檔案控制程式

適用範圍

適用於本公司質量管理體系所使用的檔案控制。檔案的分類如下：

1.1 質量手冊：質量體系的描述、體系總要求、質量方針、質量目標等；

1.2 程式檔案：基礎設施控制程式、採購控制程式、生產控制程式、監視和測量控制程式等；

1.3 管理檔案：公司規章制度、管理規範等；

1.4 技術檔案：產品標準、工藝卡片、設備操作規程、檢驗規程、工程圖紙等；

1.5 外來檔案：法律法規、上級檔案、函件、政府規定等；

1.6 質量記錄：工序記錄、檢驗記錄、內審記錄、顧客滿意記錄等。

2.1 辦公室主管對質量體系檔案進行控制，並對版本有效性負責。

2.2 公司各部門負責對其使用的管理性檔案進行控制。

2.3 辦公室負責公司有關質量管理體系檔案的回收、保存和銷毀的歸口管理。

3.1 檔案的編寫

3.1.1 質量手冊、程式檔案和相關管理性檔案由管理者代表組織相關人員編寫；

3.2 檔案的編號規定

3.2.1 質量手冊編號：公司簡稱–SC；

3.2.2 程式檔案編號：公司簡稱–CX– XX(XX代表程式檔案順序號)；

3.2.3 外來檔案的編號：按外來檔案本身的編號；

3.2.4 管理性檔案的編號：公司簡稱–XX（註：編制部門代碼，代碼表另附）–類別（註：檔案不需要分類時，可略）-XX（註：序號，可略）

本公司檔案編號是依據編制部門不同劃分的，由各編制部門內部自行統一管理本部門的檔案編號。為保證檔案編號的單一性，準確性，新檔案作成前，作者向檔案編號管理者申請該檔案的編號，不可由檔案作者自行編排。

3.3 檔案的簽署和審批

質量管理體系所涉及的檔案在發布和使用前應按《質量手冊》中相關條款要求執行，以確保檔案的有效性和適宜性。

3.4 有效檔案控制

3.4.1 各部門應編制本部門的《受控檔案清單》，以控制所使用檔案的有效性。

3.4.2 《受控檔案清單》應清楚地標明檔案當前的有效版本和修訂狀態。版本號用“A”表示、修訂狀態用“0”表示。若有變化，數字順延。

3.4.3 《受控檔案清單》的整理原則。按部門內、部門外（部門外按部門）分類整理。

3.5 檔案的收發、回收及歸檔

3.5.1 各部門發放檔案時，應要求各部門清晰、完整地填寫《檔案發放/回收登記表》。

3.5.2 在回收檔案時，也應在《檔案發放/回收登記表》上進行登記。

3.5.3 各部門在收到外來檔案時，應在《外來函件收發登記表》上登記，並要求接收人簽字確認。

3.5.4 各部門應對職責範圍內管理的檔案進行整理、清查，對過時、作廢等檔案要及時清理、撤換，防止過期檔案的使用，保持動態管理。