收貨作業是從貨車上把商品卸下、開箱等一系列工作的概括。各超市、公司等都設有收貨部。
基本介紹
- 中文名：收貨作業
- 定義：從貨車上把商品卸下、開箱等工作
- 流程：卸貨、商品合驗
- 驗收員必做：收貨作業的記錄
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什麼是收貨作業
收貨作業是從貨車上把商品卸下、開箱，檢查其數量、質量，之後將有關信息書面化等一系列工作。收貨作業的流程是：收貨準備——貨車到達——卸貨——檢查單據——商品核驗——收貨記錄——入庫。
收貨作業的流程
卸貨
收貨作業是從商品自運輸工具上卸下來開始的。為了高效率地完成每次卸貨作業，管理人員必須事先做好準備：掌握大略的到貨日、商品品種、貨量及送貨車型式；儘可能準確預測送貨車到達日程；配合停泊信息協調進出貨車的交通問題；為方便卸貨及搬運，計畫貨車的停車位置；預先計畫臨時存放位置。其中，時間安排是收貨控制的重要問題，一定要避免收貨在時間上過度集中，因為收貨時間太集中會使作業人員無法對所進商品進行合理有序的處理，同時，還要保證所進商品有序堆放，以便能對其進行正常的檢查檢驗。卸貨作業要儘量配合儲存作業的處理方式，以免增加不必要的環節。配送中心儲存商品一般有托盤、箱子和小包三種形式，同樣貨車送貨時也有這三種形式。如何連線送貨與儲存兩者間的三種形式轉換是重要的。第一種情況是進貨與儲存都是同一種形式，可以原封不動地將商品轉入儲存區；第二種情況是當送貨是托盤、箱子形式，而儲存要求是小包和箱子形式時，則必須在卸貨點把托盤和箱子拆裝後並以小包的形式放在輸送機上，從而進入儲存區。第三種情況是送貨是小包或箱子的形式，而儲存要求是托盤形式時，則必須首先把小包或箱子放在托盤上，或把小包放入箱子之後再儲存。
商品核驗
商品從送貨車上卸下後，未拆卸前，應在送貨司機面前驗收箱數是否正確，以及外包裝是否無損。核驗商品必須及時、迅速、準確，做到隨時進貨隨時驗收。核驗商品數量的方法很多，大多數採用直接法或障蔽法，或者兩者合併式的半障蔽法。偶爾也用抽查法，但抽查法經常發生差錯，最好避免採用。
直接核對法。即根據送貨單逐項核對進貨數量，這是最普遍使用的方法。直接核對法的優點是：除了在送貨單上逐項作記號外，不必作任何檔案，驗收員的工作快速而方便；如果送貨單與驗收員的記錄不符時，驗收員可很快地重新核對；在送貨單上都寫有商品的品名，驗收員不必再花時間猜想。但直接核對法的最大缺點是容易失之大意，因為核對是一項單調乏味的工作，驗收員已從送貨單上知道了數量後，容易麻痹大意，核對粗略，易出差錯。
障蔽核對法。這是驗收員先不看送貨單，而是邊驗貨邊制單，驗收完後再與送貨單核對，檢查有無錯漏短缺。這種方法工作量較大，所需時間較長，如果出現差異，重新核對會托延很長時間，但它能讓驗貨員更認真、更仔細核對，遺漏現象較少發生。
半障蔽核對法。這是綜合直接法和障蔽法兩者的優點而設計的。驗收員使用一張訂貨單副本，上面除了數量之外，所有內容都包括其中。驗收員邊核對邊填上數量，再與送貨單上的數量核對無誤後簽單。這種方法不僅可以免去煩瑣的制單工作，同時由於單上沒寫明數量，故要求驗收員必須很仔細的核對。
對於不同商品的檢驗，配送中心採用的技術檢驗措施也不同，如技術性能檢測（如電器產品）、化驗室分析（如化學半成品）、斷裂強度測試（如皮包）、重量檢驗（如鮮肉）等等。一般對進貨進行的上述檢驗工作都是在供應商送貨員離開後進行，因此，採用保留接貨法是企業慣用的做法，即對所進商品進行簡單的目測檢驗後，簽字證明供貨無誤是有條件的，即保留以後對進貨做進一步細緻檢驗的權利。在2005年我國發生蘇丹紅事件後，食品安全問題再次引起國人極大關注，商務部發布國內首份調查流通領域食品安全的報告指出，目前全國5萬多家食品零售企業中，99%的企業未建立檢測中心，其帶來的直接結果，是消費者對任何一類食品安全性的信任度均低於50%。
國外連鎖企業對商品質量問題非常重視，為了在售前對商品質量有效控制，許多連鎖企業配送中心成立了專門的商品檢驗室。如美國著名的西爾斯連鎖百貨公司建立了商品質量檢驗室。該公司多年來一直堅持商品檢驗制度，在自己建立的商品質量檢驗室里，各種檢驗設備一應俱全。例如皮鞋，若廠家註明鞋底可以經受三萬次彎折，西爾斯質檢員就用檢驗儀器抽樣實地測量，達到標準才允許上櫃檯；又如皮箱，質檢員將其放在零下20度的底溫室中老化，還要在60公分高度進行幾次跌落試驗。由於售前嚴格把關，儘管西爾斯公司一直堅持“保證質量，包退包換”，但真正因質量問題前來退貨的顧客是絕少的。
收貨作業的記錄
當商品驗收後，驗收員還必須作好驗收記錄。驗收記錄是進行商品驗收的重要書面記載，內容一般包括：收發貨單位名稱，憑證號碼，實收商品數量、規格、質量，數量差額和質量不符程度，驗收日期、地點、驗收人等。許多商店直接以送貨單作為收貨記錄，上面註明實收商品數量及差額並有驗收員及司機的簽名，作為日後會計記帳和商店盤存的依據。如有任何破損或已開的箱子，或箱數短少，都應在司機帶來的送貨單上註明。送貨單一式三份，廠商或配送中心保留一份，商店收貨員保留一份，另一份在收到貨後兩天內送交財務處記帳。無論是否短缺，送貨單都必須有司機簽名，如果將來對破損有爭議的話，司機的簽名是很重要的依據。
在企業管理規章中，必須明確規定哪些人有資格負責商品進貨和進貨控制工作。實踐證明，進貨和進貨控制工作對盤點帳實差有非常直接的影響，因此，除了經營場所的負責人以外，必須儘可能以書面形式明確規定哪些員工還有資格承擔這項工作，絕不能讓企業的所有員工甚至是沒有任何經驗的新員工負責進貨和進貨控制。
