公關信函

公關信函是指在公關活動中，社會組織與其內外公眾交流思想、信息，商洽各種事項等使用的書信，其主要功能是建立與發展組織與公眾之間的關係，樹立本組織的良好形象，爭取公眾的理解、信賴、支持與合作。

基本介紹

• 中文名：公關信函
• 外文名：Public relations letter
• 用途：社會組織間的工作聯繫

什麼是公關信函

信函是社會組織之間聯繫工作的公用信件，它是企事業單位公關事物活動中不可缺少的重要傳播工具。因為它是對外聯繫中的一種正式形式，所以其語言，意圖均要慎重斟酌，才能發往對方，以免造成不良後果1。

公關信函有別於一般書信，它是代表本組織談話，帶有一定的公關目的，不代表個人辦私事。平常的公關活動中遇到較多的是公函與便函。公函是公文的一種，按公文體式製作，便函不按公文體式製作，而按一般信件寫作，不拘格式。1

公關信函的類型1

公關信函就其內容與作用來看又可分為商洽函，詢問函，答覆函，委託函，告知函五類。

1、商洽函

這是最為常用的一種公函，用於社會組織之間商量和接洽工作。這類公函多半是主動發出的，即要求對方給予協助。有的則是向對方提出共同辦理某事的要求，也有的是向對方提出處理某一問題的意見。商洽函正文一般包括兩個部分：一是商洽原由，即寫名發函的原因；二是商洽事項，這部分是主體，應寫清所商洽的具體事項，寫清對對方的要求。

2、詢問函

詢問函主要用於向對方詢問問題，也可以簡述某一事項並提出處理方法，然後徵求對方意見，要求答覆。詢問函正文一般也由兩部分組成：一是說明詢問的目的或原由；二是詢問事項的主要內容，這是詢問函的主要部分。因此要寫的既明確而又具體，簡潔，讓人一目了然，以便答覆。

3、答覆函

答覆函是用來答覆對方詢問函的問題。答覆函正文一般由三部分構成：一是說明對方函已收到，並寫清收文的日期；二是簡要複述對方函件所詢問的主要問題或所提要求；三是答覆內容。這部分是答覆函的主體。因此要寫的明確具體，簡明扼要，所答問題的內容要有條理性，針對性和順序性。

4、委託函

委託函用於委託有關組織代為辦理某一事項。這類公函，過去使用的不多，但隨著公共關係活動的不斷擴大，這類公函的使用也隨之增加。

委託函正文一般由兩部分組成：一是原因，這部分既要寫清委託的目的，又要寫清所委託代辦或代辦事項的基本情況；二是委託事項，這部分是主體，因此要寫得清楚明了，尤其要寫清托辦或托查的要求。此外還可以加上“以上事項希大力協助辦理（查清），並請儘快答覆”做結束語。

5、告知函 　 　告知函一般是用在辦理受託代辦事項之後告知代辦情況，或主動告知對方某種情況或某一事項，以引起對方注意。其正文包括兩部分：一是告知發函原由；二是告知事項。

公關信函是社會組織於內外公眾交流思想，互通信息，商洽聯絡的一種信件，因此要注意語言的文明，禮貌，莊重典雅，要充滿真摯的感情，並遵循信函的格式，這樣才能為樹立良好的組織形象起到積極的作用。

公關信函的例文1

××函20018號

省教委成人教育辦公室：

為提高我公司財務人員的管理水平和專業知識水平，我公司擬委託××行政財貿管理幹部學院舉辦財經專業成人高等教育專業證書班，學制為半脫產一年半。從今年7月到明年6月招收學院40名。我們將配合學院嚴格按照國家教委和省教委的規定舉行入學考試，安排教學工作，保證教學質量。

望予審批。

參考文獻

↑ 1.0 1.1 1.2 1.3 出自：安徽理工大學.《公共關係學》M.第十一章 公共關係文書