基本介紹
- 中文名：工作管理系統
- 外文名：WorkflowManagementCoalition
- 簡稱：WfMC
- 所屬學科：管理學
概述,分類,標準和產品,意義,輔助概念,對企業不同角色用戶的幫助,國內工作管理系統情況分析,
概述
工作管理聯盟(WfMC，WorkflowManagementCoalition)給出的關於工作流管理系統的定義是：工作流管理系統是一個軟體系統，它完成工作流的定義和管理，並按照在計算機中預先定義好的工作流邏輯推進工作流實例的執行。其產品結構如詞條附圖。
工作管理系統
工作管理系統分類
目前已有上百種聲稱具有工作流管理功能的商品化軟體或原型系統。為了對這些系統的功能、特點等有一具清晰的認識，可以根據工作流過程本身的特點、系統建模的方式、所使用的底層支撐技術、以及工作流過程的執行方式等的不同而對它們進行相應的分類如下：
1、結構化的與即席的
結構化工作流指的是在實際工作過程中會反覆重複、嚴格按照某個固定的步驟進行的業務過程。定義此種工作流所需要的各種類型的信息可以通過對業務過程進行詳細的分析而得到，從而得到完整的過程定義並在以後的套用過程中反覆使用。大量的辦公程式，如公文處理、審批等都屬此類。即席工作流則是針對那些重複性不是很強或沒有重複性的工作流程的，關於這類流程執行所需的有關參數(如參加者等)事先無法確定，而必須推遲到過程實例運行時才能確定，同時在執行過程中間還可能會發生一些意外的情況。這種動態多變的特點在提供更高靈活性的同時，也為過程的建模與執行帶來更多的複雜性。
2、面向文檔的與面向過程的
前者的側著點在於將電子形式的文檔、圖像等在有關的人員之間進行分發，以便能夠得到不同人的處理與審閱。現有的文檔管理與映像管理系統均屬此類。在面向過程的WfMS中，工作流被描述成一序列執行環節。與各環節相應都有待處理的數據對象。各環節的數據對象可以按不同的方式分發到其他環節中去，如可以將數據對象的值作為控制條件、或者依此數據對象組裝成其他的數據對象等。高端的WfMS一般都屬此類系統。
3、基於郵件和基於資料庫
前者使用電子郵件來完成過程實例執行過程中訊息的傳遞、數據的分發與事件的通知。低端的系統所使用的經常就是此種方法，它可以充分發揮電子郵件系統在廣域環境下的數據分發功能，但整個系統將運行於一種鬆散耦合的模式下。在基於數據庫的WfMS中，所有的數據都保存在某種類型的DBMS中，過程的執行實際上就是對這些數據的查詢與處理。高端的大規模系統所使用的一般都是此種方法。
4、任務推動的與目標拉動的
前者指的是從過程的開始逐步地一個環節一個環節的執行，當某個活動實例被處理完之後，後續的有關活動將被創建並被激活，由此直至整個工作流程的完成。這是目前大多數面向過程的WfMS所使用的執行方式。而在目標拉動的WfMS中，一個業務流程被看成是一個目標。過程實例執行時，該目標將被分解得到多個相互之間按一定約束條件的關聯起來的可執行的多個環節，其中各環節還可以當成是子目標而進一步進行分解。在各環節均執行完畢之後，整個過程也就完成了。目標拉動是一種全新的執行方式，下一代的WfMS將具有此種特徵。應該說明的是：上述分類只是從不同的角度入手的。一般來說，後面那些特點將給WfMS帶來更好的靈活性，同時也將成為那些能夠支持跨機構的大規模複雜工作流管理、面向關鍵任務的WfMS不可缺少的特徵。
標準和產品
近年來，工作流技術得到長足的發展。1993年成立了工作流管理聯盟（WorkflowManagementCoalition,WFMC）。此後，該組織頒布了一系列工作流產品標準，包括工作流參考模型、工作流術語表、工作流管理系統各部分間接口規格、工作流產品的互操作性標準等。這些舉措加速了工作流技術的商品化。現在，許多公司都基於這些標準推出了自己的工作流產品。工作流產品主要分為兩大類：
1.基礎的工作流系統
提供引擎、設計器、相關接口等。套用系統的開發商可以基於此類系統開發具有工作流管理功能的套用軟體。典型產品如ActionTechnologiesInc.的ActionWorkflow、IBM的FlowMark等。
2.套用了工作流技術
包括內置較完整的工作流功能，但面向套用的套用級軟體系統，這種系統是直接面向最終用戶的流程化套用。同時，系統中還往往針對套用需要，集成了其他功能。典型產品如神州數碼工作流軟體EasyFlow，就是以工作流技術為核心的全面的企業辦公自動化(OA)產品。
意義
由於信息技術的發展和日趨激烈的商業競爭，人們不再滿足於獨立、零散的辦公自動化和計算機套用，而是需要綜合的、集成化的解決方案。作為一種對常規性事務進行管理、集成的技術，WFMS的出現是必然的。它可以帶來以下收益：
1.改進和最佳化業務流程，提高業務工作效率；
2.實現更好的業務過程控制，提高顧客服務質量；
3.提高業務流程的柔性等。
輔助概念
工作管理遵循的主要思想是戴明環的工作管理方法，戴明環的核心思想是PDCA循環，也就是企業工作必須順序經歷的四個階段。分別包括：計畫（Plan）、實施階段（Do）、檢查階段（Check）、行動階段（Action）。
1，計畫階段Plan:明確所要解決的問題或所要實現的目標，並提出實現目標的措施或方法；
2，實施階段Do:貫徹落實上述措施和方法；
3，檢查階段Check:對照計畫方案，檢查貫徹落實的情況和效果，及時發現問題和總結經驗；
4，行動階段Action:把成功的經驗加以肯定，變成標準，分析失敗的原因，吸取教訓。
工作管理的核心是計畫、任務、報告。圍繞企業的目標和戰略，逐層分解為子目標，最終細化為可執行的行動計畫和詳細任務，在執行過程中逐層反饋和控制，最終達成企業目標。
對企業不同角色用戶的幫助
1、對公司領導的幫助
管理目標和計畫，總攬全局，實時監控、跟蹤工作進展情況。
2、對公司中層的幫助
根據計畫和目標，分配落實任務，檢查任務，管理基層員工執行任務，向公司高層匯報。
3、對公司員工的幫助
通過清晰的任務工作單，有條不紊的進行工作；通過進度報告反饋機制，向上級匯報工作、反映情況、提出意見或者建議。
國內工作管理系統情況分析
隨著中國加入WTO，企業的管理水平也逐漸和世界接軌，企業工作管理受到越來越多的關注。我們知道企業管理主要包括組織結構層面的上下級縱向管理和跨部門協作的橫向管理。縱向管理常用管理方式是上級計畫、組織、分配、檢查任務，下級執行、反饋、完成、匯報任務；而橫向管理，會打破部門界限，成立臨時以項目經理領導的項目工作小組，高效協作，完成工作。所以成熟的工作管理系統應該做到縱向管理和橫向管理相協調。
但是目前國內的工作管理系統重點都放在單個領域，包括工作管理、目標管理、任務管理、工作日誌管理、工作計畫管理、報告管理等在內的研究較多，難以提供全套的計畫任務報告體系，來提升企業的執行力，構建企業信息化。
比較起來，易度的計畫任務報告體系是相對較全套的系統。易度工作管理，基於PDCA戴明環管理思想，結合企業常用的矩陣管理制度，以計畫、任務、報告為核心，落實到個人日常工作的一套工作管理體系和管理軟體，幫助企業提升執行力，最終達成企業的目標和戰略。
