辦公自動化(新型辦公方式)

辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）是將現代化辦公和計算機技術結合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統一的定義，凡是在傳統的辦公室中採用各種新技術、新機器、新設備從事辦公業務，都屬於辦公自動化的領域。通過實現辦公自動化，或者說實現數位化辦公，可以最佳化現有的管理組織結構，調整管理體制，在提高效率的基礎上，增加協同辦公能力，強化決策的一致性 。

基本介紹

• 中文名：辦公自動化
• 外文名：Office Automation
• 簡稱：OA
• 類型：計算機網路結合的新型辦公方式

基本概念

辦公自動化（office Automation，OA）是在設備、通信逐步實現自動化的基礎上，通過管理信息系統（Management Information System，MIS）的發展而興起的一門綜合性技術。它是將計算機網路與現代化辦公相結合的一種新型辦公方式，它不僅可以實現辦公事務的自動化處理，而且可以極大地提高個人或者群體辦公事務的工作效率，為企業或部門機關的管理與決策提供科學的依據。在辦公自動化管理領域，如果說硬體技術是其環境保障，則軟體技術就是辦公自動化各項功能得以順利實現的靈魂所在。自20世紀70年代，從單機處理開始，例如，採用微型機處理文字，進而完成檔案歸檔、記錄指示、電話自動記錄等任務。20世紀80年代後進入辦公自動化的快速發展期，在辦公室中普遍採用計算機作為高一級的管理工具，如信息檢索、輔助決策等，出現辦公設備和計算機、通信等互連構成的計算機網路系統，利用網路集成技術，人對辦公信息的處理能力出現質的飛躍，辦公自動化成為智慧型建築的一個主要標誌。

目前，辦公自動化系統成為包括計算機、通信、聲像識別、數值計算及管理等多種技術的一個綜合系統。計算機技術、通信技術、系統科學和行為科學被視為辦公自動化的四項支撐，工作站( Work Station)和區域網路(Local Area Network)成了辦公自動化的兩大支柱。

發展歷程

辦公自動化的發展大致經歷了3個階段：

實現了個體工作自動化

第一代辦公自動化的特點:以個人計算機和辦公軟體為主要特徵，軟體基於檔案系統和關係型資料庫系統，以結構化數據為存儲和處理對象，強調對數據的計算和統計能力，實現了數據統計和文檔寫作電子化，完成了辦公信息載體從原始紙介質向電子的飛躍。

20世紀60年代，人類社會出現了一次新的技術革命——“信息革命”、“信息化社會”的出現使社會信息量迅猛增加，使得辦公人員和辦公費用也大量增加，但辦公效率卻相對較低。據不完全統計，在一些主要工業化國家中，大約有40%以上的工作人員從事辦公室工作。

20世紀70年代初期到中期，已開發國家為解決辦公業務量急劇增加對企業生產率產生巨大影響的問題，提出了辦公自動化理念。1972年，靠磁芯存儲技術起家的美籍華人科學家王安博士開創了王安公司，並推出了文字處理系統( Word Processing System)，從此WPS詞正式出現。WPS把王安公司推向了事業的頂峰，使辦公自動化發展到一個嶄新的階段，從而形成了一個新的概念—“辦公自動化”並逐步成為一門綜合技術學科。

20世紀80年代中期，OA技術在我國得到了較快的發展，從中央到地方各級政府部門率先採用OA技術，使辦公效率和辦公質量不斷提高，我國一些大中型企業也先後引入OA技術，提高了企業的發展空間和競爭力。

實現了工作流程自動化

第二代辦公自動化的特點：以網路為中心，非結構化數據的信息流(或工作流)為主要存儲和處理對象，不僅提高了辦公效率，還增強了系統的安全性。

從信息技術的發展來看，基於關係型資料庫的第一代辦公自動化系統存在許多不足：

①PC的負擔過重，價格偏高；

②缺乏公共的基礎通信平台，通用性差、可再用性低，不具備通信和協同工作的能力；

③系統自適應能力差，只能按開發時確定的思路、流程和功能處理信息；

④信息管理只限於機關、企事業自身內部，沒有或缺少外部信息來源。

隨著區域網路、廣域網和網際網路的高速發展，辦公自動化的內涵也發生了變化。自1982年美國國防部把TCP/IP協定作為網路標準正式生效以來，全世界越來越多的個人計算機聯到了 Internet上，可方便瀏覽查詢世界各地的信息資源，解決了第一代辦公自動化存在的諸多不足。

實現以知識管理為核心

第三代辦公自動化的特點:以網路( Internet/Intranet/ Extranet)為中心，以數據、信息所提煉和組織的知識為主要處理內容和對象。1996年，世界“經濟合作與發展組織”( Organization for Economic Cooperation and Development，OECD)在“科學技術和產業展望”的報告中首次提出了“知識經濟”( KnowledgeEconomic)的新概念，知識經濟的建立和發展主要指發展科學技術、教育以及創新( Innovation)應變能力( Responsiveness)生產率( Productivity)和技能素質( Competency)為主要內涵的知識管理( Knowledge Management)。“辦公”的內容已經不再是簡單的檔案處理和行政事務，而是一個管理的過程，在辦公管理中，工作人員之間最基本的聯繫是溝通、協調和控制，這些基本要求在以知識管理為核心的辦公自動化系統中都將得到更好的滿足。

辦公自動化系統的發展恰好與數據、信息和知識的演變同步，即由以數據為主要處理內容的第一代辦公自動化發展到以信息為主要處理內容的第二代辦公自動化，再發展到以知識為主要處理內容的第三代辦公自動化。辦公自動化的3個發展階段中實現了兩個飛躍，即由數據處理向信息處理的飛躍，由信息處理向知識處理的飛躍。在辦公自動化系統的發展中，使用辦公自動化系統的人員範圍逐步擴大，由機關、企事業行政人員擴展到企業的管理層及企業的全體員工。

功能介紹

OA軟體的核心套用是：流程審批、協同工作、公文管理(國企和政府機關)、溝通工具、文檔管理、信息中心、電子論壇、計畫管理、項目管理、任務管理、會議管理、關聯人員、系統集成、門戶定製、通訊錄、工作便簽、問卷調查、常用工具(計算器、萬年曆等)。

OA管理平台基於“框架+套用組件+功能定製平台”的架構模型，主體部分由30多個子系統組成，包括信息門戶、協同工作、工作流程、表單中心、公文流轉、公共信息、論壇管理、問卷調查、計畫管理、會務管理、任務管理、關聯項目、關聯人員、文檔管理、外部郵件、線上考試、車輛管理、物品管理、設備管理、常用工具、辦理中心、線上訊息、督辦系統、簡訊平台、常用工具、人事管理、功能定製平台、集成平台、系統管理等，近萬個功能點。

五大特性

OA強調辦公的便捷方便，提高效率，作為辦公軟體就應具備幾大特性：易用性、健壯性、開放性、嚴密性、實用性。

易用性

沒有全面的套用做基礎，一切都是空談。

管理落地必須面向全員，所以，軟體也必須能夠被全員所接受，被全員所喜愛。如果易用性不強，這個前提就不存在了，制度落地就只能是空談。而任何軟體都是需要培訓的，不過上網卻幾乎人人都會。所以，就支撐制度落地的軟體而言，走網頁風格可能是個最佳選擇。

健壯性

必須具備超大用戶、高並發套用的穩定性。

管理“落地”必須面向全員，所以支撐“落地”的軟體也必須能保證全員套用的穩定性，尤其是針對集團型企業，軟體必須具備超大用戶、高並發套用的穩定性，否則，一旦出問題，哪怕是小問題，都可能影響到現實的集團業務，從而造成不可估量的損失。

開放性

能夠與其它軟體系統完成必要的關聯性整合套用。

管理“落地”在現實管理中滲透到管理的各個方面，而沒有哪一套軟體能夠獨立的完成所有方面的管理需求，所以，支撐制度“落地”的軟體必須具備全面而廣泛的整合性，能夠從其它軟體系統中自動獲取相關信息，並完成必要的關聯性整合套用。 　從技術上看，採用整合性強的技術架構（J2EE）作為底層設計對軟體的整合性會有決定性的幫助。如此，軟體就能預留大量接口，為整合其他系統提供充分的技術保障。同時，現實的整合經驗也必不可少，因為整合套用不光涉及到技術層面，還包括對管理現實業務的理解、整合實務技巧、整合項目把控等實際操作技能要求。

嚴密性

必須同時實現信息數據上的大集中與小獨立的和諧統一。

企業，尤其是集團型企業，從制度落地的現實需求來看，一方面必須有統一的信息平台，另一方面，又必須給各個子公司部門相對獨立的信息空間。所以，軟體不僅要實現“用戶、角色和許可權”上的三維管控，還必須同時實現信息數據上的大集中與小獨立的和諧統一，也就是必須實現“用戶、角色、許可權+數據”的四維管控。

實用性

軟體功能必須與管理實務緊密結合，否則藥不對症，反而可能有負作用。而且，還必須能適應企業管理髮展的要求。

現實中，企業一方面需要軟體盡最大可能的滿足現有需求，另一方面，管理本身也是個不斷發展的過程，所以，企業又需要軟體能夠滿足發展的需求。面對這個現實與發展間的矛盾，業界常見的有三種解決模式，項目化、產品化和平台化。

軟體技術特點

設計出一套好的OA系統遠非增加幾個特色功能這么簡單，它需遵循如下幾個設計原則。

可行性和適應性

可行性，是指OA應該能夠滿足組織辦公的核心需要，滿足其必須實現的主要功能，而不是超越當前的技術水平。

適應性，是指OA產品的實施條件適應組織當前的環境，超越環境的設計注定產生失敗的產品。

前瞻性和實用性

OA系統的開發設計，既要考慮到最大限度地增加系統的價值，最大限度地符合各套用者的需求，充分考慮系統今後的擴展和延伸，實施過程應始終貫徹面向套用，圍繞套用，依靠套用部門，注重實效的方針，同時又要兼顧到成本控制、項目周期控制等因素，因此在功能的部署上也需要遵循實用主義。

先進性和成熟性

先進的管理理念、技術和方法，可以提升企業的競爭力，延長系統的生命周期，但同時，任何創新都如小白兔實驗，風險較大，因此又要注意軟體系統、硬體設備、開發工具、軟體產品是否成熟，在先進性和成熟性之間找到平衡點，成為價值最大化的關鍵。

開放性和標準性

OA系統的開放性和標準性，是指OA軟體系統的底層應支持各個層次的多種協定，支持與業務系統的互通、互聯，套用系統採用標準的數據交換方式，保證數據共享。在當前和未來，OA系統需要輕鬆地與各種作業系統、中間件、資料庫、業務系統及工具軟體進行平滑對接，當前OA的主流廠商都在這方面做了充分的考量。

可靠性和穩定性

OA系統里流轉了大量的管理數據，因此必須是可靠的，一般的人為和外部的異常事件不應該引起系統的崩潰。當系統出現問題後應能在較短的時間內恢復，而且系統的數據是完整的，不會引起數據的不一致。

安全性和保密性

OA系統的開發設計既考慮信息資源的充分共享，更要注意信息的保護和隔離，因此系統應分別針對不同的套用、不同的網路通信環境和不同的存儲設備，採取不同的措施，包括系統安全機制、數據存取的許可權控制等以確保系統的安全性。

可擴展性和易維護性

為了適應未來的業務拓展和項目的功能擴展，必須充分考慮以最簡便的方法、最低的投資，實現軟體系統的擴展和維護擴展。

因此，在OA軟體系統的開發設計中，需要考慮到套用及系統不斷擴展的要求，以形成一個易於管理、可持續發展的體系結構。未來業務的擴展只須在現有機制的基礎上，增加新的套用與服務模組。一方面當套用量增加，用戶數增加時系統可以平滑增加伺服器的方式來支撐新的壓力要求；一方面，當新的技術和產品出現進行升級時，系統能夠平滑過渡而不影響用戶的使用；另一方面，產品有新的功能增加時，可以通過外掛程式和模組定製平台的方式，輕鬆實現業務的擴展。

在設備選擇及網路方案上堅持開放性原則，使系統對各種硬體設備的互連互通；在軟體上支持跨平台和開放數據接口，便於與其它系統軟體互相集成，未來支持與業務系統、門戶等系統的單點登錄集成，在可獲得相應系統的數據結構情況下，實現與這些系統的套用、門戶、數據等各層面上無縫連線。

系統的管理和維護，應該採用集權和分權相平衡的思想，如OA產品設定了系統管理、套用管理和個人管理對系統進行分層授權和分層維護。

利用系統提供的工具，無須編寫代碼，方便用戶自行進行客戶化功能改造，方便用戶自行定製界面數據項的顯示；同時在網路或系統出現問題時能及時、快速地恢復系統的正常運行，保證系統的可恢復性，具有較高網路系統的抗干擾能力。

美觀性和易用性

系統用戶界面的設計採用Web2.0用戶界面設計技術，界面根據用戶需求靈活更改（增強標籤分類特性），注重用戶體驗，使系統各項功能易見、易學、易用、易維護、易管理。

作為全員套用系統，易用性和用戶體驗是項目成敗的關鍵要素。所提供的產品採用B/S的登錄方式、可以採用電腦、手機等各種方式下登錄，採用了AJAX、圖形化編輯器等各種新技術，並且易讀、易理解、易操作，用戶界面簡潔、美觀、友好，易於用戶掌握、操作和使用；系統管理的使用及管理也以簡便、易於操作、方便實用為準則。

大並發能力支撐

作為集團化、多組織、大用戶的單位，OA軟體系統的開發設計，應該支持套用和資料庫等多重負載均衡能力，支持附屬檔案伺服器和資料庫伺服器分離技術，從而支持數萬用戶同時線上和同時操作的能力，不會因為用戶數的增長或者信息量的增長，而導致系統回響能力下降。

系統並發能力：通過集群方式，在技術上沒有並發上限，因此能完全保障用戶未來的人員擴張需要。

平台技術

(1)微軟的.Net+關係型資料庫(RDB)技術

微軟以其功能強大、易用的Oice套件占領了桌面作業系統的套用，並為廣大辦公人員所接受，基於Net+RDB的辦公平台以簡單、靈活以及易用的特點獲得了廣泛的市場支持。

(2)SUN的J2EE+RDB技術

J2EE標準以其開放性、與平台無關性引領著技術發展的方向，並迅速在各類套用系統中得到廣泛套用與推廣，在OA領域中不斷擴大。

(3)IBM的 Lotus domino技術

Lotus於1989年推出，以電子郵件、協同、非結構文檔處理、安全機制見長，一度成為OA的標準套用與開發平台。

基礎架構

OA平台採用基於分層、標準和構件等進行架構。平台架構遵循JEE標準、SOA標準、WFMC標準、W3 C fOrm標準、JSR168、WSRP等標準。OA平台架構應支持多種部署模式、多種作業系統、各種資料庫和中間件，並具備完備的配置體系、接口體系和外掛程式體系，從而支持未來的擴展空間。

OA平台架構底層是硬體、作業系統及伺服器群。底層之上通常採用5層架構:資料庫層、服務層、套用層、表現層和用戶層。

OA辦公自動化系統功能框架

資料庫層主要包括關係資料庫和非關係資料庫;服務層包括提供服務的各種引擎、工具或接口;資料庫層與服務層之間部署各種中間件;套用層包括公文管理、流程規範等各種辦公套用系統與各種業務系統;表現層主要包括各種信息門戶;用戶層包括瀏覽器、PAD客戶端或 Mobile客戶端等。

隨著科學技術的發展和社會競爭環境不斷變化，OA系統的內涵與外延不斷拓展，OA平台內容越來越豐富，功能越來越強大，性能也越來越先進。

硬體環境

辦公自動化是以提高辦公效率、保證工作質量和舒適性為目標的綜合性、多學科的實用技術。一般由計算機電腦、電話機、傳真機、PC、文字處理機、聲像存儲等各類終端設備以及相應的軟體組成。其內容包括語音、數據、圖像、文字信息等的一體化處理。

辦公自動化系統的硬體組成模式一般與系統要求、企業規模和組織結構以及地域分布密切相關，以下從硬體系統組成的模組化和層次化來介紹幾種基本模式。

單機系統模式

單機系統模式適用於小型單位的OA系統，一般配置1台PC來進行一些輔助辦公和管理，隨著硬體價格下降和OA系統的推廣使用，這種模式已被微機區域網路模式所代替。

微機區域網路系統模式

微機區域網路是一種中等耦合程度的多機系統，它具有的分散式處理和客戶/伺服器運算環境的特性，代表著當前先進的系統構成模式和發展方向。

系統集成模式

對於一些大型企業或智慧型建築中專用樓來說，其OA系統地理位置分散，自動化程度要求高，信息處理要求速度快、容量大。

三個套用層次

OA系統、信息管理級OA系統和決策支持級OA系統是廣義的或完整的OA系統構成中的三個功能層次。三個功能層次間的相互聯繫可以由程式模組的調用和計算機數據網路通信手段做出。一體化的OA系統的含義是利用現代化的計算機網路通信系統把三個層次的OA系統集成一個完整的OA系統，使辦公信息的流通更為合理，減少許多不必要的重複輸入信息的環節，以期提高整個辦公系統的效率。

一體化、網路化的OA系統的優點是，不僅在本單位內可以使辦公信息的運轉更為緊湊有效，而且也有利於和外界的信息溝通，使信息通信的範圍更廣，能更方便、快捷地建立遠距離的辦公機構間的信息通信，並且有可能融入世界範圍內的信息資源共享。

第一個層次

OA技術分為三個不同的層次：第一個層次只限於單機或簡單的小型區域網路上的文字處理、電子表格、資料庫等輔助工具的套用，一般稱之為事務型辦公自動化系統。辦公事務OA中，最為普遍的套用有文字處理、電子排版、電子表格處理、檔案收發登錄、電子文檔管理、辦公日程管理、人事管理、財務統計、報表處理、個人資料庫等。這些常用的辦公事務處理的套用可作成套用軟體包，包內的不同應用程式之間可以互相調用或共享數據，以便提高辦公事務處理的效率。這種辦公事務處理軟體包應具有通用性，以便擴大套用範圍，提高其利用價值。此外，在辦公事務處理級上可以使用多種OA子系統，如電子出版系統、電子文檔管理系統、智慧型化的中文檢索系統（如全文檢索系統）、光學漢字識別系統、漢語語音識別系統等。在公用服務業、公司等經營業務方面，使用計算機替代人工處理的工作日益增多，如訂票、售票系統，櫃檯或視窗系統，銀行業的儲蓄業務系統等。事務型或業務型的OA系統其功能都是處理日常的辦公操作，是直接面向辦公人員的。為了提高辦公效率，改進辦公質量，適應人們的辦公習慣，要提供良好的辦公操作環境。

第二個層次

信息管理型OA系統是第二個層次。隨著信息利用重要性的不斷增加，在辦公系統中對和本單位的運營目標關係密切的綜合信息的需求日益增加。信息管理型的辦公系統，是把事務型（或業務型）辦公系統和綜合信息（資料庫）緊密結合的一種一體化的辦公信息處理系統。綜合資料庫存放該有關單位的日常工作所必需的信息。例如，在政府機關，這些綜合信息包括政策、法令、法規，有關上級政府和下屬機構的公文、信函等的政務信息；一些公用服務事業單位的綜合資料庫包括和服務項目有關的所有綜合信息；公司企業單位的綜合資料庫包括工商法規、經營計畫、市場動態、供銷業務、庫存統計、用戶信息等。作為一個現代化的政府機關或企、事業單位，為了最佳化日常的工作，提高辦公效率和質量，必須具備供本單位的各個部門共享的這一綜合資料庫。這個資料庫建立在事務級OA系統基礎之上，構成信息管理型的OA系統。

第三個層次

決策支持型OA系統是第三個層次。它建立在信息管理級OA系統的基礎上。它使用由綜合資料庫系統所提供的信息，針對所需要做出決策的課題，構造或選用決策數字模型，結合有關內部和外部的條件，由計算機執行決策程式，作出相應的決策。隨著三大核心支柱技術：網路通訊技術、計算機技術和資料庫技術的成熟，世界上的OA已進入到新的層次，在新的層次中系統有四個新的特點：

⑴集成化。軟硬體及網路產品的集成，人與系統的集成，單一辦公系統同社會公眾信息系統的集成，組成了“無縫集成”的開放式系統。

⑵智慧型化。面向日常事務處理，輔助人們完成智慧型性勞動，如：漢字識別，對公文內容的理解和深層處理，輔助決策及處理意外等。

⑶多媒體化。包括對數字、文字、圖像、聲音和動畫的綜合處理。

⑷運用電子數據交換（EDI）。通過數據通訊網，在計算機間進行交換和自動化處理。

這個層次包括信息管理型OA系統和決策型OA系統。例子 事務級OA系統稱之為普通辦公自動化系統，而信息管理級OA系統和決策支持級OA系統稱之為高級辦公自動化系統。例如，市政府辦公機構，實質上經常定期或不定期的收集各區、縣政府和其它機構報送的各種檔案，然後分檔存放並分別報送給有關領導者閱讀、處理，然後將批閱後的檔案妥善保存，以便以後查閱。領導者研究各種檔案之後作出決定，一般採取檔案的形式向下級返回處理指示。這一過程，是一個典型的辦公過程。在這一過程中，檔案本身是信息，其傳送即是信息傳送過程。但應當注意到，領導在分析決策時，可能要翻閱、查找許多相關的資料，參照研究，才能決策，所以相關的資料查詢、分析，決策的選擇也屬於信息處理的過程。

系統安全策略

辦公自動化可以說是網路通信技術和現代辦公不斷發展、融合的必然產物，它的存在與套用能夠讓人們的生產管理更加便利。但隨著國內辦公自動化系統的不斷發展與普及，其中存在的安全風險越來越凸顯。而計算機網際網路獨特的發展方式和傳播能力，也從根本上決定了安全風險難以避免。但為了確保辦公自動化的健康發展，我們必須充分了解網際網路下辦公自動化所面對的安全問題，並查清問題存在的根本原因，然後採取有效的應對措施，最大程度地消除與防範辦公安全隱患。

1、進一步完善相關法律法規

為保障移動計算機網路辦公自動化的信息安全，首先應結合我國計算機網路辦公自動化發展現狀和需求，建立健全適用於我國國情的計算機網路法律監管體系。首先應當制定虛擬社會信息安全監管條例，重點圍繞網路盜竊、網路詐欺、非法入侵等內容制定處罰條例，並嚴格落實，違法必究。其次，針對網路信息進行立法，並設立專門的監管部門依法進行信息管理，從而為計算機網路信息的安全提供可靠的保障體系，並全面提升法律的威嚴性及其對違法犯罪分子的震懾力。

2、加強網路安全預警

現階段的辦公自動化網路安全預警系統主要包括入侵預警以及病毒預警兩大部分。在入侵預警系統中，其可以通過對入侵信息進行檢測，以分析並確定在網路中傳輸的信息數據是否得到了授權，一旦確定為入侵信息便會發出警告，以此來減少非法入侵對辦公系統造成的安全危害。而病毒預警系統則是通過對進出網路的信息數據包進行不間斷、持續性掃描，確保在全天候 24h監控所有進出網路的檔案，一旦發現病毒便會立即報警，通知使用者或管理員進行防範處理；與此同時，其還可以通過 IP 地址定位以及連線埠定位等對病毒來源進行跟蹤，並產生相關的掃描日誌和報告，對網路內所有病毒的活動實施追蹤性記錄，從而進一步提升網路對病毒的預警、防範能力。

3、數據安全保護

（1）針對入侵造成的數據安全威脅，我們可以通過加強資料庫的建設，確保其物理完整性、數據元素完整性以及邏輯完整性來提高數據安全防護能力。

（2）對於災難和病毒給數據安全帶來的威脅，最有效的保護方法就是加強物理保護及數據備份。

4、入侵防範及病毒綜合防治

（1）為了科學、有效的防範網路入侵，確保辦公自動化的網路安全，在辦公自動化體系建設過程中，應當做到內外網隔離並加強訪問控制，同時還要做好內部網路隔離以及分段管理的相應處理。

（2）相對而言，網路病毒的防治要比單機病毒防治的難度更大，網路病毒防治必須與網路管理有效結合起來，其最大的特點就在於網路管理功能，如果在病毒防治過程中忽略管理功能，很難達成病毒防治的目的。常用的措施主要有防火牆技術、防毒軟體、安全防護軟體以及技術人員定期檢查、系統定期升級等等。

5、數據備份及恢復

在辦公自動化系統安全防護中，數據備份和恢復也是一項極為重要的措施，當辦公自動化系統遭到非法入侵和病毒破壞時，我們完全可以通過數據備份來恢複數據資料，以確保數據信息的完整性。數據備份經常採用的方式又可以細分為系統自動備份和系統外備份。在辦公自動化系統日常安全管理中，我們應該同時運用兩種備份方法，以確保數據破壞後能夠儘快實施全盤恢復，為辦公自動化系統的數據安全提供雙重保障。

發展趨勢

隨著各種技術的不斷進步，辦公自動化的未來發展趨勢將體現以下幾個特點。

1．辦公信息數位化、多媒體化

在辦公活動中，人們主要採用計算機對信息進行處理，計算機所處理的信息都是數字信息，很多的信息都被處理成數字方式，這樣存儲處理就更方便。

同時，隨著多媒體技術、虛擬現實技術的套用，使人們處理信息的手段和內容更加豐富，使數據、文字、圖形圖像、音頻及視頻等各種信息形式都能使用計算機處理，它更加適應並有力支持人們以視覺、聽覺、觸覺、味覺、嗅覺等多種方式獲取及處理信息的方式。

2．辦公環境網路化、國際化

在人們的日常生活中，網路的套用已改變了人們的生活方式，也改變了人們的工作方式，完備的辦公白動化系統能把多種辦公設備連成辦公區域網路，進而通過公共通信網或專用網連成廣域辦公網，特別是Internet網路的發展與普及，通過Internet網路可連線到地球上任何角落，從而實現信息的高速傳播。它可以跨越時間與空間，特別是在與國外的辦公聯繫中，更是套用十分方便與廣泛。

3．辦公操作無紙化、無人化、簡單化

由於計算機要求處理的信息數位化，同時辦公環境的網路化使得跨部門的連續作業免去了以紙介質為載體的傳統傳遞方式。採用“無紙化辦公”，一方面可以節省紙張；另一方面是速度快、準確度高，便於文檔的編輯和復用，它非常適合電子商務和電子政務的辦公需要。

對於一些要求24小時辦公、辦公流程及作業內容相對穩定、工作比較枯燥、易疲勞、易錯、勞動量較重的一些工作場合，可以採用無人值守辦公。如自動存取款機的銀行業務、夜間傳真及電子郵件自動收發等。

由於計算機系統的高速發展，相關辦公軟體已十分成熟，操作界面更為直觀，使得人們在辦公活動中操作使用、維護與維修等更加簡單。

4．辦公業務集成化

在早期的辦公活動中，計算機系統大多是單機運行，或是各個部門分別開發自己的套用系統。在這種情況下，由於所採用的軟體、硬體可能出自多家廠商，軟體功能、數據結構、界面等也會因此不同。隨著業務的發展、信息的交流，人們對辦公業務集成性的要求將會越來越高。辦公業務集成包括：一是設備的集成，即實現異構系統下的數據傳輸與處理，這是辦公系統集成的基礎；二是應用程式的集成，即實現各種應用程式在同一環境下運行；三是數據的集成，不僅包括相互交換數據，而且要實現數據的互操作和解決數據語義的異構問題，以真正實現數據共享。