工作流程管理系統

工作流管理系統是“一種在工作流形式化表示的驅動下，通過軟體的執行而完成工作流定義、管理及執行的系統”。

基本信息

工作流程管理系統其主要目標是對業務過程中各活動發生的先後次序及同活動相關的相

應人力或信息資源的調用，進行管理而實現業務過程的自動化。

在企業的日常工作中，絕大多數屬於流程類工作，比如業務的分級審批工作、各類申請表單、

公文簽審、業務處理等。通過現代的技術手段將企業內諸多繁瑣複雜的業務流程自動化，並對其進行有效地管理便是工作流需要解決的問題。

傳統的系統設計方式將業務流程以編碼的方式固化在套用系統中，在業務流程和組織結構發生改變的情況下，需要將系統進行重大修改，甚至重新設計。實際上，業務流程的改變是導致許多套用系統失敗的最主要的原因。工作流管理系統的出現使得上述情況發生了改變。套用系統的開發人員通過可視化的方式分析和設計業務流程，並將各個套用模組聯接在一起。在組織結構和業務流程發生變化的時候，能夠在很少修改甚至不修改原來套用的情況下，僅僅通過適當調整或重新定義工作流程就能適應變化了的情況。

採用工作流管理系統有以下優點

1、提高系統的柔性，適應業務流程的變化，建設各類信息系統的重要工作之一就是發現用戶的

工作流程，進行分析建模，並把它體現到信息系統的設計中。

2、企業都在隨著時間不斷地改革工作流程，使企業各部門能夠更好地發揮服務職能、提高工作

效率。

3、提高企業工作效率，企業許多流程在自動化過程中會省去一些不必要的步驟

4、較好的流程控制，通過標準的工作方法和跟蹤審計，提高了業務流程的管理

5、跨越流程的軟體控制，使流程可以按照業務的靈活設計。

6、業務流程的改進，對流程的關注，使它們趨向於流暢和簡單。

企業建立以工作流為基礎的協同軟體的必要性：

1、從IT規劃出發

企業信息化建設已經逐步從以前的以業務部門推動IT 部門的被動式建設方式，逐漸向IT 部門從整個企業的角度對IT 進行主動規劃的方式轉變。被動的信息化建設方式導致的結果是在企業內部產生大量的“梅花樁”，成為企業內部的信息孤島。而主動規劃則大大改觀了這種局面，通過主動規劃，各個業務系統之間不再各自為陣，彼此孤立，互不相通，甚至重複建設了。對於流程企業的建設，在IT 規划過程中，一個重要的目標就是“企業流程整合”，為了達到這個目標，“工作流平台”可以說是不可或缺的。那么從IT 規劃的角度，如何選擇一個適合您的工作流平台呢？

1）是否符合短期與長期規劃的需求

由於IT 規劃一般至少是對信息化進行3～5 年的規劃，因此現在工作流產品時，既要考慮工作流產品是否符合短期內的業務需求，又要考慮工作流產品是否能夠滿足企業業務發展的長期需求。

短期的業務需求一般都是比較明確的，這些系統，往往都是由於企業業務發展的需要而要求必須馬上進行建設的，因此對IT 系統提出的要求都非常具體。

對於IT 規劃中，未來的業務需求，往往是不容易預測的。但是對於選擇工作流產品來說，這又是至關重要的。

2）支撐整個流程企業的IT運行的工作流

目前市場上的工作流產品魚目混珠，其中大部分都是一些做行業套用軟體的集成商為了自用而開發的。這一類工作流產品大多都是專門針對某一類業務系統而開發的（比如OA 類），無法套用在其它業務系統。並且這類工作流產品的易用性、功能完備性等等都得不到保證。因此這類專用的工作流是不能支撐整個流程企業的IT 運行的。而作為一個要運行在整個企業IT 系統的工作流平台，必須具有很好通用性和適應性，比如工作流平台不僅僅能夠用於支持企業內部的OA 系統運行，還要能支撐企業的業務系統。

2、從業務需求出發

工作流平台一個非常重要的依據就是是否能夠滿足業務系統本身的需求，現代企業的業務需求

有以下特點：

1）新產品新業務推出頻繁

市場是一個競爭異常激烈的市場，隨著競爭的加劇，新產品推出的頻度也越來越高。這些新產品、新業務的頻繁推出，需要IT 系統能夠以更快的速度來回響，以提高業務的敏捷性。而對於以流程為主的系統來說，工作流產品的靈活性、適應性顯得尤為重要。如果工作流平台不能支持這種業務的快速變化，則將極大的影響企業新業務的推出，從而最終影響企業在市場的競

爭力。

2）海量數據、高並發

3）業務流程跨組織

由於企業很多都是矩陣式的組織機構，因此在企業內部的公文處理流程中常常需要在不同部門之間跨部部門（包括平級和上下級部位之間）交叉、往複流轉。甚至很多行文是在不同部門的彼此獨立的系統之間進行交的。

4）流程的靈活性要求高

企業的流程對靈活性要求非常高，同一個流程往往需要往復運行很多輪才能結束。有時在流程未能固化之前，甚至要求流程按照任意順序流轉，而不受流程本身的邏輯控制（即所謂的自由流）。另外，對於公文審批規則、會簽、退回、批閱、督查督辦、機構的崗位設定等等都有比較靈活的要求。

5）嚴格的許可權控制

企業的行文，每一步的公文處理都有嚴格的許可權控制。比如同一個流程中不同的公文有的人只能看，不能審批簽字；同一個處理人員在不同的流程環節中對公文的許可權也不相同。有的甚至要求某些公文只能查閱，但是不能複製到本地保留副本。這些需求都是在選擇一個工作流引擎時需

要重點考察的。

6）安全保密要求高

企業中的公文流轉，由於涉及到企業機密，因此要求公文在流轉過程中，必須保證絕對的安全，不能出現被黑客非法竊取的情況。

7) 完善的訊息機制.

流程在運行過程中的訊息，需要及時的推送出去，比如：從一個節點運行到下一個節點，節點表單的數據變化，遇到了分支，轉發、退回、撤銷等操作的動作，都要可以以e-mail,內部訊息，簡訊的方式通知給相應關心的人去處理。

8) 嚴謹的流程軌跡.

流程的軌跡就像汽車形勢的路線、飛機飛行的航線一樣，時間、到達地點、處理人、參與人、處理內容（關鍵數據的變化），都要以流程圖的方式展示出來。