基本介紹
- 中文名：會議公文
- 屬性：圍繞一個會議使用的
- 特徵：內容上的聚合性
- 性質：表現形式的多樣性與特殊性
分類,特點,基本要求,寫法,
分類
一般可分為以下八種：
一、會議指導文書。會議指導文書包括上級會議文書、上級指示文書、本級開會起因文書。
二、會議主題文書。會議主題文書包括開幕詞、工作報告、大會發言、選舉結果、正式決議、閉幕詞。
三、會議程式文書。會議程式文書包括日程安排、講話程式、選舉程式、表決程式。
四、會議簡報、記錄文書。會議簡報、記錄文書包括會議簡報、會議發言、情況反映、會議記錄。
五、會議參考文書。會議參考文書包括調查報告、典型材料等。
六、提案信訪文書。提案信訪文書包括會議代表提案、民眾來信、與會代表來信和各類來訪者交來的書面材料。
七、公告、傳達文書。公告、傳達文書包括會議公告、新聞報導、接受來訪、宣傳文章、傳達提綱、會議紀要。
八、會議管理文書。會議管理文書包括開會通知、會議須知、會議證件、保密制度、作息時間、生活管理等。
特點
會議公文形成或使用於會議，因而在內容性質、用途、表現形式、語言特色等方面均受會議性質的制約，呈現不同於其他公文的特點。現分述如下：
一、內容上的聚合性
從表面上看，會議公文的內容較豐富龐雜：既包括有關會議的過程，又包括有關會議的內容和精神；既包括有關會議的規則，又包括會議作出的規定和決議。實際上，會議公文的內容無非有兩個方面：程式方面和實體方面。前者涉及會議的程式、過程、規則等，後者涉及會議的主題，前者是從屬於、服務於後者的。同時，在實體方面，會議公文的具體議題、內容又從屬於會議的主題和精神。因而，會議公文在內容上具有高度的聚合性。
二、性質上的異質性
會議公文是形成或使用於會議的多種公文的總稱。它包含的諸文種，在性質上各有不同，如領導講話稿是指導性的，會議通知則屬知照性質；有些文種甚至同時兼有幾種性質，如會議報告，既有陳述、呈請性，又有一定的指導性。因而，就其整體性質而言，會議公文具有較強的異質性。
三、用途上的複雜性
會議是一項複雜的活動，無論是會議過程、會議規則、會議內容，還是會議性質、會議目的，均有著特殊的性質、特殊的要求。因而，服務於會議的公文，在用途上具有複雜性，如會議通知要告之與會者準時有效地參加會議所必須知曉的信息，開幕詞則要概括會議的綱領，會議記錄則須真實反映會議的面貌。
四、表現形式的多樣性與特殊性
會議公文性質和用途上的複雜多樣性，決定了其表現形式的多樣性。同時，在此多樣性之中，又有著一種特殊的規定性，即無論何種表現形式，主要靠受文者的聽覺接收信息這個特點。它要求會議公文在語辭、句式、段落、層次結構、語氣、文勢、感情等方面，既要照顧到書面語言的莊重和典雅，又要照顧到口頭語言的通俗與生動。
基本要求
會議文書工作的基本要求是：
第一，實行集中統一領導。不論是小型會議還是大型會議，都要加強會議文書工作的統一領導，嚴格會議檔案的簽發、印製、分發、立卷歸檔制度；
第二，把握、貫徹會議的指導思想，及時提出有價值的供領導參考的建議；
第三，準確、周密。從檔案的起草到校對、印刷、分發，都應該保證高質量，不出現紕漏；
第四，迅速，及時。這是對工作效率提出的要求。
第五，保守黨和國家的秘密。
會議及會議討論的檔案都具有不同程度的機密性，必須採取有力措施，加強會議保密，保證檔案的安全。
寫法
(1)議案
一個完整的議案，一般由提案、理由、辦法、落款等四部分組成。
①提案，又叫“案由”。要概括明了地寫出建議、主張、意見的內容。這部分類似於文章的正標題，往往用一個表示範圍的介詞結構“關於……提案”表達出來。要求寫得簡明扼要。如提案被採納，則由主管部門在這部分前面加上編號，往往寫上“X X省(市)第X屆X X代表大會第X次會議第X X號提案”的字樣，以備查找。
②理由。這是議案的主要部分。即對提案的說明或論證，使提案有理有據，有說服力。一般寫法是列舉事實，指明性質，提出解決問題的必要性。注意說話中肯，講究分寸，實事求是。
③辦法。要寫清楚實現提案的辦法和措施。辦法的內容要具體明確，切實可行；表述要有層次，可以分條列項寫，也可以寫成一個大段包含幾層意思，即幾個辦法。
④落款。寫上提議人和附議人，簽名蓋章，如果是以集體名義寫的提案，則要把單位的全稱寫出來。最後還要寫明提案日期。
(2)開幕詞
開幕詞一般分三個層次進行表述。
第一，說明會議是在什麼形勢下召開的，藉以幫助與會人員理解這次會議的重要意義，提高認識，引起重視。為此，常常要闡明政治經濟形勢，以及社會背景，概括回顧以往的主要工作、成績、經驗和教訓。要求高度概括，不可過於冗長，使與會人員有所了解和掌握，以便為完成會議任務奠定基礎。
第二，交代會議的主要任務，也就是會議的主要議題和議程，同時提出對會議的具體要求。凡是重要的會議都要在籌備期間事先確定任務和要求，這是開幕詞的重要部分，必須重點突出，以便與會人員心中有數，做好思想準備，把握會議進程，為共同完成會議任務而努力。
第三，闡明會議指導思想，提出今後的方針、路線和任務，以便與會者在討論中有所遵循，準確把握，從而統一認識，統一步調，促使會議能夠健康發展，達到預定目標，取得圓滿成功。
當然，上述三個層次只是一般要求，並不是一成不變的，作者可以根據具體內容，調整先後順序，決定層次結構。
(3)閉幕詞
一篇較為完整的閉幕詞，一般包括四個部分：
①標題部分。閉幕詞的標題形式、寫法與開幕詞標題的形式、寫法相似，只要把“開幕詞”換成“閉幕詞”就可以了。
②開宗部分。在稱謂語之後，首先說明會議已經完成預定任務，就要勝利閉幕。接著，簡述這次大會議程的進行情況，恰如其分地對會議的各項成績、收穫、意義和影響作出概括陛評價。
③伸展部分。這是閉幕詞的主體所在，通常分為兩個層次：一是總結會議討論通過的主要事項和基本精神；二是向與會人員提出貫徹執行會議決議的要求。這一部分要從理論高度進行概括，做到層次清楚，重點突出，言簡意明，具有深刻性和鼓動性。當然，如果內容豐富，可以增加層次，至於層次的順序，也可以調整變化。
④收束部分。通常用簡短有力的堅定語氣發出號召，提出希望，表示祝願，使與會者在激動、振奮中離席。有時還要以熱情的話語，對為大會圓滿成功而辛勤服務的全體工作人員表示誠摯的感謝。最後用一句話鄭重宣布會議勝利閉幕。
(4)演講稿
從結構上看，演講稿一般可分為三個部分：開頭、主體和結尾。
①開頭。開頭也叫演講稿的導入部分。“萬事開頭難”，當然，演講的第一句也是最難的，因為說得不好，就可能給聽眾留下一個不好的印象，使他們失去再往下聽的興趣。而演講能否成功，關鍵也在於開始的一兩分鐘是否能造成某種氣氛，抓住聽眾，讓聽眾把注意力投入到演講中去。所以，演講稿的開頭必須有吸引力。
一般地說，演講稿的開頭都要求開門見山、開篇點題，開頭要起到提綱挈領的作用。因為開篇點題，把要點先提出來，之後，聽眾就會依據這一線索，集中注意力去聆聽演講的內容，也能夠更有針對性地消化和吸收。
②主體。主體是演講稿主要展開的部分，它針對演講題的具體情況加以展開。在這一部分，應該從多方面去闡明或證明演講的主題。如果是敘述式的演講，就應當把人物的事跡或事件的詳細過程敘述清楚；如果是議論式的演講，就應當對論點進行充分的論證；如果是說明式的演講，則主要是進行詳細的解說。
同一般文章一樣，演講稿主體部分的安排也要從突出主題、詳略安排、層次與段落的劃分等方面來考慮。首先，主題必須集中，一篇演講稿只應有一個主題，主體部分必須是圍繞這一個主題來鋪陳展開，這樣，才能使聽眾得到一個明了而深刻的印象。其次，要考慮到演講口頭表達的需要，結構上不要過於死板，要有一定的靈活性，要有張有弛、有起有伏，給聽眾以生動、新鮮的感覺，不能只是平鋪直敘地往下說，如流水賬一般。因為這樣容易使聽眾產生單調乏味的感覺，難以取得好的演講效果。
③結尾。結尾主要是對全文做一收束。演講最重要最精彩的，還是在結尾的時候。如果說沒有精彩的結論，演講就等於只開花而不結果。的確，一篇沒有精彩結論的演講稿，不論結構如何奇妙，不論題材如何新穎，到最後仍會令人很失望。因此，寫演講稿，必須安排一個佳妙的結尾。
演講稿的結尾部分，可以寫口號、提建議，可以給聽眾一個誠懇的希望，可以引一段恰當的詩文，可以簡潔地總結一下前邊講過的各要點，還可以用成語及，古今的格言來加重你結束演講的力量。
(5)會議記錄
由於會議的目的和要求不同，由於會議內容的重要性和意義不同，會議記錄方法也有所不同。在會議組織情況部分，重要會議的時間、地點應該更加具體確實，出席人、缺席人、列席人也要一一列出姓名、職務，主持人、記錄人及會議記錄最後的簽名都不能缺少。在會議內容部分，記錄一般有兩種方法：
①整體重點記錄。這種記錄只記會上報告或傳達的內容是什麼，討論的問題是什麼，通過的決議有哪些，不記會議的整個過程，特別突出的是不分別記錄討論時各人的發言。
②個體分別記錄。就是把會議進程，儘量詳細地記錄下來，特別是討論時每個人的發言，都盡力按原話分別記錄，努力做到如實準確。
