OA辦公意思為辦公自動化,OA是Office Automation的簡寫，是現代利用電腦進行全自動的辦公,目的是提高效率。 OA也是Office Action(審定通知程式，審定通知行為)的縮寫，是國家智慧財產權的審查意見書的英文翻譯。
基本介紹
- 中文名：OA辦公
- 外文名：Office Automation
- 編輯語言：JAVA語言
- 類別：軟體
- 運行平台：各種作業系統
基礎架構,功能模組,技術平台,五大特性,詳細介紹,第一個層次,第二個層次,第三個層次,設計九大特點,特點,發展策略,軟體選擇,關注點,
基礎架構
OA平台基於分層、標準和構件等進行架構，OA平台以領先的四層技術架構，遵循J2EE標準、SOA標準、WFMC標準、W3C xForm標準、JSR168、WSRP等標準，OA平台部署了大量構件、採用JAVA語言編寫、以多維門戶形式展現，OA平台支持各種部署模式、各種作業系統、各種資料庫和中間件，並具備完備的配置體系、接口體系和外掛程式體系，從而支持未來的擴展空間。
OA基礎架構
OA基礎架構因J2EE的開放性，OA平台支持各種伺服器、作業系統、資料庫、中間件和套用軟體。
OA平台採用標準J2EE結構，由Java語言開發，系統配置由XML技術完成；資料庫採用關係型資料庫和非關係型資料庫分離的技術，同時OA平台支持多種關係資料庫，系統通過JDBC服務連線資料庫，並使用連線池提高系統性能；通信協定採用HTTP、TCP/IP。
OA平台整個套用劃分為三個相對分離的邏輯層，每一層都有一套定義好的接口。第一層為表示層，是展現給工作人員和相關使用者的圖形界面，它包含HTML表單、Java Applet、JSP等能夠顯示數據的任何系統。該界面通過規定的工作流程和接口來完成日常的事務處理和業務流程。
OA平台的中間層（套用邏輯層）是使用者為了獲取數據需要（通過表示層）調用的代碼。表示層接收到數據後把它格式化並顯示出來。OA平台的這種套用邏輯與用戶界面的分離極大的提高了套用設計的靈活性。OA平台的可以在不改變套用邏輯的情況下採用不同的圖形用戶界面，只要套用邏輯層給表示層提供明確定義的接口即可。 OA平台的中間層利用Java語言，以Servlet和Beans等技術實現，其表現形式為組件包，即類庫形式。將用戶管理、低層數據訪問、數據傳輸以及數據分析等具有抽象適應性的功能等進行封裝，按照功能、邏輯和使用等不同方面定義若干個組件包，將其統一規範為核心API（Core API），為上層透明訪問提供清晰明確的接口。
在整個OA平台套用中，中間層起著非常重要的作用，主要包括安全系統、套用體系和技術平台等幾部分。它和下面所介紹的數據層一起構成了辦公系統工作的基礎。
OA平台的底層為數據層，即數據中心。它用來完成統一的數據管理和數據交換接口的實現。主要包括辦公信息及數據的管理和維護、數據交換、數據抽取以及數據過濾等功能。
整個OA平台中，部署了數據引擎、訊息引擎、門戶引擎和工作流引擎，把系統橫向和縱向進行了多維度的打通和貫穿，從而使得各孤立的構件和模組成為一套有機的生態系統。
功能模組
系統功能：OA系統包括七大功能模組：信息中心、今日日程、待辦中心、審批查看、文檔中心、通訊錄、登錄WAP。
信息中心：可以查看傳送系統短訊息、通知、新聞、公告、檔案信息，可以線上查看各種訊息所附帶的附屬檔案文本信息，並也能夠對各種訊息進行回復、轉發、刪除等操作。
今日日程：可以查看日待辦日程，可以新建普通日程及周期性日程，可以進行日程辦結處理。
待辦中心：可以查看待我審批、待我閱讀、待辦日程信息，並且可以對待我審批表單進行審批（同意、不同意、退回上一步）及審批流轉記錄的查看。
審批查看：可以查看待我審批、經我審批信息。
文檔中心：可以按劃分的實際目錄查看文檔中心及個人檔案柜上傳的文檔信息，並可線上閱讀文檔的內容。
通訊錄：可以查看系統的公司、公共、個人通訊錄，並且可以查看通訊錄中任一人員的詳細信息，並且可以自動識別電話號碼進行打電話、傳送手機簡訊功能（需手機支持）。
登錄WAP：通過手機瀏覽器的方式登錄WAP版OA，無論是不是智慧型機，都可以通過手機端瀏覽器來訪問WAP版OA，實現移動辦公套用。
技術平台
OA系統的英文全稱是：Office Automation System ，意為辦公自動化系統。
隨著OA套用內容的不斷擴展，OA技術也在不斷發展，從過去的BASIC+檔案系統到VB+ACCESS、DELPHI+ORACLE等等，到基本形成了三大主流技術：
1. .net+關係型資料庫（RDB）技術
基於.net+RDB的辦公平台則以簡單、靈活、易用的特點獲得了廣泛的市場。
2. SUN的JAVA+RDB技術
JAVA（J2EE標準）以其開放性、與平台無關性引領著技術發展方向，並迅速在各類套用系統中得到廣泛套用與推廣，在OA領域市場領域不斷擴大。
3.IBM Lotus Domino技術
Lotus自1989年推出，以電子郵件、協同、非結構文檔處理、安全機制見長。然而隨著OA套用的內涵不斷豐富，Domino也暴露出一些明顯的弱點，不妨將技術原理相同的.net/JAVA與Domino作一簡單的比較(以OA套用為前提)：
.net/JAVA更類似3GL工具，套用功能的實現需要更多的開發或集成，套用的成熟需要不斷的進行功能沉澱與積累；而Domino更像4GL工具，提供了業界領先的協同工具、企業級文檔處理、文檔級安全控制機制、大量的套用模板，使其更擅長辦公套用支撐，但面對大量結構化業務信息處理時則顯得明顯不足。
4.Suo 基於saas的j2ee服務
Suo自2006年在上海成立，以真正的軟體即是服務的技術理念，將業務流程與審批流程真正的做到了根據需求而變化的流程自動化平台。擅長業務流程及審批流程，最注重與第三方ERP的集成工作，實現目標是將企業的審批流與業務流全部打通，最終形成報表體系，服務於決策。
五大特性
這五大特性包括：開放性、易用性、健壯性、嚴密性和實用性。
這是因為與企業現有ERP、CRM、HR、財務等系統相融合集成，是OA辦公系統的大勢所趨。只有具備開放性的OA辦公系統，才能與其他信息化平台進行整合集成，幫助用戶打破信息孤島、套用孤島和資源孤島。如今，大部分組織內部人員年齡跨度較大，眾口難調，只有易用性高的OA辦公系統才能獲得用戶的一致青睞。而OA辦公系統的嚴密性和健壯性是衡量軟體優劣的重要指標，也是反映OA軟體廠商實力差距的重要方面。此外，不實用的OA辦公系統，無論看起來功能多豐富，性價比多高，都可能造成與企業和行業發展的不配套，無法達到提升效率的目的。
縱觀國內OA辦公系統整個市場，能在這五個特性上有著傑出表現的是中國軟體行業的領軍企業，其研發的OA辦公系統是當前最普及套用的新一代協同產品。其在開放性、易用性、嚴密性、健壯性和實用性上達到了極致。
開放性：把整合用到極致
從技術上看，OA採用整合性強的技術架構（J2EE）作為底層設計對軟體的整合性會有決定性的幫助。如此，軟體就能預留大量接口，為整合其他系統提供充分的技術保障。
易用性：學軟體有難度，但上網人人都會
OA是目前國內唯一一款能真正做到徹底網路風格化的協同軟體，平台從整體到細節，徹底堅持網路風格，甚至能實現與外網的全面打通，從而，讓軟體套用變得像上網一樣簡單。
健壯性：沒有並發數上限的平台
堅持網路風格是最大限度提升軟體健壯性的一種有效手段，這樣一來，決定套用並發數的並不是軟體平台本身，而是硬體和網路速度；也就是說，從理論上講，OA這樣的軟體平台沒有嚴格的並發數限制。
嚴密性：“用戶、角色、許可權”三維管控還不夠
企業，尤其是集團型企業，從制度落地的現實需求來看，一方面必須有統一的信息平台，另一方面，又必須給各個子公司部門相對獨立的信息空間。所以，OA辦公系統不僅要實現“用戶、角色和許可權”上的三維管控，還必須同時實現信息數據上的大集中與小獨立的和諧統一，也就是必須實現“用戶、角色、許可權+數據”的四維管控，具備全面的門戶功能。而OA平台的許可權分配就能成功實現嚴密的分級設定模式，徹底實現真正的門戶套用。
實用性：80%標準化+20%個性化的絕配
支撐制度落地的OA辦公系統最好能採用標準化平台的模式，在標準化的基礎上，提供開放的強大的自定義功能，如此便能同時具備項目化與產品化的優點。OA就成功做到了這一點，既有標準化，又部署了大量的自定義工具，包括：首頁門戶自定義、知識管理平台、工作流程平台、自定義模組平台，自定義關係平台，以及大量的設定和開關與支持以上模組定義的基礎自定義內容，如：數據表自定義、表單自定義、頻道自定義等，通過這些功能或工具，讓企業對系統的控制力大大加強，在日常的使用中不再過分依賴軟體開發商，能夠讓系統迅速適應管理的變革。
詳細介紹
OA系統、信息管理級OA系統和決策支持級OA系統是廣義的或完整的OA系統構成中的三個功能層次。三個功能層次間的相互聯繫可以由程式模組的調用和計算機數據網路通信手段做出。一體化的OA系統的含義是利用現代化的計算機網路通信系統把三個層次的OA系統集成一個完整的OA系統，使辦公信息的流通更為合理，減少許多不必要的重複輸入信息的環節，以期提高整個辦公系統的效率。
一體化、網路化的OA系統的優點是，不僅在本單位內可以使辦公信息的運轉更為緊湊有效，而且也有利於和外界的信息溝通，使信息通信的範圍更廣，能更方便、快捷地建立遠距離的辦公機構間的信息通信，並且有可能融入世界範圍內的信息資源共享。
隨著3G行動網路的部署，辦公已經進入了移動時代。手機辦公或者叫移動辦公，是利用無線網路實現辦公的技術。它將原有辦公系統上的OA功能遷移到手機。移動辦公系統具有傳統辦公系統無法比擬的優越性。移動辦公系統使業務軟擺脫時間和場所局限，隨時進行隨地與公司業務平台溝通，有效提高管理效率，推動企業效益增長。手機不過也涵蓋了手機移動執法和手機移動商務。移動辦公系統、移動執法系統和移動商務系統就是一個集3G移動技術、智慧型移動終端、VPN、身份認證、地理信息系統（GIS）、Webservice、商業智慧型等技術於一體的3G手機移動套用產品。
第一個層次
OA（辦公自動化）技術分為三個不同的層次：第一個層次只限於單機或簡單的小型區域網路上的文字處理、電子表格、資料庫等輔助工具的套用，一般稱之為事務型辦公自動化系統。 辦公事務OA中，最為普遍的套用有文字處理、電子排版、電子表格處理、檔案收發登錄、電子文檔管理、辦公日程管理、人事管理、財務統計、報表處理、個人資料庫等。這些常用的辦公事務處理的套用可作成套用軟體包，包內的不同應用程式之間可以互相調用或共享數據，以便提高辦公事務處理的效率。這種辦公事務處理軟體包應具有通用性，以便擴大套用範圍，提高其利用價值。 此外，在辦公事務處理級上可以使用多種OA子系統，如電子出版系統、電子文檔管理系統、智慧型化的中文檢索系統（如全文檢索系統）、光學漢字識別系統、漢語語音識別系統等。在公用服務業、公司等經營業務方面，使用計算機替代人工處理的工作日益增多，如訂票、售票系統，櫃檯或視窗系統，銀行業的儲蓄業務系統等。 事務型或業務型的OA系統其功能都是處理日常的辦公操作，是直接面向辦公人員的。為了提高辦公效率，改進辦公質量，適應人們的辦公習慣，要提供良好的辦公操作環境。
第二個層次
信息管理型OA系統是第二個層次。隨著信息利用重要性的不斷增加，在辦公系統中對和本單位的運營目標關係密切的綜合信息的需求日益增加。信息管理型的辦公系統，是把事務型（或業務型）辦公系統和綜合信息（資料庫）緊密結合的一種一體化的辦公信息處理系統。綜合資料庫存放該有關單位的日常工作所必需的信息。例如，在政府機關，這些綜合信息包括政策、法令、法規，有關上級政府和下屬機構的公文、信函等的政務信息；一些公用服務事業單位的綜合資料庫包括和服務項目有關的所有綜合信息；公司企業單位的綜合資料庫包括工商法規、經營計畫、市場動態、供銷業務、庫存統計、用戶信息等。作為一個現代化的政府機關或企、事業單位，為了最佳化日常的工作，提高辦公效率和質量，必須具備供本單位的各個部門共享的這一綜合資料庫。這個資料庫建立在事務級OA系統基礎之上，構成信息管理型的OA系統。
第三個層次
決策支持型OA系統是第三個層次。它建立在信息管理級OA系統的基礎上。它使用由綜合資料庫系統所提供的信息，針對所需要做出決策的課題，構造或選用決策數字模型，結合有關內部和外部的條件，由計算機執行決策程式，作出相應的決策。 隨著三大核心支柱技術：網路通訊技術、計算機技術和資料庫技術的成熟，世界上的OA已進入到新的層次，在新的層次中系統有四個新的特點：
▲（1）集成化。軟硬體及網路產品的集成，人與系統的集成，單一辦公系統同社會公眾信息系統的集成，組成了“無縫集成”的開放式系統。
▲（2）智慧型化。面向日常事務處理，輔助人們完成智慧型性勞動，如：漢字識別，對公文內容的理解和深層處理，輔助決策及處理意外等。
▲（3）多媒體化。包括對數字、文字、圖像、聲音和動畫的綜合處理。
▲（4）運用電子數據交換（EDI）。通過數據通訊網，在計算機間進行交換和自動化處理。
這個層次包括信息管理型OA系統和決策型OA系統。 例子 事務級OA系統稱之為普通辦公自動化系統，而信息管理級OA系統和決策支持級OA系統稱之為高級辦公自動化系統。 例如，市政府辦公機構，實質上經常定期或不定期的收集各區、縣政府和其它機構報送的各種檔案，然後分檔存放並分別報送給有關領導者閱讀、處理，然後將批閱後的檔案妥善保存，以便以後查閱。領導者研究各種檔案之後作出決定，一般採取檔案的形式向下級返回處理指示。這一過程，是一個典型的辦公過程。 在這一過程中，檔案本身是信息，其傳送即是信息傳送過程。但應當注意到，領導在分析決策時，可能要翻閱、查找許多相關的資料，參照研究，才能決策，所以相關的資料查詢、分析，決策的選擇也屬於信息處理的過程。 例如，北京市東城區政府報來檔案要求某地區蓋一座公共建築，申請批准，檔案傳遞到市政府有關機構，市有關領導看到檔案後，要去尋找市里有關規劃蓋樓的檔案法規，又需要研究全市的經費預算，以及其它許多參考資料，然後研究決定同意或不同意。並以檔案或通知的形式把決定這一信息反饋給東城區政府。 這個例子中，信息以檔案方式傳遞、處理；領導查閱、參照的有關法規也是信息，這是數據信息。研究決定過程，主要是領導者的意志。但是客觀信息分析，可以做出幾種可選擇的方案。在這個全過程中，如果採用計算機處理來往的檔案，可以說是初步程度的自動化。如可以用計算機查詢各種資料數據，這是更進一步的自動化。如果由計算機自動分析有關本事件的資料，自動提供若干個供決策者採用的可能決策，則是更深層次的有人工智慧觀念的辦公自動化。 再進一步分析這個例子，如果市政府微機辦公系統和市政府法規信息資料庫系統、市政府財務管理系統是一個集成化的統一系統，計算機自動從有關係統中尋取機關資料，這種系統就是辦公自動化更高層次的集成化。 另外，如果市政府辦公系統和區政府辦公系統是一個集成的計算機網路系統，可以通過網路傳遞信息，可以遠程處理業務，那這就是一個更進一步的網路化的辦公室自動化系統。 所以，辦公室自動化系統本身是一個多層次的系統，在各種層面上，可以說實現了辦公自動化的一部分業務，而從最初級的自動化開始，隨著採用的技術不同而逐步構成一個更高級的自動化系統。
設計九大特點
1. “可行性和適應性”
所謂可行性，是指需求提煉時，應該吻合適合核心需要，滿足主要功能，而不是超越當前技術水平放衛星！
所謂適應性，是指產品的實施條件和套用條件，要吻合企業當前的環境，超越環境搞畝產萬斤糧的大躍進是注定要失敗的。
核心需求的吻合度，是OA價值兌現的保障，用戶在工作流程、公文管理等方面的核心需求的滿足度是項目成功的基礎。
2.“前瞻性和實用性”
OA系統的開發設計，即要考慮到最大限度的增加系統的價值，最大限度的吻合各套用者的需求，充分考慮系統今後功能擴展、套用擴展、集成擴展多層面的延伸，實施過程應始終貫徹面向套用，圍繞套用，依靠套用部門，注重實效的方針。同時又要兼顧到成本控制、項目周期控制等因素，因此在功能的部署上也需要遵循實用主義。
3. “先進性和成熟性”
先進的管理理念、技術和方法，可以提升企業的競爭力，延長系統的生命周期，但同時，任何創新都意味著小白兔實驗，風險較大，因此又要注意軟體系統、硬體設備、開發工具、軟體產品的是否成熟，在先進性和成熟性之間找到平衡點，成為價值最大化的關鍵。
4. “開放性和標準性”
數據孤島、信息孤島、套用孤島，已經成為多年信息化建設後的後遺症，而解決這些孤島的關鍵因素在於開放，解決這些孤島的效率取決於標準化。
如同我們的插座和插頭的關係、如同我們的外設和usb口的關係，OA系統是否足夠開放和標準化，成為架構設計時首要考慮的問題。
在當前和未來，OA系統需要輕鬆與各種作業系統、中間件、資料庫、業務系統及工具軟體進行平滑對接，當前主流的廠商都在這方面做了充分的考量。
5. “可靠性和穩定性”
OA系統里流轉了大量的管理數據，因此必須是可靠的，一般的人為和外部的異常事件不應該引起系統的崩潰；當系統出現問題後能在較短的時間內恢復，而且系統的數據是完整的，不會引起數據的不一致。
我們曾對OA系統組織過壓力測試，在負載均衡的情況下，3000人同時線上時，系統登入（包括整個主界面載入）不大於8秒。數據瀏覽不大於8秒；數據查詢不大於8秒；數據統計不大於15秒。
我們還對OA系統，運行在IBM伺服器上的穩定性做過測試，基本上可以做到以下幾點：平均無故障運行時間：大於10000小時；可用率：系統總體平均可用率在99.99%以上；穩定性：主機系統能夠保持7*24穩定的不間斷運行
6. “安全性和保密性”
OA系統的開發設計既考慮信息資源的充分共享，更要注意信息的保護和隔離，因此系統應分別針對不同的套用、不同的網路通信環境和不同的存儲設備，採取不同的措施，包括系統安全機制、數據存取的許可權控制等以確保系統的安全性。
其中，採取的措施包括但不限於以下
平台安全：架構設計考慮安全性要求，平台軟體達到安全設計標準。
套用安全：許可權控制、支持身份認證接口、防篡改、防暴力破解等措施完善，並且可以跟USBkey、CA、IP位址限制等各種安全措施進行方案組合。
數據安全：支持文檔安全軟體整合技術，從而做到數據傳輸加密、遠程安全訪問、數據存儲加密，並且可以VPN等各種安全方式進行綁定，支持入侵檢測與防禦系統、防火牆的套用。
容災備份：支持各種容災的軟硬體設備的使用等。
管理安全：提供完善的日誌功能，能夠記錄系統使用人員的關鍵操作，保證系統套用的安全
密碼策略：初始密碼強制更改、啟用圖形驗證碼、支持USBkey接口、密碼過期控制、密碼錯誤次數控制、密碼強度設定等，從而防止暴力破解和惡意攻擊。
系統網卡MAC和IP的綁定；支持CA認證、數字簽名加密技術；支持電子鑰匙（Ukey）技術和指紋Ukey技術；支持安全套接（SSL）技術；軟體系統嚴密、靈活的訪問安全控制，功能授權與數據範圍授權結合；
系統有整體的用戶/許可權管理體系，可統一進行用戶/許可權的管理，實現到欄位級的查詢、修改、管理許可權控制；系統提供用戶認證、數據傳輸、數據存儲、數字簽名等安全手段接口，可在各個環節提供對第三方安全認證系統的支持。
7. “可擴展性和易維護性”
為了適應未來的業務拓展和項目的功能擴展，必須充分考慮以最簡便的方法、最低的投資，實現軟體系統的擴展和維護擴展。
因此，在OA軟體系統的開發設計中，需要考慮到套用及系統不斷擴展的要求，以形成一個易於管理、可持續發展的體系結構。未來業務的擴展只須在現有機制的基礎上，增加新的套用與服務模組。一方面當套用量增加，用戶數增加時系統可以平滑增加伺服器的方式來支撐新的壓力要求發；一方面，當新的技術和產品出現進行升級時，系統能夠平滑過渡而不影響用戶的使用；另一方面，產品有新的功能增加時，可以通過外掛程式和模組定製平台的方式，輕鬆實現業務的擴展。
在設備選擇及網路方案上堅持開放性原則，使系統對各種硬體設備的互連互通；在軟體上支持跨平台和開放數據接口，便於與其它系統軟體互相集成，未來支持與業務系統、門戶等系統的單點登錄集成，在可獲得相應系統的數據結構情況下，實現與這些系統的套用、門戶、數據等各層面上無縫連線。
系統的管理和維護，應該採用集權和分權相平衡的思想。
利用系統提供的工具，無須編寫代碼，方便用戶自行進行客戶化功能改造，方便用戶自行定製界面數據項的顯示；同時在網路或系統出現問題時能及時、快速地恢復系統的正常運行，保證系統的可恢復性，具有較高網路系統的抗干擾能力。
採用各種免代碼的模組定製平台，幫助用戶實現功能的DIY設計等。
8. “美觀性和易用性”
系統用戶界面的設計採用Web2.0用戶界面設計技術，界面根據用戶需求靈活更改（增強標籤分類特性），注重用戶體驗，使系統各項功能易見、易學、易用、易維護、易管理。
作為全員套用系統，易用性和用戶體驗是項目成敗的關鍵要素。所提供的產品採用B/S的登錄方式、可以採用電腦、手機等各種方式下登錄，採用了AJAX、圖形化編輯器等各種新技術，並且易讀、易理解、易操作，用戶界面簡潔、美觀、友好，易於用戶掌握、操作和使用；系統管理的使用及管理也以簡便、易於操作、方便實用為準則。
嚴格遵循易用性六原則，實現從產品的部署、登錄、使用、維護、升級、擴展的全方位易用，從而提升系統的黏著度； 提供統一的訪問地址，便於用戶使用。在登錄頁為用戶提供加入收藏、設為首頁等操作，方便用戶以後快速訪問系統；具備風格一致的友好的用戶界面，圖形顯示直觀，工作流程從設計到使用全程圖形化；
美觀性，相比易用性來講並不是很重要，這如同一個美麗的姑娘，第一眼打動你的可能是表象，然後持續感動你的往往是她的內在。
9. “大並發能力支撐”
作為集團化、多組織、大用戶的單位，OA軟體系統的開發設計，應該支持套用和資料庫等多重負載均衡能力，支持附屬檔案伺服器和資料庫伺服器分離技術，從而支持數萬用戶同時線上和同時操作的能力，不會因為用戶數的增長或者信息量的增長，而導致系統回響能力下降。
系統並發能力：通過集群方式，在技術上沒有並發上限，因此能完全保障用戶未來的人員擴張需要。
特點
1、建立信息發布的平台。在內部建立一個有效的信息發布和交流的場所，例如：公告、論壇、規章制度、新聞，促使技術交流、公告事項等能夠在企業或機關內部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解單位的發展動態。
2、實現工作流程的自動化。這牽涉到流轉過程的實時監控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協同工作問題，實現高效率的協作。各個單位都存在著大量流程化的工作，例如公文的處理、收發文、各種審批、請示、匯報等，都是一些流程化的工作，通過實現工作流程的自動化，就可以規範各項工作，提高單位協同工作的效率。
3、實現知識管理的自動化。傳統的手工辦公模式下，文檔的保存、共享、使用和再利用是十分困難的。在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。辦公自動化使各種文檔實現電子化，通過電子檔案櫃的形式實現文檔的保管，按許可權進行使用和共享。企業實現辦公自動化以後，比如說，某個單位來了一個新員工，只要管理員給他註冊一個身份檔案，給他一個口令，他自己上網就可以看到符合她身份的許可權範圍內的企業內部積累下來的各種知識，這樣就減少了很多培訓環節。
4、輔助辦公。像會議管理、車輛管理等與日常事務性的辦公工作相結合的各種輔助辦公，實現了這些輔助辦公的自動化。
5、實現協同辦公。就是要支持多分支機構、跨地域的辦公模式以及移動辦公。地域分布越來越廣，移動辦公和協同辦公成為很迫切的一種需求，使相關的人員能夠有效地獲得整體的信息，提高整體的反應速度和決策能力。
發展策略
根據我國辦公自動化建設的現狀和存在的問題，使我國辦公自動化建設走上健康快速發展的軌道，在辦公自動化建設方面應採取如下對策：
在組織實施方面，從傳統的工業項目管理體制轉向專業化和產品化實施體制，確保系統的運行維護和系統持續的升級，走合作與分工並舉的道路。由此可造就一批以辦公自動化為業務核心的、規模較大的專業軟體公司。
在技術選向方面：選擇與世界發展潮流吻合的技術。還在流行的技術並不能代表未來一定能夠流行。技術的標準化程度要高，開放程度要好。關鍵套用主張自主開發，發展民族產業。在技術結構方面，儘快從Client/Server結構體系轉Browser/Server結構體系，採用B/S思路，最終用戶界面統一為瀏覽器，套用系統全部在伺服器端，是標準的三層結構體系。系統負載輕，開放性好，系統維護升級方便。
系統設計方法：考慮到我國辦公自動化的現狀，採用生命周期法和快速原型法相結合，在已有產品的基礎上，以快速原型法為主。在實施方面遵隨統一規範和分布實施的原則。
在設計思想方面，從傳統的面向業務的設計轉向面向用戶的設計，即將設計的著眼點放在用戶對象身上，設計視角範圍是整個內部網，在此基礎之上進行相關業務設計。將面向對象的思想引入到系統設計中去。
在實現方法方面，從傳統的結構化設計轉向採用複雜適用系統（CAS）理論進行實現，即從一般的業務需求中抽象出關鍵的複雜適應系統，該系統能夠適應環境變化，系統使用越久，積累的有價值的東西就越多。.
軟體選擇
套用OA系統實行辦公自動化已經成為很多企事業單位加強內部管理，提升辦公效率和辦公質量的重要手段。但是很多單位在選擇OA系統的過程中陷入各種各樣的誤區，這裡我列舉了十大有代表性的誤區，供廣大用戶借鑑。
誤區一：自己開發
自己開發OA更能夠滿足自身要求，還可以隨時升級、維護，可控性強，能避免上當受騙，但實際上呢？
首先，OA系統已經涉及到越來越多的學科技術，包括計算機、通信、網路、管理與行為、多媒體、資料庫、圖形圖像等等，是一個需要綜合各種人才的團隊工程，一個或者幾個普通程式設計師已經很難做好；
其次，單位內部的程式設計師受行業和職位限制，無法掌握最新的管理理念及其發展趨勢，往往只能對市面上的OA系統和自己單位的辦公流程進行簡單模仿和克隆，不能夠真正實現提升管理水平的目的；
再次，頻繁調整OA系統會嚴重影響員工的快速掌握和正常使用，延長融合期；
最後，開發OA系統需要耗費大量的人力、物力、財力、管理、時間成本，不可控因素很多，綜合費用最低也要幾萬元，很多都要數十萬元，顯然得不償失。
因此除了個別特大型企業和敏感性單位，建議普通企業不必自己開發。
誤區二：功能越全越好
只要你肯付錢，軟體的功能是可以無限擴充的，但這是你必需的么？
首先，容易造成功能閒置，系統空洞；
其次，功能越全，系統越複雜，使用越困難，維護越麻煩；
再次，功能多一點，價格多一片，一次性投入太大；
最後，服務成本直線上升，隱形風險增大，甚至使套用半途而廢。
選購OA系統時應該考慮一下自己的實際需求和支付能力，如果以適用為出發點，那么就堅決砍掉那些可有可無、利用率低的“雞肋”功能，選一個功能緊湊，滿足自己核心需求的既便宜又容易二次開發的系統。
其實，就OA的功能來說， 80%的內容都是相同的，只不過套用深度不同。而OA的功能每增加10%，價格至少會增加100%－300%，經理人要看看自己有沒有必要為剩下的20%多付那么多的費用。
需要注意的是，為滿足中小企業客戶“小而全”的特點，有的OA集成了人事、客戶、財務等功能模組，這些模組往往是“看起來很美”，並不能代替專業的管理軟體，只能做最簡單的記錄和備份工作。
誤區三：價格越貴越好
選擇的OA系統越貴，可能發生的問題就越少？
首先，判斷一個OA系統好不好的根本原則不是看它的價格，而是看它是否適合自己；
其次，價格越高，投入越大，負擔越重，風險越高；
再次，選擇價格昂貴的名牌產品，其實是在替廠家支付廣告費；
最後，產品可能沒有產品化，開發商還是按照項目在做，沒有成本優勢。
我曾經看到一個小公司在網站上給自己的OA標價360000元，而銷售人員居然連它的功能都說不清楚，線上試用了一下，簡直是一塌糊塗。這就告誡選購者千萬擦亮眼睛，別迷信“一分價錢一分貨”，小心被奸商砸著。
對中小型單位而言，我認為萬元左右的OA系統性價比最高，因為功能性、穩定性、價格方面結合得最好。
誤區四：價格越低越好
價格低固然是好事，但是如果低到4000元以下就值得懷疑了，這裡面是否有貓膩？
首先，質量問題。這種價格極低的OA多是小公司和個人開發的，還有是個人離職後從原來的企業裡帶出來的，產品的穩定性、升級性、著作權等都沒有保障；
其次，隱性成本。有的軟體看起來便宜，但是有用戶數限制，比如某OA軟體報價5800元，但是只支持20個初始用戶，另外每增加10個人需付2000元，這樣50個人的單位就得11800元，還有比這個更高的用戶費呢。
最後，服務問題。這種軟體一般無法提供可靠的服務，即使提供服務也要付出高昂的服務費。軟體的服務是和產品融為一體的，軟體報價應該包括一個合理的後續服務的費用，不然用戶利益得不到有效的保障，服務費就成了一個無底洞。
記住，過低的報價往往損失了軟體套用的功能和服務，是對客戶的不負責任。
還有很多原因導致產品低於正常價格銷售，比如惡性競爭、搶占市場、爭奪用戶、產品剛上市或準備退出市場等等，這就要求用戶不能貪圖便宜，最終損害了自己的利益。
誤區五：系統越透明、開放、越自由越好
網路辦公就是讓一切都變得透明、開放、自由么？
開放必須是相對的，如果所有員工都可以在網上隨意瀏覽單位的財務數據、客戶資料、成本信息、配方工藝等重要檔案，就很容易造成泄密，給企業帶來不可估量的損失。
為解決開放和保密的矛盾，好的OA系統都可以讓用戶很方便的進行許可權設定，這樣既方便各種檔案在系統內的統一管理又保證安全，管理者根據職位高低給員工設定不同的訪問許可權，只有具有相應許可權的人才能夠看到這些資料，其他人則看不到。
誤區六：系統應該完全符合單位的辦公模式
如果有人說他要找一個完全符合自己辦公模式的系統，那么我要問：這樣的系統價值在哪裡？
首先，軟體必須要體現它自身的思想和特點，因為這是軟體的作用所在，價值體現；
其次，OA系統不是將傳統辦公搬到網上，它融合了先進的管理理念和積極的工作態度，體現了新的辦公方式；
再次，OA的公開、公正、透明會觸及某些人的私人利益，使之產生牴觸心理。
因為OA系統是對舊模式的改造，所以會與舊有的辦公習慣和慣性思維產生一些衝突，必然有融合期，這就要求單位能夠積極創新，勇於變革，從觀念和行動上除舊納新。
所以應該選擇那些具有先進的管理思想，能夠產生推動作用OA產品，而不是一味的追求符合自己的使用習慣和使用上的簡單，也要主動的去適應軟體，因為推動管理進步是套用軟體的最終目的。
為了讓用戶能夠順暢的工作。優秀OA系統均可以讓用戶自定義工作流，化解了軟體模式化與單位個性化的之間的衝突。
誤區七：大企業開發的一定好
大企業開發的不一定好，即使好又真的適合你么？
首先，術業有專攻，大企業能做強某個軟體或者硬體，卻不一定能做好OA，因為它們是不同的概念；
其次，大企業開發的OA系統價格驚人，往往是普通OA的數倍甚至數十倍；
再次，OA系統的開發技術和理念日漸成熟，很多公司都開發出了優秀的OA軟體；
最後，大企業開發的OA系統更適合大企業來用，因為中小企業使用的版本需要具有中小企業特色，包括結構、功能、流程、維護等。相反規模不是很大的公司開發出來的系統可能更實用，因為他們對中小企業理解更直接，更深刻。
誤區八：選一個OA軟體來徹底改善管理
單位管理混亂，能通過一個軟體來解決問題么？
首先，管理混亂是因為沒有規範的流程，而規範的流程需要人來制定，然後藉助OA系統來讓流程得到有效的執行；
其次，OA是一個工具，不具有主觀能動性，管理中最重要的問題如激勵、分析、決策等等都需要人來完成；
再次，OA的作用是提高整個單位的辦公效率和辦公質量，將人從低端工作中解放出來處理核心事務。
所以，過低或過高的看待OA的作用都是不正確的，只有提高整個單位的人員素質，特別是領導者素質，才能徹底提高管理水平。當然也不是說必須讓管理變得完美之後再來套用OA，OA與人的作用應該是相輔相成、互相促進。
誤區九：一步到位，一勞永逸
一步到位就能一勞永逸么？
首先，企業發展不會一步到位，人員、規模、制度、思維、文化等都在不斷的調整、改進中；
其次，產品發展不會一步到位，套用技術、功能模組、管理理念日新月異，必須時刻更新；
再次，社會發展不會一步到位，社會進步突飛猛進，要么創新，要么淘汰。
任何軟體都是滿足當前乃至未來一段時間的需要，不可能一步到位，一勞永逸。軟體沒有最好，只有更好，只有保持不斷的改進，才會保持持續的優勢。所以在選擇軟體的時候，應該選擇那些易於擴充升級的。
誤區十：好的OA系統並不需要什麼服務
服務既費錢又麻煩，找個完善的OA來省卻諸多煩心事？
首先，買軟體只是第一步，真正的工作在於套用，這是個長期的過程，沒有可靠的服務是不可能做好的；
其次，OA系統發展迅速，拒絕服務也就拒絕了持續改進、持續領先的機會；
再次，單位自己的維護人員的技術水平很難滿足技術發展需要。
其實從長遠看，軟體商的服務更專業，並且風險和成本更低，很多著名大企業都將IT服務外包，說明還是值得去做的。
總結來說，選擇OA有5大標準，那就是理念先進，功能適用，使用方便，服務到位，價格合理。其中最重要的一點就是“適用”，買軟體之前一定先問問自己：我為什麼要用OA？我用OA主要解決哪方面的問題？我準備用這套OA解決幾年內的問題？我主要用OA的哪些功能？哪些人、多少人要用OA？我能承受什麼價格的OA……必須形成清晰的分析報告，而不是憑模糊的感覺來判斷，這樣你就可以將主動權掌握在自己手裡，而不被賣家的花言巧語所蠱惑和欺騙。
關注點
結合十幾年來服務成千上萬的客戶的經驗，優秀的軟體工程師提出了在OA選型時需要關注的四點：
一、關注OA的本質
選型小組的負責人要深刻認識到OA軟體是全員信息化，其本質是全員工作模式和企業管理模式的一次變革，在選型過程中，可能涉及到較多的部門，在未來的套用推廣過程中，一定是一把手工程，因此要基於全員去安排需求調研、產品選型、套用推廣和集成整合等工作安排和工作節奏。
二、關注核心價值
OA軟體的套用範疇涉及到所有知識性員工，是全員信息化的第一台階。既然是全員套用，提高全員的工作效率而不是某個部門、某個領導、某個人的效率，成為OA軟體的核心價值定位，如果以通用性和經常性兩個緯度對OA軟體的功能進行篩選的話，OA軟體的核心套用是：流程審批、協同工作、公文管理（國企和政府機關）、溝通工具、文檔管理、信息中心、電子論壇、計畫管理、項目管理、任務管理、會議管理、關聯人員、系統集成、門戶定製、通訊錄、工作便簽、問卷調查、常用工具（計算機、萬年曆等）。如果以給企業帶來價值大小的緯度對所有功能模組評估的話，基本上遵循80：20定律，其中的工作流程模組、協同工作模組、項目管理模組為企業帶來的了80%的價值，而其餘的模組帶來20%的價值 因此抓大放小，重點考察工作流程、協同工作、項目管理的技術水準，成為產品選型的不二選擇。
三、關注廠商態度
OA軟體是涉及到全員使用的管理軟體，因此採購OA軟體與採購財務軟體、硬體設備不同，不是簡單的、一次性的買賣交易，而是持續一年甚至多年的管理變革、諮詢和人工服務，在這個過程中，需要持續不斷的與廠商互動，來解決實施、套用、推廣過程中遇到的各種需求變更、BUG處理、功能調整、軟體集成等等問題。
在持續出現的、紛繁複雜的問題面前，客戶如果面對的只是一個普通銷售人員或者普通實施人員，是無法調動整個組織進行資源協調和支持的，因此選擇產品的同時，也要重點考察OA廠商的態度，判斷他們是否重視你，選擇一個愛你的人，遠比選擇一個你愛的人重要。
而管理軟體領域內，眾所周知的潛規則是：領導只參與和出席公司認為重要的項目選型，領導的級別越好，說明對你越重視，也意味著過程中遇到問題後，資源協調到位的可能性越大。
四、關注成本控制
很多客戶的CIO或者信息化負責人，在評估OA軟體的成本是，只是簡單的考慮到公司在OA軟體項目上的預算和供應商的報價，而忽視了OA軟體部署的軟硬體環境成本、軟體實施過程中參與人員的時間成本、培訓成本、將來的維護難度和服務成本、將來數據集成的開發成本、升級成本和數據遷移成本等等，因此往往陷入“撿了芝麻、丟了西瓜”的尷尬境地。
當然管理軟體的選型與硬體設備的選型不同，硬體設備的選型成本占有最重要要素，而管理軟體的選型，軟體套用後的價值占有最重要要素。
關於OA軟體選型過程中的採購成本，行業內的潛規則是：去掉最便宜的，去掉最貴的，選擇綜合成本受控的廠商。
