備貨作業

備貨作業是指在接受訂貨指令、發出貨票的同時，備貨員按照發貨清單在倉庫內尋找、提取所需貨品的作業。

備貨是配送的基礎工作，是配送中心根據客戶的需要，為配送業務的順利實施而從事的組織商品貨源和進行商品儲存的一系列活動。

配送中心接到客戶的訂單後，必須擁有相應的足夠的商品保證配送，包括具體的商品品種、商品等級、水平規格及商品數量。若配送中心是大型或綜合型的“存貨式配送”，可以利用現有的商品滿足客戶的需要，及時按客戶訂單進行配送；但如果配送中心是小型的“訂單式配送”，就必須立即組織備貨人員聯繫供貨商，組織客戶所需要的貨源。

雖然各配送中心組織貨源的方式不同，但各類配送中心的備貨人員都必須掌握全面的商品專業知識和採購信息，熟悉各類商品的供貨渠道和供貨最佳時間，在進貨指令下達後，能夠及時購進或補充客戶所需要的商品，保證配送的按時完成。

實施“存貨式配送”的配送中心，其備貨作業還需要備貨人員掌握相應的貨物存儲專業知識，更好地養護與保管儲存的商品，保證儲存商品的在庫質量，同時運用科學的庫存管理知識，監測各類庫存商品的數量，及時提出補充貨源的建議，做到倉庫商品先進先出，隨進隨出，既不過量存儲商品，占用資金，又能保證配送的正常進行。

基本介紹

• 中文名：備貨作業
• 屬性：接受訂貨指令
• 特徵：組織貨源
• 方法：評價貨源組織工作

備貨作業的內容

作為配送活動的準備環節，備貨作業包括兩個基本內容，即組織貨源和儲存貨物。

1.組織貨源

組織貨源又稱為籌集貨物或採購貨物。是配送中心開展後續配送業務活動的龍頭。組織貨源包括以下步驟。

(1)制定貨源需求計畫：根據客戶的配送需求，制定貨源需求計畫，包括貨物的品種、數量、規格、進貨時間等。

(2)選擇供應商：對供應商的資格、供應商的能力等進行評價，選擇合適的供應商。

(3)發出採購訂單：供應商確定後，向供應商發出來購訂單，簽訂購貨契約。

(4)商品入庫驗收：對供應商運達的貨物進行驗收，以確保購進產品的數量和質量。

(5)評價貨源組織工作：對整個貨源組織工作進行評價，不斷進行改進，同時與滿足企業要求的供應商建立長期的聯繫。

影響配送中心組織貨源的因素很多，包括配送中心的類型、規模，能夠接受的進貨成本，購進產品的種類、產地、數量及具體備貨人員的能力，等等。備貨人員要不斷適應經濟發展的需要，不斷更新自己的理念，調整備貨方式，為企業尋找到合適的供應商，組織好貨源。

2.儲存貨物

儲存貨物是配送中心組織完貨源之後完成進貨活動的延續，在配送中心，適量的庫存可保證客戶的需求，使配送工作得以順利進行。

配送中心的貨物儲存有兩種表現形態。一是暫時儲存，即按照分配貨作業的要求，在揀選場地儲存少量的貨物；二是儲備形態，即按照一定時期配送活動的要求和貨源到貨周期有計畫地儲備商品。儲備形態是使配送持續運作的資源保證，其儲備是否合理，直接影響到配送的整體效果，通常要注意以下幾個方面。

(1)合理的儲存數量。

合理的儲存數量是指在一定的條件下，根據企業具體經營情況、為了保證配送業務正常進行所制定的合理的儲存標準。確定合理的儲存數量要考慮客戶的需求量、配送中心的條件、配送周期、配送過程的需要及配送企業的管理水平等因素的影響作用。

儲存數量由經常儲存和保險儲存兩部分構成，經常儲存是指配送中心為了滿足日常配送需要的商品儲存；保險儲存是為了防止因商品需求變動而造成影響，避免商品脫銷，保證連續不間斷地配送而建立的儲存。兩種儲存量的確定，要在考慮各種影響因素的基礎上運用科學的方法計算得出。

(2)合理的儲存結構。

儲存結構是指不同品種、規格的商品之間儲存數量的比例關係。由於配送中心需要配送的商品品種多、數量大，特別是大型的綜合配送中心，商品種類更是乾差萬別，客戶對不同商品的需求量是不同的，並且各種需求在不斷地變化。因此，配送中心在確定合理儲存數量的同時，還要特別注意不同的商品儲存數量之間的合理Uf/6l[千萬風什加/卜v十市門J、4f六躺r縣翻右曰J1女方全士協66段n向

(3)合理的儲存時間。

儲存商品的目的是為了滿足客戶訂貨需要，因此，配送中心在確定商品合理的儲存時間時要注意該種商品的生產周期和商品的物理、化學及生物性能，使商品既不能脫銷斷檔。又能最大限度地減少商品的損耗，確保商品的質量。

(4)合理的儲存空間。

商品儲存的合理空間就是在倉庫內合理地擺放商品。商品的擺放要有利於商品的配送，擁有較大庫存的配送中心一般規模較大，經營品種較多，有條件的配送中心可以建立高架自動立體倉庫，按不同類別、不同配送客戶的需要設定多個出貨點，在合理布置商品存放貨架時，還要注意為機械設備的作業留有足夠的通道，還要保證倉庫的安全空間。

在商品的儲存期間。商品表面上是處於靜止狀態的，但從物理、化學及生物角度分析，商品內部是在不斷變化的，這種變化可能影響商品的使用價值。同時，環境的因素可能使這種變化加速。因此，配送小心的管理人員要時刻注意儲存場所溫度、濕度等條件的變化，防止和減少外界不利因素的影響，延緩商品質量的變化過程，降低商品的損耗。

備貨作業的作用

1.備貨可使配送中心的配送活動得以順利開展

作為配送中心實施經營活動的基礎，備貨作業是配送中心各項具體業務活動的第一步。任何配送活動，如果沒有相應的貨物作保證，再科學的管理方法、再先進的配送設施，也無法完成配送任務，配送也變得沒有任何意義，可謂“巧婦難為無米之炊”。作為“炊中之米”，備貨業務開展的好壞，直接影響配送活動和其他後續活動的開展。如果備貨人員擁有各類商品的供貨信息，熟悉各種供貨商的供貨能力、供貨成本、供貨時間，能夠及時地按照客戶的訂單組織貨源，根據企業的需求補充庫存，就可使企業的配送業務順利地開展下去，通過良好的配送服務贏得客戶的認可，獲得良好的企業信譽，為企業的進一步發展打下基礎。

2.備貨可以使社會庫存結構合理，降低社會總成本

生產企業的原材料、零部件及產成品由配送中心統一提供，可使生產企業用於購買原材料、零部件及進行銷售的資金有所減少，進而降低了企業的生產總成本，使企業的產品在市場上更具有競爭力。同時企業不需要投入過多的人力、物力用於原料的購進和產成品的儲運，企業可以擁有更多的生產能力和市場銷售能力，可以生產出更多更好的產品銷售到更廣泛的地區。

配送中心的出現，為企業的發展創造了更大的空間，使“零庫存”成為可能。但訂單的多少，直接來自於企業的備貨能力。企業備貨能力強，能夠根據市場的需要，客戶的要求，及時、準確、保質、保量地將產品安全地配送到指定地點，就會贏得客戶、贏得市場，同時也使自己獲得利益。

3.備貨可使配送中心節約庫存空間，減少配送成本，增加經濟效益

通過科學的備貨方式，配送中心可以確定適當的庫存商品數量、合理的庫存結構。在減少不必要庫存占用的前提下，使庫存成本下降，從而降低產品的配送成本。與此同時，由於調整了庫存結構，剔除了不合理的庫存占用，使企業擁有了擴大業務的空間；新業務的增加，又增強了企業適應市場變化的能力。從而提高了企業的整體經濟效益。

備貨作業的方式

1.與MRP系統相結合的備貸方式

MRP系統是一種以物料需求計畫為核心的生產管理系統。在為生產企業實施原材料、零部件配送時，配送中心可以針對其多品種、少批量的特點。利用資源共享的優勢，將客戶、配送中心及供應商三位一體，運用MRP系統進行備貨。在MRP系統中，針對物料需求在品種、數量和交貨期等方面要求的細化所帶來的管理複雜性而開發了計算機信息管理系統，配送中心可以利用這一系統，將客戶的需求計畫、供應商的供貨信息和白己的配送計畫集成起來，實行同步性一次生成採購計畫。如果需求有變化，只要將相關數據輸入計算機管理系統，經過系統運算，就可重新編排採購計畫。以下是運用MRP系統進行備貨的主要步驟。

(1)商品查詢

通過商品快速分類查詢，對每一商品，按需用的額度，規定優先原則。品的品種規格基礎上，保持一定批量以爭取優惠。

(2)編制計畫在簡化採購商

編制習以延續到未來某個任意時期的周密計畫，既可以按需採購，又可以保證足夠的採購提前期和採購預算，防止因突發性採購而增加額外的採購費用。

(3)控制採購許可權，規範採購管理

在系統中設定每一個採購員的採購範圍和支付許可權，規定超過限額的審批層次和許可權內容。

(4)控制庫存量

對每一種商品規定最大儲存量和最長儲存期限，超過最大值時，系統將發出提示信號。

(5)建立供應商檔案認證目標，以保證購進商品的質量

對沒有建立相關檔案的供應商，系統將拒絕向其採購。

(6)通過提供多種查詢途徑(如採購單號、供應商號)跟蹤採購訂單以及採購契約的執行情況

(7)控制付款程式

付款前，系統將自動進行一系列對比，如商品性能、合格數量、交貨日期與採購單是否一致，報價單與發票金額是否一致，各項相符後才能執行支付程式。

運用MRP系統進行備貨，可以使配送中心簡化採購計畫和調配，形成批量採購，簡化運輸管理，減少庫存，降低配送成本，提高整體配送效率。

2.以JIT方式為主的備貸方式

JIT(just in time)的理念是“在恰當的時候，把恰當的商品以恰當的質量、恰當的數量送到恰當的地點”。體現在生產上就是準時進貨、準時生產、準時銷售；體現在配送中就是準時進貨、準時配貨、準時送貨。恰時恰量的準時進貨是JIT方式的關鍵，如果進貨太多大早，就會增加企業庫存，提高庫存成本，降低企業效益；而進貨太遲太少，又會影響生產和配送進程，同樣也會影響企業效益。利用JIT方式進行備貨，一方面可以保證各種商品訂貨量的準確性及相應的產品質量；另一方面可使企業得到準確和及時的批量運輸。以下是實施JIT方式備貨的主要步驟。

(1)實施看板管理

所謂“看板”就是一種用來傳遞信息或指令的卡片，套用於配送過程的各個環節，是控制各環節之間的生產數量、時間、進程的一種憑證。看板管理是看板作為生產指令、取貨指令、運輸指令，用以控制生產量和調節生產計畫的一種管理方法。它是在生產過程中，由下道工序(要貨單位)根據看板卡片規定的品種、數量和時間，到上道工序(供貨單位)領取原材料或物品，確保各生產環節準時、合理、協調地進行生產的一種控制方法。

看板管理的特點是，把傳統工序中由前工序向後工序送貨制，改為後工序向前工序取貨制，去掉了各環節中不必要的商品儲存，達到了準時化生產的要求，減少了資金占用，提高了生產效益。

(2)獲取信息，進行訂貨

配送中心的訂貨人員通過JIT獨特的看板信號系統獲得需求信息後，再利用供應鏈關係的信息共享系統與供應商及時交換採購商品的供應信息，及時確定採購量，進行網上採購。

(3)確定需求數量

備貨人員利用與供應商建立的一種即時採購和即時供應的利益夥伴關係，保證所需數量的正確性。

(4)確定進貨時間

根據客戶不同的要貨時間，備貨人員規定供應商將貨物運抵配送中心的具體時間。

配送中心的備貨方式中還包括定量、定期、經濟訂購批量等傳統的方式。這些方式雖然是就配送所需而採購，但是採購的終點是靜止的庫存。其採購費用的降低是以庫存費用的增加為代價的，採購的訂貨量也與庫存水平密切相關，配送中心在利用時可與庫存理論中的訂購發生內容相結合。

備貨作業的改善

備貨作業的改善方法有以下幾種：