檔案管理(管理檔案)

檔案管理

管理檔案一般指本詞條

檔案管理是作業系統的五大職能之一,主要涉及檔案的邏輯組織和物理組織,目錄的結構和管理。所謂檔案管理,就是作業系統中實現檔案統一管理的一組軟體、被管理的檔案以及為實施檔案管理所需要的一些數據結構的總稱(是作業系統中負責存取和管理檔案信息的機構)從系統角度來看,檔案系統是對檔案存儲器的存儲空間進行組織,分配和回收,負責檔案的存儲,檢索,共享和保護。從用戶角度來看,檔案系統主要是實現"按名取存",檔案系統的用戶只要知道所需檔案的檔案名稱,就可存取檔案中的信息,而無需知道這些檔案究竟存放在什麼地方。

基本介紹

  • 中文名:檔案管理
  • 外文名:file management
  • 屬性:作業系統的五大職能之一
  • 涉及:檔案的邏輯組織和物理組織
  • 對象存儲器存儲空間
簡介,功能,方式,表示,國內系統分類,國外系統分類,工具,

簡介

檔案管理是作業系統中一項重要的功能。其重要性在於,在現代計算機系統中,用戶的程式和數據,作業系統自身的程式和數據,甚至各種輸出輸入設備,都是以檔案形式出現的。可以說,儘管檔案有多種存儲介質可以使用,如硬碟、軟碟,光碟,快閃記憶體,記憶棒,網盤等等,但是,它們都以檔案的形式出現在作業系統的管理者和用戶面前。
檔案管理是作業系統的五大職能之一,主要涉及檔案的邏輯組織和物理組織,目錄的結構和管理。所謂檔案管理,就是作業系統中實現檔案統一管理的一組軟體、被管理的檔案以及為實施檔案管理所需要的一些數據結構的總稱(是作業系統中負責存取和管理檔案信息的機構)從系統角度來看,檔案系統是對檔案存儲器的存儲空間進行組織,分配和回收,負責檔案的存儲,檢索,共享和保護。從用戶角度來看,檔案系統主要是實現"按名取存",檔案系統的用戶只要知道所需檔案的檔案名稱,就可存取檔案中的信息,而無需知道這些檔案究竟存放在什麼地方。

功能

① 集中存儲,統一的文檔共享
許可權管理,可針對用戶、部門及崗位進行細粒度的許可權控制,控制用戶的管理、瀏覽、閱讀、編輯、下載、刪除、列印、訂閱等操作
③ 全文索引,可以索引Office、PDF等檔案內容,快速從海量資料中精準查找所需檔案
④ 文檔審計,描述了文檔生命周期全過程中的每一個動作,包括操作人、動作、日期時間等信息,通過審計跟蹤您可以全局掌握系統內部所有檔案的操作情況。
⑤ 版本管理,文檔關聯多版本,避免錯誤版本的使用,同時支持歷史版本的查看、回退與下載。
⑥ 自動編號,可自由組合設計編號規則。
⑦ 鎖定保護,文檔作者和管理權用戶可將文檔鎖定,確保文檔不被隨意修改。當文檔需要修改或刪除時,可以解鎖,保證文檔的正常操作。
⑧ 規則套用,系統支持為目錄設定規則,指定動作、條件和操作,當動作觸發符合設定的條件,系統則自動執行規則的操作。
⑨ 存儲加密,檔案採用加密存儲,防止檔案擴散,全面保證企業級數據的安全性和可靠性。
⑩數據備份,支持資料庫備份和完整數據備份雙重保護,全面保障系統內部數據安全性。用戶可自行設定備份時間及位置,到達指定時刻,系統自動執行備份操作。
⑪ 文檔借閱,借出過程中可控制用戶訪問許可權。被借閱用戶會收到系統傳送的即時訊息通知。系統支持根據時間對借出的文檔自動進行收回處理。
⑫ 審批流程,可自定義審批流程,實現流程固化,解決企業內部流程審批混亂的問題。
⑬ 統計報表,自動統計人員、部門文檔使用情況和文檔的存儲情況
隨著信息化進程,檔案管理越來越受到企業的重視,但是企業在進行檔案管理的過程中,經常會碰到以下的問題:
① 海量檔案存儲,文檔存儲分散,管理困難;
② 查找緩慢,效率低下;
檔案版本管理混亂;
④ 檔案安全缺乏保障;
⑤ 文檔的命名和存儲無法規範化
⑥ 檔案無法有效協作共享;
⑦ 知識管理舉步維艱等。
所以檔案管理逐漸成為國內外業界研究的熱點。

方式

一般企業對文檔安全的管理方式大致分為以下四個階段:
第一階段:制定企業內部保密制度,嚴格限定機密文檔接觸人群範圍,設立保密管理機構,指派專人保管機密檔案,通過制度和紀律約束來保證文檔的安全。
第二階段:隨著計算機套用的普及,單純通過制度進行文檔安全管理越來越力不從心,企業開始採用專門的保密設備來管理機密文檔,如安裝專門的涉密計算機、使用認證存儲設備等。
第三階段:為適應信息化工作及無紙化辦公的要求,同時隨著網際網路技術的發展,為了應對來自網際網路的威脅,很多企業採用堵塞的方式,如區域網路隔離、封USB口、禁止列印等方式管理內部機密文檔。
第四階段:隨著套用的深入,人們逐漸認識到通過上述制度約束和封堵的方式,並不能從根本上解決泄密的問題,給員工的日常工作也帶來了極大的不便,嚴重降低了工作的積極性與工作效率,越來越不能適應管理的需求。企業迫切需要通過一種更人性化的方式來進行文檔安全管理,這樣的文檔加密軟體在文檔安全管理套用方面成為當前的主流方式。

表示

SQL Server中建立一個資料庫OfficeFiles,然後在其中建立一個數據表Physics,其結構如圖2所示,與客戶程式界而管理的檔案對應的數據記錄如圖3所示。欄位“級別”說明了該記錄信息是屬於資料夾還是檔案,如果值為0,則表明是檔案,否則是資料夾,並表明是哪級資料夾(例如:欄位“資料夾”值為“成人教育|計算機套用”,則該欄位值為2);欄位“資料夾”說明了檔案或資料夾在邏輯上的絕對路徑(為方便操作,在路徑的資料夾之間以及路徑末段插入了一個“|”分割符,因此,用戶在新建資料夾或重命名時,系統不允許在資料夾名中出現“|”);欄位“檔案名稱”說明了存儲的檔案的檔案名稱,其值為檔案名稱的全稱,即檔案名稱包括擴展名,如果值為“*",則表明該記錄是屬於資料夾,而不是檔案;欄位“檔案”是用於存儲檔案內容的,數據類型為Image,如果是資料夾,則無須過問該欄位。

國內系統分類

開始文檔管理系統
專注文檔的管理,解決企業與組織等多用戶間的文檔傳輸、共享版本與安全,系統為B/S結構加C/S結構,可完美使用於各種環境。系統支持分散式存儲、支持HA雙機熱備、支持多伺服器集群,可以滿足大量用戶、高並發等需求。
edoc2文檔管理系統
edoc2為企業提供了一個易用,安全,高效的文檔管理系統。通過edoc2,企業可以集中存儲和管理海量文檔和各類的數字資產(如Office文檔,電子郵件,多媒體文檔,工程設計文檔等等)。edoc2採用了領先的文檔許可權控制和加密技術,以保障文檔的安全。通過edoc2企業可以更高效地管理文檔的整個生命周期:創建、修改、版本控制、審批程式、存儲、查詢、重用以及歸檔。edoc2完整的產品線可以適應任何規模和複雜程度的公司體系。
三品EDM文檔協同管理系統
幫助企業集中規範管理圖文檔,提升企業技術掌控力,主要的功能點有:集中存儲、分類管理、文檔編碼、文檔歸檔、文檔發布、版本管理、業務定義、工作計畫、搜尋定位、流程審批、流程提醒等,幫助企業解決圖文檔管理的混亂狀態,讓企業文檔圖紙管理“井井有條”。
致得E6協同文檔管理系統
將文檔管理、紙質文檔管理、多媒體管理、圖文檔管理、安全加密、協同辦公等各種套用與管理全面整合,各功能間緊密關聯,全程無縫管理。
HOLA企業內容管理系統
為企業提供包含知識管理、文檔管理以及專業化諮詢服務在內的企業內容管理整體解決方案,幫助行業客戶理解、規劃、成功實施企業內容管理戰略。
易度文檔管理系統
幫助企業解決文檔的存儲、安全管理、查找、線上查看、協作編寫及文檔發布控制等問題。
網路硬碟:網路硬碟是基於雲存儲的檔案存儲、傳輸平台,使檔案的管理更加高效便捷。其無限量的存儲空間、多移動終端的協同工作,使網路硬碟得到企業和個人的青睞。目前,國內較為知名的網盤有115、同步盤華為網盤等。

國外系統分類

DocMgr,使用的是postgresql資料庫
KnowledgeTree Document Management,除了開源的版本,還有商業版本可用
MyDMS
OwnCloud:源於德國的著名開源軟體項目,目前已經被一家叫做常青科技的公司引入中國,該項目提供了一套強大的系統解決方案,是一套兼顧移動性和安全性的雲存儲檔案管理解決方案。能為企業或項目提供集中式的檔案存儲、上傳和共享服務,特別適合企業建立自己專用的檔案管理系統,是非結構化大數據和多媒體檔案的存儲管理的首選平台,實施該項目最大的價值在於取得企業運營最關鍵信息數據的控制權。
其他flickr、yupoo等線上圖片管理網站,只能管理圖片,不能管理其他類型的檔案

工具

QTTab檔案整理工具
FreeCommander檔案整理工具
Total Commander檔案整理工具
Everything檔案名稱搜尋工具
Ava Find檔案名稱搜尋工具
Locate32檔案名稱搜尋工具
谷歌桌面搜尋
TrueCrypt加密軟體
Winzip檔案壓縮工具
Winrar檔案壓縮工具
7-zip檔案壓縮工具
EasyRecovery磁碟數據恢復工具
FinalData數據恢復工具
超級檔案粉碎機

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