基本介紹
- 中文名：套用文書
- 特點：實用性 真實性
- 定義：套用寫作的文字表現形態
- 範圍：國家黨政機關
套用文書的特點,套用文書的分類,套用文書對材料的處理,套用文書的結構,
套用文書的特點
（一）實用性
實用性是套用文書最大、最本質的特點。它為解決實際問題或達到某種目的而寫，對象明確。這也是它區別於其它文體的主要標誌。寫一篇請示，是為了向上級請求指示或批准辦理某一事項；寫一篇民事訴狀，是為了解決所發生的糾紛。而文學作品則不同，文學作品以審美為宗旨，關注的是人的精神與靈魂，內容上重創新，形式上不拘一格，多數作品都是超越功利性和實用性的。
（二）真實性
文學作品的真實是藝術的真實。它源於生活，而又高於生活。套用文書為解決實際問題而寫，強調的是方針政策的正確和客觀事實的真實。一切從實際出發，按照客觀規律行文，事實確鑿可信，統計數據準確無誤，有根有據，這是套用文書寫作對真實性的基本要求。
（三）思維的邏輯性
思維的邏輯性，是指在撰寫套用文書時，要講究邏輯。體現在文章的結構上，要條理清楚，段落之間具有明顯的邏輯關係；陳述的事項界限清晰，不交叉；內容前後講究因果，材料能夠證明觀點。雖然套用文書在撰寫過程中也有運用形象思維的時候，但多數文體是以具體的事件（或問題）為中心的，在闡述觀點，分析前因後果、現象和本質時，採用的多是邏輯思維的方式。例如，寫請示，要講清請示事項和請求批准的原因；寫總結，則應在陳述具體成績和存在問題的基礎上，分析說明取得成績和存在問題的原因；科技論文的結論，則來自於對材料的分析和對問題的推斷……
（四）格式的穩定性
格式是在長期的寫作實踐中形成的，如果逐漸為大家所接受，約定俗成，就成為慣用格式；如果格式被法定固化，就稱為規範格式。套用文書多數有慣用格式，其中國家行政機關公文具有規範格式。套用文書的格式的穩定性，使不同的文種清晰醒目，便於寫作、閱讀、承辦、歸檔、查詢，利用達到行文的目的。現當代文學作品一般沒有固定的格式規定。格式的穩定性是套用文書特有的屬性之一。
套用文書的分類
所謂分類是按照特定的標準而進行的。標準不同，分類結果相應也不同。
套用文書的文章體載，種類繁多。由於標準不同，分類結果也不盡相同。
套用文書對材料的處理
一、選擇材料的標準
（一）真實
真實，即寫進套用文書里的材料必須準確無誤，從大的事件到具體細節，甚至一句引語、一個數據，都不允許有絲毫的虛假。
（二）切題
切題，是指寫進套用文書里的材料，首先必須有針對性，能緊扣寫作主旨。選用的材料必須能準確地說明觀點。決不能材料和觀點互相脫節成為“兩張皮”。與主旨無關的材料，再生動也不能選用，否則將與主旨南轅北轍。其次，要選用能明確、具體、突出地說明主旨或觀點的材料，給人以深刻的印象、清晰的認識，不能籠統含糊，使人不得要領。
（三）恰當
為了使材料更有表現力、說服力，在寫作中，不妨從以下各個角度、各個方面恰當地選用材料：
1．選擇點面結合的材料說明觀點。用點上的典型材料說明問題的深度，用面上的材料概括說明問題的廣度。
2．選擇對比材料說明觀點。有比較才有鑑別，在敘述事實、說明情況時，套用文書常常選用優劣對比、新舊對比的材料以說明觀點。
3．選擇正反材料說明觀點。套用文書以正面闡述問題為主，但有時也用反面材料說明事物本質。通過正面材料和反面材料的互相映襯、比較，更能加深對事物的認識，將觀點闡述得更加鮮明。
4．選擇定性材料和定量材料說明觀點。套用文書在說明事物的現狀和發展變化時，除主要用文字材料加以定性說明、描述外，有時也用數據甚至圖表作定量說明，以使觀點更生動、更直觀，更具說服力。
（四）新穎
新穎，是指寫進套用文書里的材料，一定要有時代感，能夠表現客觀事物的發展變化趨勢，反映客觀事物的最新面貌，以及現實生活中人們最關心的那些新人、新事、新思想、新成果和新問題。
二、材料處理的常用方法
（一）篩選法
這種對材料進行鑑別、篩選，從紛繁複雜的材料中找到最切合主旨的材料的方法。
（二）類化法
這是通過確立反映事物本質特徵的、與分類目的相適應的標準，將紛繁複雜的材料進行梳理歸類的方法。
（三）截取法
這是選用一個完整事件的片斷或完整事物中的部分以表現觀點的一種處理材料方法。用這種方法，不求事件的連貫、事物的完整，只求能言簡意賅地說明問題和闡明觀點。敘事性較強的套用文書，如簡報、通報、調查報告以及套用文書中敘事性較強的部分，常用此法。
截取材料的多少或詳略，需適度。為此，必須考慮材料與觀點的密切程度、讀者對材料的熟悉程度，同時，在截取材料時，不能斷章取義，不能扭曲原意，還要注意上下文的銜接過渡，並與整篇文章表述角度一致，不能牽強附會、生硬彆扭。
（四）撮要概述法
這是對雖有價值但卻非常紛繁的材料加以概括壓縮，使精華部分更為突出的方法。在具體做法上，對敘述性的事實材料，往往保留主幹，抓住要點，理清線索，剔除細節，變描寫、詳述為略述、概述，只要求簡要交代事件的概貌和實質，而不求像文學作品那樣細膩傳神，形象感人。如《中共××市委、××市人民政府關於在全市開展向何國治烈士學習活動的決定》中，便是以撮要概述法寫何國治的英雄事跡。“決定”寫道：
××××年5月26日下午5時44分，我市3名兒童在錦江河九眼橋下踩水玩耍時，不慎失腳跌入水深湍急的回水凼，生命危在旦夕。青年工人何國治聽到呼救，毫不猶豫地第一個跳入河中搶救，奮力將溺水兒童推向淺處。何國強等幾名青年也隨後相繼跳入河中，齊心協力救起3名兒童。在搶救中，何國治英勇犧牲。他們見義勇為、捨己救人的英雄事跡，譜寫了一曲社會主義精神文明的壯麗凱歌，受到全市人民的熱情讚揚。
何國治同志生前是成都市房地產經營公司職工，共青團員。他熱愛祖國、熱愛人民，時時處處學雷鋒、樹新風，工作勤奮，埋頭苦幹，勤儉節約，珍惜國家財產，勇於同壞人壞事作鬥爭，在平凡的崗位上作出了不平凡的事跡，表現了一個共青團員獻身社會主義事業的崇高信念和優秀品質。
300多字已經濃縮了英雄光輝的一生和捨己救人的英雄事跡，體現了套用文書敘述事實材料的寫作特徵。
三、材料與觀點的組織形式
（一）先列材料，後亮觀點
這種形式，先介紹事實，說明論據，或列舉數字，然後水到渠成地歸納出觀點、推論出結論。這種安排由事到理，說服力強。敘事性套用文書或文中敘事性較強的片斷，常採用這種方法安排材料。
（二）先亮觀點，後列材料
這種形式，常用層、段、條首句先概括亮出觀點或問題，然後列舉事例陳述觀點，或用理論材料和事實材料論述這個觀點。這種寫法，觀點鮮明，頭緒清楚，先聲奪人，引人注目。大量套用文書採用這種形式安排材料。
（三）邊列材料，邊亮觀點
這是一邊舉材料，一邊亮觀點即夾敘夾議的方式。這種方式的優點是既擺事實又講道理，行文層層深入，使人便於理解。在套用文書中，敘事說理較強的篇段常採用此種寫作形式。
套用文書的結構
一、對套用文書結構的要求
（一）要反映客觀事物的本質聯繫和規律
客觀事物本身有它的存在形式、特點和運動規律。文章表現的對象是客觀事物，其結構形式應取決於內容，體現客觀事物本身的內在本質聯繫。套用文書寫作更是如此。如寫通報，無論是用於傳達重要情況，還是用於表彰或批評，都必須把事實敘述清楚。因此，套用文書作者要依據事件發展的過程、事物的特徵來安排正文結構，以反映對象的內在本質及規律。
（二）要適應不同文種的體式特點
凡文種都有相對穩定的結構體式，套用文書一般都具有一定的體式規範。套用文書的結構安排需適應體式的規範要求。這就要注意研究、把握公文和其他套用文書文體樣式的規範。如寫市場調查報告，要寫基本情況、分析評價和建議。如寫規章制度，則一般要用條款式來寫。
（三）具有嚴密性
文章的各部分要成為一個統一的整體，共同表達一個主旨，或由統一的主旨統領，部分和部分之間不能互相矛盾或不相關聯，或者說，文章從內容到結構都要周全，避免因遺漏而表達不全。例如，寫一份請示，結構上該有請示緣由、事項和要求三個層次。有的請示，理由輕描淡寫，不具備使上級機關批准的充分依據；或是沒有要求，使上級機關不明白要批覆什麼。結構不完整，行文就難於達到目的。
結構內容嚴密的文章，必定是結構完整的文章。
要使文章的部分與部分之間，或呈現因果關係，或呈現主次關係，或呈現並列關係，或呈現表里關係，各部分互相彌補、互相協助，而不互相矛盾、互相拆台，而共同使文章的結構及內容具有嚴密性。要達到這樣的要求，關鍵還是取決於作者的思路。
二、套用文書的結構類型
套用文書的結構類型，是指套用文書的文章結構，即正文在外部形態上所表現出的形式。套用文書的外部形態大體有十種類型。
（一）篇段合一式
正文全文內容包容在一個完整的自然段內，即一個段落就是一篇完整的文章。這種形式常用於內容單一的套用文書。
（二）兩段式
這是內容簡單、篇幅簡短的套用文書常用的形式。如，把篇段合一式中的結語部分單獨列為一段，可成為兩段式。或把三段式中的結語部分省略，寫作目的或原由、行文事項各為一段，也可以成為兩段式。
（三）三段式
這是短篇套用文書比較常見的外部結構形式，即正文分為寫作目的或原由、事項、文章結語三個層次。
（四）多段式
它用於內容稍多、篇幅稍長的套用文書。一般是開頭概述情況、說明原由、目的或依據，結尾單獨成段或省略結尾段，主體部分內容稍多分別寫為若干段。如果是內容多、篇幅長的套用文書，一般不宜採用多段式，而宜採用分部式。
（五）分部式
這種結構形式，通常把文章分成幾個大部分，每個部分就是一個層次。為了做到眉目清楚，每個部分可用小標題或者序號列出，但多用序號加小標題的形式。小標題或者作為層旨句概括該部分中心，或者提示該部分內容範圍。這種結構形式容量較大，眉目清楚，頭緒分明，適用於內容較多、篇幅較長的套用文書。工作總結、理論文章、調研文章等類常用這種結構。它常體現為套用文書基本結構形式縱式結構中的遞進式結構，寫作時一定要注意前後各部分由淺入深或者由實到虛、由表及里的邏輯順序，以及各部分間的邏輯聯繫。
（六）貫通式
有人把它與多段式歸為同類，但它與多段式仍有區別。貫通式是圍繞中心，按時間順序、事物發展順序或者認識順序，抓住主要線索，比較完整地敘述或說明一個事項、一項工作、一個道理。它不分條文，不用小標題，前後貫通，以自然段落組成全篇。這種結構適用於內容比較單一的敘述性或者說明性為主的套用文書。
（七）條款（項）式
法規、規章和職能部門的一些文書，不少用這種形式，顯得眉目清楚，排列有序，簡潔明了。條款（項）式結構，有以下兩種：
1．章斷條連式。適用於內容多、篇幅長的法規、規章。這種結構以章為序劃分層次，各章下的“條”不依章斷開另起開頭，而是連續編號。這便於執行承辦時援引有關條文。章下可分條，極少數還在章下分節，節下再分條。章、節、條均用小寫漢字數目表示，如第一章、第一節、第一條。條下有的分款，款不帶序數，一個自然段就是一款；條下有的列項。項冠以帶圓括弧的漢字數碼（一）、（二）等。項下可分目，目冠以阿拉伯數字1、2等。
2、條文並列式。適用於內容不太多、篇幅不太長的法規、規章和其他套用文書。條下同樣可分款或項、目。若不是法規、規章的其他套用文書，通常不用“第×條”標示，其標法形如：第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“⒈”，第四層為“（1）”；不另以其他數碼為序數。若是只有一個層次，則以“一、”“二”這類數碼為序數。
條下的款或項、目獨立成段。段間內容具有相關性。
（八）總分條文式
這是套用文書用得較多的一種外部結構形式，公文、規章、契約等文書，常採用這種結構。文章開頭部分（即引言部分）先總說：或概述情況，或說明寫作目的、依據、原因，或闡明主旨，擺出結論。後文則分條文分述有關內容，每條或說明事物的一個方面，或圍繞主旨闡述一個問題，或分析事件的一個原因，或提出一項要求、措施、辦法等等。條文的層級結構序數，與條文式的寫法一樣。有的在分條之後還有一個總說的結尾，形成“總說—分說—總說”的結構。安排條文的要求，與條文並列式結構相同。
（九）表格式
這是套用文書不同於其他文體所特有的一種結構形態。不少經濟管理職能部門如工商行政管理部門、稅務部門、專利管理部門等機構和不少企業如銀行、保險公司及廠礦、公司等單位，他們制發的各種專門檔案，大都採用表格式。
（十）不成文式
這是套用文書特別是其中的告啟類文書所特有的一種外部形態。它不像一般文章那樣有完整的結構內容，開頭、結尾、層次、段落、過渡和照應都不一定齊備或有明顯標示，從其外部形態來看也不像傳統的文章樣式，語言表述方式也有其特殊性，通常運用圖文相間的形式或者圖表形式。典型的不成文式多是一些廣告、海報等告啟文書，有的還圖文相映，很具吸引力。它同表格式文書一樣，看似不成文，沒有傳統文章的形式，但表達效果常常比成文好。運用這種形式撰寫告啟文書時，一是告啟事項要周全，二是要注意突出重點，不能因圖害意，讓圖畫沖淡、掩蓋了主要內容。
