企業資料管理系統是能夠幫助企業管理者們提高工作效率，而不是增加他們的負擔。沒有複雜的流程設計，沒有複雜的表單設計等等。企業管理軟體在重視系統功能的全面性，流程的可控性，技術的先進性，更要注重系統的易用性。
基本介紹
- 中文名：企業資料管理系統
- 類型：管理系統
- 對象：企業
- 目的：提高工作效率
概述,什麼是企業資料管理系統,系統特點,1.易理解性,2.易學習性,3.易操作性,4.易用性和功能性,現在常用的資料管理系統,
概述
企業資料管理系統是能夠幫助企業管理者們提高工作效率，而不是增加他們的負擔。沒有複雜的流程設計，沒有複雜的表單設計等等。企業管理軟體在重視系統功能的全面性，流程的可控性，技術的先進性，更要注重系統的易用性。
什麼是企業資料管理系統
企業資料管理系統，是指能夠體現企業管理的大部分職能（包括決策、計畫、組織、領導、監控、分析等等），能夠提供實時、相關、準確、完整的數據，為管理者提供決策依據的一種軟體。以模組劃分，企業管理軟體可分為財務管理、車間管理、進銷存管理（ERP）、資產管理、成本管理、設備管理、質量管理、分銷資源計畫管理、人力資源管理（HR）、供應鏈管理（SCM）、客戶關係管理（CRM）等品種。
顧名思義，企業資料管理系統是一套系統，但它不單單是一件系統，更是管理理論和管理經驗的具體化、邏輯化，是管理行為的落地，因為企業管理軟體設計開發的過程，就是研究這個行業中最先進的管理模式和流程甚至更多被多數企業證明了行之有效的管理規律，這些管理經驗已經內涵在管理軟體的思想、流程、報表內容、統計分析項目、管理層級、信息決策中了。所以，最有效的企業管理軟體是企業諮詢顧問形式的企業管理軟體，目前只有通用諮詢提供此服務。
顧名思義，企業資料管理系統是一套系統，但它不單單是一件系統，更是管理理論和管理經驗的具體化、邏輯化，是管理行為的落地，因為企業管理軟體設計開發的過程，就是研究這個行業中最先進的管理模式和流程甚至更多被多數企業證明了行之有效的管理規律，這些管理經驗已經內涵在管理軟體的思想、流程、報表內容、統計分析項目、管理層級、信息決策中了。所以，最有效的企業管理軟體是企業諮詢顧問形式的企業管理軟體，目前只有通用諮詢提供此服務。
系統特點
1.易理解性
易理解性是指用戶認識系統的結構、功能、邏輯、概念、套用範圍、接口等難易程度的系統屬性。該特徵要求系統研製過程中形成的所有文檔其語言簡練、前後一致、易於理解以及語句無歧義。包括宣傳資料應實事求是，言簡意賅，而不是過度包裝；功能名稱、圖示、提示信息等應該直接、明了，沒有歧義，容易理解，讓用戶一看就知道是乾什麼的，而不是猜測其作用；使用手冊應該站在讀者的角度，充分考慮普通用戶的接受水平，語言直白、描述細緻、邏輯清晰，儘量避免專業術語。
2.易學習性
易學習性是指用戶學習系統套用（運行控制、輸入、輸出）難易程度的系統屬性。該特徵要求提供的用戶文檔的內容詳細、結構清晰以及語言準確；要求用戶進入操作界面後一目了然，能夠很直觀、很容易找到自己要使用的功能選單，方便的完成操作，藏得很深的功能就不容易被發現，無法使用；在業務功能螢幕中不宜提供過多的操作功能使操作者眼花繚亂，摒棄無關信息的堆砌，簡單的界面更能突出功能的強大；操作或處理錯誤的提示信息明確，不要說了等於白說，這使用戶非常的苦惱；使用手冊也需要站在用戶的角度，每一操作步驟細緻、清楚，讓用戶輕鬆獲得幫助。
3.易操作性
易操作性是指用戶操作和運行控制系統的難易程度的系統屬性。該特徵要求系統的人機界面友好、界面設計科學合理以及操作簡單等。易操作的系統讓用戶可以直接根據視窗提示上手使用，無需過多的參考使用說明書和參加培訓；各項功能流程設計的很直接，爭取在一個視窗完成一套操作；在一個業務功能中可以關聯了解其相關的業務數據，具有層次感；合理的默認值和可選項的預先設定，避免了過多的手工操作；如果系統某操作將產生嚴重後果，該功能執行應是可逆的，或者程式應給出該後果的明顯警告並且在執行該命令前要求確認；如果一旦出現操作失敗，及時的信息反饋是非常重要的，沒有處理結果或者是處理過程的信息反饋不是一個好系統；流暢自然的操作感覺，來源於每一次操作都是最合理的。在頁面和流程上浪費用戶的滑鼠點擊，也是在揮霍用戶對於系統的好感。清晰、統一的導航要貫穿系統的始終；操作按扭、快捷鍵等遵循一致的規範、標準是必須的，不要給操作者額外記憶的負擔。
4.易用性和功能性
在易用性和功能性方面，產品設計是個取捨的問題，易用性和功能本身就存在一定衝突。更多的功能，可能使用戶無所適從，核心業務的處理能力不夠也會使用戶的滿意度下降，合理地規劃和平衡易用性與功能性的取捨是值得關注的，這需要對套用系統的整體把握和經驗的不斷積累。如下的一些規則可以作為參考：
（1）用戶的注意力是有限的資源。在功能設計上不要浪費使用者的時間，應該減輕其工作強度和沒有必要的操作，同時又要提高工作效率。
（2）你將要添加的任何一項功能都將有可能是用戶找到另外一項功能的絆腳石。需要你認真分析增加新功能的必要性，現在的手機功能很多，但日常你又能使用多少呢？為此你要用較長時間才能找到你需要的功能。
（3）如果必須添加一些功能，試圖替換掉另外一項類似的功能是值得考慮的。不是功能越多越顯示系統的強大，重要的是客戶的感受，信息的再次加工和綜合性展示是重要的。
（4）經常需要為了一些功能的易用性犧牲另外一些功能是必要的。特別是在流程控制中，控制是必要的，但由於過多的控制使現實不可操作的做法是不可取的。
（5）系統功能的個性化裁減、配置、收藏功能是必要的，每個操作者經常需要運行的功能在進入系統後會一目了然，沒必要每天到處去尋找而浪費時間。
一個優秀系統在用戶界面的設計上是易用性的重要體現，他需要功能設計者和人機工程設計者的相互配合。功能設計者決定了業務處理的方便性和靈活性，頁面設計者給操作者帶來視覺的衝擊和美觀的感受，使每一天面對螢幕的操作不在是枯燥，而是一種工作的快感。為此應該在以下幾個方面進行考慮：
1.符合標準和規範
儘可能地符合現行的標準和規範，這是最好的選擇。或者制定自己的標準和規範，並嚴格執行，保持頁面的風格是一致的。包括快捷鍵、選單選項、術語和命名、聽眾、諸如OK和Cancel按鈕的位置、色彩等等。
2.直觀、明了
用戶界面應保持潔淨、不唐突、不擁擠，結構布局合理，提供的功能明顯，沒有多餘功能，良好的幫助系統。可維護項、顯示項明確。
3.操作靈活、方便
多種視圖的選擇：狀態跳轉，狀態終止和跳過。數據輸入快捷，具有合理的省缺值、列表和快速查詢選擇代碼操作。
4.舒適和友好
好的視覺效果，減少給操作者帶來視覺疲勞。操作提示易於理解，使用友好的、準確的、恰當的語言是必須的。操作執行的過程和結果要有反饋是非常重要的。
5.符合習慣、實用
數據輸入的順序，查詢的方便和顯示格式，重要業務數據的相關性排列順序等需要引起重視。
（1）用戶的注意力是有限的資源。在功能設計上不要浪費使用者的時間，應該減輕其工作強度和沒有必要的操作，同時又要提高工作效率。
（2）你將要添加的任何一項功能都將有可能是用戶找到另外一項功能的絆腳石。需要你認真分析增加新功能的必要性，現在的手機功能很多，但日常你又能使用多少呢？為此你要用較長時間才能找到你需要的功能。
（3）如果必須添加一些功能，試圖替換掉另外一項類似的功能是值得考慮的。不是功能越多越顯示系統的強大，重要的是客戶的感受，信息的再次加工和綜合性展示是重要的。
（4）經常需要為了一些功能的易用性犧牲另外一些功能是必要的。特別是在流程控制中，控制是必要的，但由於過多的控制使現實不可操作的做法是不可取的。
（5）系統功能的個性化裁減、配置、收藏功能是必要的，每個操作者經常需要運行的功能在進入系統後會一目了然，沒必要每天到處去尋找而浪費時間。
一個優秀系統在用戶界面的設計上是易用性的重要體現，他需要功能設計者和人機工程設計者的相互配合。功能設計者決定了業務處理的方便性和靈活性，頁面設計者給操作者帶來視覺的衝擊和美觀的感受，使每一天面對螢幕的操作不在是枯燥，而是一種工作的快感。為此應該在以下幾個方面進行考慮：
1.符合標準和規範
儘可能地符合現行的標準和規範，這是最好的選擇。或者制定自己的標準和規範，並嚴格執行，保持頁面的風格是一致的。包括快捷鍵、選單選項、術語和命名、聽眾、諸如OK和Cancel按鈕的位置、色彩等等。
2.直觀、明了
用戶界面應保持潔淨、不唐突、不擁擠，結構布局合理，提供的功能明顯，沒有多餘功能，良好的幫助系統。可維護項、顯示項明確。
3.操作靈活、方便
多種視圖的選擇：狀態跳轉，狀態終止和跳過。數據輸入快捷，具有合理的省缺值、列表和快速查詢選擇代碼操作。
4.舒適和友好
好的視覺效果，減少給操作者帶來視覺疲勞。操作提示易於理解，使用友好的、準確的、恰當的語言是必須的。操作執行的過程和結果要有反饋是非常重要的。
5.符合習慣、實用
數據輸入的順序，查詢的方便和顯示格式，重要業務數據的相關性排列順序等需要引起重視。
現在常用的資料管理系統
國外：sap，Oracle，quickbooks，sage，QAD，IFS，Infor
國內：靈創，XINWAerp，致得E6協同文檔管理系統。
致得E6協同文檔管理系統基於6E的設計思想，以"協同辦公、文檔管理"為核心，該軟體將文檔管理、紙質文檔管理、多媒體管理、圖文檔管理、安全加密、協同辦公等各種套用與管理全面整合，各功能間相互關聯，全程無縫管理，實現高效協同辦公、輕鬆企業運營。致得E6協同文檔管理軟體不同於國際上其它多種獨立的同類管理軟體，它提供一個整體的解決方案。軟體集電子文檔、紙質文檔、數字資產（圖片、CAD圖紙、音頻、視頻）等各類檔案管理於一體，以解決企業文檔管理難題實現高效運營為目標，通過與Office集成、許可權控制、全文索引、協同編輯、版本管理、網際網路訪問、CAD圖紙預覽、多媒體線上播放、文檔線上借閱、目錄規則套用和文檔審批流程化等功能，企業可以有效解決人員溝通難、文檔管理散亂查找不易、檔案審批周期長、流程管理不規範、異地協同辦公難等問題，實現資源整合利用、減少信息安全隱患、促進團隊協作，提高員工溝通和協作效率，同時降低運作管理成本，實現利潤最大化。E6協同文檔管理軟體不但在部署實施上更簡單，而且在後期人員使用培訓上更加易上手，是企業協同辦公及文檔管理的不二之選。
國內：靈創，XINWAerp，致得E6協同文檔管理系統。
致得E6協同文檔管理系統基於6E的設計思想，以"協同辦公、文檔管理"為核心，該軟體將文檔管理、紙質文檔管理、多媒體管理、圖文檔管理、安全加密、協同辦公等各種套用與管理全面整合，各功能間相互關聯，全程無縫管理，實現高效協同辦公、輕鬆企業運營。致得E6協同文檔管理軟體不同於國際上其它多種獨立的同類管理軟體，它提供一個整體的解決方案。軟體集電子文檔、紙質文檔、數字資產（圖片、CAD圖紙、音頻、視頻）等各類檔案管理於一體，以解決企業文檔管理難題實現高效運營為目標，通過與Office集成、許可權控制、全文索引、協同編輯、版本管理、網際網路訪問、CAD圖紙預覽、多媒體線上播放、文檔線上借閱、目錄規則套用和文檔審批流程化等功能，企業可以有效解決人員溝通難、文檔管理散亂查找不易、檔案審批周期長、流程管理不規範、異地協同辦公難等問題，實現資源整合利用、減少信息安全隱患、促進團隊協作，提高員工溝通和協作效率，同時降低運作管理成本，實現利潤最大化。E6協同文檔管理軟體不但在部署實施上更簡單，而且在後期人員使用培訓上更加易上手，是企業協同辦公及文檔管理的不二之選。
