（DA/T31—2017）的要求。檔案元數據可通過手工錄入方式進行著錄，並滿足《檔案著錄規則》（DA/T18—2022）的要求。

5.1.3轉換：電子檔案捕獲或錄入後，對於不符合歸檔格式要求的電子檔案應進行格式轉換，以滿足歸檔電子檔案保存和利用的需求。

5.2檔案整理

按照《歸檔檔案整理規則》（DA/T22—2015）及檔案整理相關規定對電子檔案開展整理工作。

5.2.1組件：電子檔案一般以件為單位進行整理，件內檔案的構成以及件內檔案排序應符合 DA/T22—2015的要求。

5.2.2編號：對完成組件的電子檔案，按照 DA/T22—2015的要求進行分類和排序，並編制檔號。

5.2.3封裝：將完成組件和編號的擬歸檔電子檔案及其元數據封裝成歸檔信息包。

5.3檔案移交

按照《電子檔案移交與接收辦法》的要求，完成電子檔案檢測、登記、移交和接收。

5.3.1移交檢測：電子檔案提交歸檔前，電子檔案形成或辦理部門應對電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性進行檢測，文書類電子檔案應按照《文書類電子檔案檢測一般要求》（DA/T70—2018）的要求，其他門類的電子檔案可參照執行。

5.3.2移交登記：電子檔案提交歸檔過程中，電子檔案形成或辦理部門應清點、核實電子檔案的種類、形成日期、保管期限、件數、大小等信息，確認無誤後登記《電子檔案歸檔登記表》（見 GB/T18894—2016的表 A.1）。

5.3.3提交：電子檔案形成或辦理部門應將歸檔信息包連同《電子檔案歸檔登記表》一起向檔案部門提交歸檔。

5.4檔案接收檔案部門接收電子檔案形成或辦理部門提交歸檔的電子檔案，並辦理相關接收手續。

5.4.1接收檢測：檔案部門接收歸檔電子檔案之前應按照電子檔案的檢測的要求，對歸檔信息包的真實性、完整性、可用性和安全性等方面進行檢測，對於不符合要求的歸檔信息包予以退回。

5.4.2接收登記：檔案部門接收歸檔電子檔案時，應清點、核實電子檔案的種類、形成日期、保管期限、件數、大小等信息，確認無誤後簽收《電子檔案歸檔登記表》。

5.4.3接收確認：檔案部門接收符合要求的歸檔信息包並確認，完成電子檔案歸檔流程。

6.歸檔功能需求

6.1電子公文系統和業務系統建設時，應充分考慮電子檔案的歸檔功能需要，開發電子檔案預歸檔的功能模組或系統，在電子檔案辦理時可自動或半自動實現收集、鑑定、整理等預歸檔工作。

6.2電子公文系統和業務系統應滿足以單個流式檔案集中記錄對電子檔案的形成或辦理等過程信息；可內置電子檔案分類方案、歸檔範圍和保管期限表等工具，支持電子檔案形成或辦理部門完整地收集、整理和歸檔；或參照《電子檔案歸檔與電子檔案管理規範》（GB/T18894—2016）的要求生成電子檔案及其元數據歸檔數據包，通過接口或中間庫的方式向電子檔案管理系統推送數據。

6.3為確保電子檔案與元數據之間的有機聯繫，系統應對存儲的電子檔案及其元數據按照檔號規則進行自動命名，或在歸檔時自動改名。

6.4應對已收集和積累的電子檔案的所有操作進行日誌、跟蹤、審計。

7.電子檔案歸檔元數據要求

歸檔的電子檔案元數據應與其相應電子檔案一併收集、歸檔。各類電子檔案歸檔的元數據應按照各門類的檔案管理要素進行採集，如檔案形成和辦理全過程記錄等，具體要求如下。

7.1文書類電子檔案歸檔元數據應按照《文書類電子檔案元數據方案》（DA/T46—2009）等標準執行，至少包括：

7.1.1題名、檔案編號、責任者、日期、機構或問題、保管期限、密級、格式信息、計算機檔案名稱、計算機檔案大小、文檔創建程式等檔案實體元數據。

7.1.2記錄有關電子檔案擬制、辦理活動的業務行為、行為時間和機構人員名稱等元數據，應記錄的擬制、辦理活動包括：發文的起草、審核、簽發、覆核、登記、用印、核發等，收文的簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答覆等。

7.2錄音錄像類電子檔案元數據主要元素及其結構。錄音錄像類電子檔案歸檔元數據應按照《錄音錄像類電子檔案元數據方案》（DA/T63—2017）等標準執行，至少包括：題名、責任者、攝錄者(攝像者)、攝錄時間、編輯者、編輯時間、人物、地點、業務活動描述、保管期限、密級、控制標識、格式信息、計算機檔案名稱、計算機檔案大小、參數信息等。

7.3行政服務事項電子檔案歸檔按照《政務服務事項電子檔案歸檔規範》（DA/T85—2019）等標準執行，至少包括：

7.3.1歸檔配置信息元數據：事項類型、事項編碼、事項名稱、部門編碼、部門名稱、事項版本、保管期限、歸檔範圍、歸檔材料目錄、歸檔材料目錄名稱、格式信息、計算機檔案名稱、計算機檔案大小、計算機檔案形成時間等。

7.3.2基本信息元數據：電子檔案號、保管期限、密級、歸檔時間、立檔單位名稱、行政相對人名稱、行政相對人聯繫方式、證件類型、證件號碼、辦件名稱、承辦單位名稱、受理時間、辦結時間、業務流水號、辦理結果、辦件結果編號、事項編碼、事項版本號、事項類型等。

7.3.3辦理流程信息元數據：辦理環節、辦理環節名稱、辦理人、辦理意見、意見內容、辦理時間等。

7.4科技、專業類電子檔案應歸檔的元數據可參照文書類元數據要求執行。

8.電子檔案歸檔數據組織

8.1結構

歸檔信息包中一般包含同一批次多份歸檔的電子檔案，各門類電子檔案歸檔應按照相應的規定標準進行分類歸檔。以文書檔案的“檔案門類代碼·年度—保管期限—機構（問題）”為例 ， 其歸檔信息包結構示

8.2說明檔案

說明檔案以 XML檔案方式存放信息包，包括信息包標識、信息包類型、創建者、創建時間、創建環境、存儲位置、信息包說明等。

示例∶說明檔案的 Schema定義如下：

8.3命名規則

電子檔案及其存儲資料夾的命名規則一般由檔號命名，資料夾中存放電子檔案內容數據及其元數據，具體要求如下：

8.3.1電子檔案內容數據按照“檔號—版本號（稿本號）.件 內 順 序 號 ”， 如 “ 024— WS· 2011— Y— BGS— 0001—G01.01.OFD”，其中包括檔案處理表和檔案主體，檔案主體包括了正本、草稿、歷次修改稿和附屬檔案等；部分無法轉換成 OFD格式的檔案，如圖形檔案、音視頻檔案、其他特殊格式檔案等，可根據 8.1要求按照一定順序置於電子檔案資料夾中。

8.3.2電子檔案元數據信息應以 XML檔案方式存放，存在多個 OFD檔案時，元數據檔案獨立存在並按照一定順序置於電子檔案資料夾中。

9.電子檔案歸檔格式要求

根據構成檔案內容的數字對象類型的不同可將電子檔案分成檔案處理單、檔案主體、其他附屬檔案三個部分，電子檔案各組成部分的歸檔格式應符合下表的規定。

10.電子檔案管理

10.1電子檔案及其元數據的存儲應配置與電子檔案管理系統相適應的線上存儲設備。

10.2電子檔案管理系統應按檔號逐級建立資料夾，分門別類、集中有序地存儲電子檔案及其組件，並在元數據中自動記錄電子檔案線上存儲路徑。

10.3為確保電子檔案的真實、完整、可用和安全，應統籌制定對電子檔案及其元數據、電子檔案管理系統及其配置數據、日誌數據等電子檔案備份方案和策略。

10.4線上存儲的電子檔案應在電子檔案管理系統配置備份策略，定期對數據進行全量、增量或差異備份。

10.5離線備份的電子檔案應至少製作一套以上的存儲介質。珍貴和日常套用需要的電子檔案，可根據實際情況進行異質異地多套製備份。備份的存儲介質應按照《檔案級可錄類光碟 CD-R、DVD-R、DVD+R技術要求和套用規範》（DA/T38—2021）、《磁性載體檔案管理與保護規範》（DA/T15—1995）等要求進行管理。

10.6電子檔案的存儲格式或存儲介質，因信息技術或系統更新、升級、更換，應及時進行電子檔案或元數據的格式轉換或數據遷移。