基本介紹
貨代操作員,基本操作流程,接受貨主詢價,接單,訂艙,做箱,報關,確認和修改,簽單,航次費用結算,提單發票發放,清算,海關退稅,常見的問題,
貨代操作員
基本操作流程
接受貨主詢價
1、 海運詢價：
a. 需掌握髮貨港至各大洲，各大航線常用的，及貨主常需服務的港口，價格；
b. 主要船公司船期信息；
c. 需要時應向詢價貨主問明一些類別信息，如貨名，危險級別等。（水路危規）
2、 陸運詢價：（人民幣費用）
a. 需掌握各大主要城市公里數和拖箱價格；
b. 各港區裝箱價格；
c. 報關費、商檢、動植檢收費標準。
3、 不能及時提供的，需請顧客留下電話、姓氏等聯繫要素，以便在儘可能短的時間內回復貨主。
接單
（接受貨主委託）
接受貨主委託後（一般為傳真件）需明確的重點信息：
1、 船期、件數
2、 箱型、箱量
3、 毛重
4、 體積
各箱型最大體積為：( 長*寬*高 ) 可裝體積， 可裝重量
1×20’GP=31CBM 6*2.38*2.38 25 17MT
1×40’GP=67CBM 12*2.38*2.38 55 25MT
1×40’HC=76CBM 12*2.7*2.38
1×45’GP=86CBM
（註：GP general purpose 普通箱；CBM cubic metre 立方米；MT metric ton 公噸 ；HC high cubic 高箱 ）
5、 付費條款、貨主聯繫方法
6、 做箱情況，門到門還是內裝
訂艙
1、新建委託 (訂艙操作員)
訂艙操作員必須及時在作業系統內創建業務編號、新建業務檔案，輸入業務有關數據。輸入業務數據包括但不限於此：業務各屬性、發收通信息、服務要求、提單要求、船名航次(如可能)、開航日期、起運港、中轉港、目的港、箱型箱量、貨名與數量，以及代理(如需要)等。
2、訂艙過程(訂艙操作員)
訂艙過程包括以下環節：膳制與傳送訂艙單、訂艙號或提單號確認、預配和報關艙單傳送確認、中轉港代碼確認和場站收據製作等，任何其中一環節未完成均視做訂艙未完成。訂艙完畢後，應及時將配艙信息輸入作業系統，輸入時應確保準確，並特別注意以下信息：船公司名稱、訂艙號或者海單號、船名航次、開船日期、箱型箱量以及運費/運輸條款等內容的核對。
3、艙位通知 (訂艙操作員)
無論是否需要我司代為提供當地各項服務的業務，訂艙確認單或者配船通知單等都必須第一時間通知客戶，確保上面的訂艙號與船名航次要清晰、準確，以免造成混淆。如有問題，積極配合客戶跟蹤處理預配和海關艙單等方面問題。
做箱
1、 門到門：
2、 內裝：
填妥裝箱計畫中:船期船名航次、關單號、中轉港、目的港、毛重、件數、體積、進艙編號等要因，先於截關日（船期前兩天）1~2天排好車班。
3、取得兩種做箱方法所得的裝箱單（CLP）
報關
（有時同時、有時先於做箱）
1、 了解常出口貨物報關所需資料。
a. 需商檢
b. 需配額
c.需許可證
d.需產地證
e.需提供商標授權、商標品名
f .出口香港地區貨值超過$10萬，其他地區超過$50萬，核銷時需提供結匯水單（複印件）
g. 需提供商會核價章
2、 填妥船名航次，提單號，對應裝箱單(packing list)，發票，所顯示的毛重淨重，件數，包裝種類，金額，體積，審核報關單的正確性（單證一致）。
3、 顯示報關單所在貨物的 “中文品名”，對照海關編碼大全，查閱商品編碼，審核兩者是否相符，按編碼確定計量單位，並根據海關所列之監管條件點閱所缺乏報關要件。
4、 備妥報關委託書，報關單，手冊，發票，裝箱單，核銷單，配艙回單（十聯單第五聯以後），更改單（需要的話）和其他所需資料，於截關前一天通關。
5、 跟蹤場站收據，確保配載上船。
6、 凡是退關改配的，若其中有下個航次，出運仍然需要，諸如許可證，配額，商檢，動植檢之類的檔案資料，退關、改配通知應先於該配置船期一個星期到達，以便（報運部）順利抽回資料，重新利用。否則只會順延船期，造成麻煩。
確認和修改
1、 問明顧客“提單”的發放形式：
a.電放：
需顧客提供正本“電放保函”（留底），後出具公司“保函”到船公司電放。
b. 預借(如可行)
需顧客提供正本“預借保函”（留底），後出具公司“保函”到船公司預借。
c. 倒簽(如可行)
需顧客提供正本“倒簽保函”（留底），後出具公司“保函”到船公司倒簽。
*此種情況下，多半是簽發HOUSE B/L.
d. 分單：
應等船開以後3~4天（候艙單送達海關，以保證退稅），再將一票關單拆成多票關單。
e. 並單：
應等船開以後3~4天（候艙單送達海關，以保證退稅），再將多票關單合成一票關單
f. 異地放單：
須經船公司同意，並取得貨主保函和異地接單之聯繫人，電話，傳真，公司名，地址等資料方可放單。
2、依據原始資料，傳真於貨主確認，並根據回傳確立提單正確內容。
簽單
1、 查看每張正本提單是否都簽全了證章。
2、 是否需要手簽。
航次費用結算
1、 海運費
a. 預付(FREIGHT PREPAID)
b. 到付(FREIGHT COLLECT)
2、 陸運費
a. 訂艙
b. 報關(包括返關之前己經報關的費用)
c. 做箱(內裝/門到門)
d. 其他應考慮的費用：
沖港費/沖關費
商檢、動植檢、提貨費、快遞費、電放、更改
提單發票發放
（提單樣本）
1、 貨主自來取件的,需簽收
2、 通過EMS和快遞送達的,應在“名址單”,上標明諸如:“提單號”、“發票號”、“核銷單號”、“許可證號”、“配額號"等要素以備日後查證
3、同行貨不替貨主墊付貨款拿不到提單的去“莊家聯盟訂艙”解決
清算
應在一個月內督促航次費用的清算並及時返還貨主的“核銷退稅單”
海關退稅
海關退稅有問題的,需更改並要提供如下資料:
l、報關數據正確、艙單不正確的
a. 經預錄後的〈海關返還的〉報關單複印件；
b. 場站收據複印件〈十聯單的第七聯即黃聯〉；
c. 提單正本複印件兩張；
e. 裝箱單(Container Load Plan)複印件；
f. 更正單（三聯、正本）。
2、短裝（多報少出）、溢裝（少報多出）
a. 船開5天（工作日）內沒能及時更正的:
先交納罰款金3000-5000;
貨主重新提供的發票、裝箱單（Packing list）
貨主重新提供報關單
提單副本複印件（加蓋“提單副本確認章”）
b. 船開5天（工作日）內更改的
提單副本複印件（加蓋“提單副本確認章”）
正本、正確的報關單
正本、正確的發票、裝箱單
常見的問題
1. 攬到沒有航線資源的貨，怎么安全快速找同行走貨。
跟自己公司有過交易的同行聯繫；
現在網上有不少電子商務的海運訂艙網站可以按航線尋找有優勢的同行。
找貨代協會交易平台“莊家聯盟訂艙”，共享的船東約價，信譽和價格都有保障；
2. 當車隊去船公司現場拿設備單時，說沒有預配怎么辦？
預配是船公司發給現場的同意放箱的一個指令！如果車隊說預配沒有，操作應馬上聯繫貨代及船公司或者船代。一般要求船公司重新下個指令如果有可能，採取預借的辦法。
3. 提單
4. 甩箱怎么辦？
1. 向船老大提出漏裝申請。
2.漏裝申請不下的話憑船公司工作聯繫單及新的船名關單，委託車隊去船公司做現場辦理改配移箱。並支付相關費用。
3.報關行取回新的配艙回單，需先去船公司抽取舊的場站收據，然後向海關辦理註銷。
5.報關行說配艙回單沒有海關回執無法報關，怎么辦？
操作人員可直接將配艙回單複印件傳真給船代，要求重新輸單傳送。
6.已進港區但未辦理報關的箱子，如何提離港區？
1 整套報關資料（正本）
2 船公司未上船證明（正本一式兩份）
3 進港箱單
4 配艙回單（正本）
憑以上資料委託報關行辦理退關證明，然後車隊憑證明到港區現場安排提箱計畫，至少兩個工作日。
