基本介紹
- 中文名：工作流管理信息系統
- 體現載體：電子表格
什麼是工作流管理信息系統,工作流管理信息系統的特點,工作流管理信息系統的優點,工作流管理信息系統的套用領域,
什麼是工作流管理信息系統
工作流管理信息系統實際上是利用電子郵件來串聯一項工作的不同階段，各階段的工作通過相應的電子表格體現出來，這些表格包含完成這些工作所需的信息。每位員工收到表格後，將填寫該項工作當前階段的各個輸入選項；當一個表格的各個輸入項被填寫之後，該表格就以電子郵件形式傳送給下一階段的工作人員；下一階段的工作人員將會在他們的信箱中看到自己所負責工作的當前狀況， 並且可以選擇其中任意一項工作(郵件)展開下一步， 即打開下一步工作應當填寫的表格。這樣，整個工作流程就表現為一系列電子郵件， 而這些電子郵件中顯示和輸入的數據都來自資料庫。
工作流管理信息系統的特點
工作流管理信息系統的特點：
以電子郵件來串聯一項工作的不同階段，把各個階段的工作以相應的表格來體現。這些表格包含有完成它們的所需要的信息（比如說當前環節的前面各階段中所完成的工作情況），然後列出它們當前階段所應當填寫的各個輸入選項。當一個表格的各個輸入完成以後，就被以電子郵件的形式傳送給下一階段的工作人員。下一階段的工作人員將會在他們的信箱中看到他們所應作的所有工作的當前完成情況，對其中任意一項工作（郵件），可以通過人工選擇或系統自動的方式展開下一步，也就是說打開下一步工作所應當填寫的表格。這樣，一項協作性的工作，表現為一系列的郵件，一個信息流，郵件流，或者說工作流。
不僅如此，在這些電子郵件中顯示和輸入的數據都要來自資料庫，這就是說必須把Email 系統和資料庫系統集成起來。最新的工作流技術能把資料庫技術和基於電子郵件的流程管理技術結合起來，既能在郵件中訪問企業的業務數據，又能在資料庫軟體中生成相關的郵件。
比如計畫人員可以在企業管理信息軟體（管理信息系統）中也可以在電子郵件軟體如Outlook 中生成採購申請郵件，然後發給有關負責人，負責人收到郵件後，即可在郵件上答覆申請，在答覆時他還可以超級連結（Hyperlink）到管理信息系統中去察看有關細節。一旦申請郵件被答覆，計畫人員不僅能在管理信息系統中看到批准狀況，也可以在郵件箱中看到答覆意見。此外負責人在答覆的同時還可以根據申請自動產生一些相關的協同工作，分派給其他的人。
工作流管理信息系統的優點
工作流管理信息系統的優點：
這一點對於領導特別有用，因為領導往往需要審批多種類型的工作文書。打開郵件，所要做的工作就以最合適的形式呈現出來，還可以包括相關信息，如果必要還可以直接調用有關的資料庫套用軟體進行進一步的查詢或統計。
(2)高度自動化、協作化
大大減少重複勞動。
通過郵件傳遞信息，用資料庫存儲信息，不再需要人工傳遞文書，此外前一階段工作輸入的信息可以自動被下一階段利用。
(3)無紙化
(4)安全與保密
數字簽名可以構成一個分級體系，用更為權威的比如組織的數字簽名去驗證個人的數字簽名，也可以實現多重簽名，好比章上蓋章和多重公章。使用數字簽名的檔案存儲在計算機中，可以隨時複製，快捷傳遞，永不退色。 另外，數字印章還具有時限，也就是說，數字印章本身已經註明了其時限。
(5)易學易用
只要會使用電子郵件軟體，就能夠使用工作流管理信息系統。從而大大減少了培訓工作量。這對用戶和開發商都有利。同時通過工作流的監控機制，可以發現流程的瓶頸，從而為重新整合企業的業務流程提供依據，使之更為有效。
