ISO文控管理，就是一個以經通過ISO質量認證的公司專門設立一個對公司所有重要檔案(ISO)程式檔案等管理工作的部門。實現契約評審、設計控制、不合格品控制、糾正預防措施等業務流程自動化，自動生成、保存質量記錄、過程記錄；實現契約管理、採購管理、員工培訓、檢驗測量設備等鬆散過程管理，自動生成相關質量記錄；依據管理者許可權的不同，分別對執行者、執行組別、整個企業的工作流程進行管理；對所有在辦或結案工作流程進行管理；流程管理包括流程跟蹤、監控、歸檔、統計、催辦；通過流程統計分析，管理者可執行科學、客觀的決策，實現業務流程重組（BPR）、完善質量體系。
基本介紹
- 中文名：ISO文控管理
- 外文名：Management of ISO Document Control
- 難題：檔案頻繁修改，版本控制困難。
- 文檔控制：查詢當前生效版本、歷史版本。
- 過程管理：實行契約評審、設計控制、
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管理難題
隨著市場競爭日趨激烈，上市公司、集團公司，合規管理已經在各行各業普及開來，品質管理已成為企業競爭力的最重要指標，ISO 體系幾乎為所有重視品質的企業所認知。各項標準ISO，GMP，SOX法案等等讓眾多企業提升了企業管理能力，但多數企業雖然實施的標準管理，卻沒有一套管理系統幫助標準落地，多數企業都在這個過程中面臨困擾：
● 難以保持質量、環境等體系的符合性和有效性；
● 難以管控大量的體系檔案，導致錯誤時有發生；
● 難以落實不合格項的糾正和糾正措施；
● 信息傳遞不暢、流程沒有監控手段、檔案執行困難；
● 難以確保內審、外審和管理評審的有效運行實施；
● 質量檔案的建立、變更，需由相關人員來辦理審核和分發，多人共同審核費時費力，辦理周期長、審核效率低；
● 採用傳統的紙質管理，當需要多人同時查閱時，會造成大幅複印、列印、發放工作，紙張成本很高，浪費嚴重；
● 檔案使用人員往往沒有及時得知新版本檔案的發行，仍使用舊版本導致檔案版本混亂、使用不正確等情況，造成了不必要的經濟損失；
● 隨著時間積累，檔案逐漸增多，快速查找調閱檔案變得越來越困難。檔案有時甚至關聯許多其他文檔，如需徹底了解一份檔案經常需要查詢調用多份文檔。
解決方案
根據ISO9001質量管理體系對檔案控制的管理內容和控制要求，彩蝶ISO系統實現ISO檔案的建立、修改、審核、分發、收回、銷毀等文檔全生命周期的電子化管理，不僅能滿足更多標準體系和認證機構的要求，更提供強大的文檔版本控制、文檔審計記錄、檔案關聯、許可權管理、審批流程及流程操作歷史等核心功能，不僅可以大幅節省印刷和紙張成本，而且可以提高管理效率和降低管理成本。（彩蝶ISO文控管理）旨在幫助企業徹底解決檔案控管難題。
KASS文檔管理系統的ISO/GMP模組，通過多年來的經驗積累和與客戶的反饋，主要針對生產製造和醫藥行業量身定製的一套解決方案。包括對檔案如何有效的管理，目錄的規範建立都有針對性的指導與建議方案。這些都得益於KASS多年來深入客戶需求，產品的不斷最佳化與完善，真正實現了線下的檔案高效有序的轉移到線上流轉通過系統來實現。
edoc2 ISO文控管理系統，提供強大的流程管理和文檔全生命周期管理。對ISO文檔的編制、修改、審核、分發、收回、借閱、銷毀等文檔進行全生命周期的電子化管理。企業中的ISO程式檔案、表單檔案、質量手冊、培訓檔案、技術圖紙等文檔資料，都可通過edoc2文控管理系統有效地管理起來。 edoc2為企業建立起一套完整嚴謹的ISO文控管理體系，節省大量檔案管理的人工成本，通過在系統中建立企業的文控中心，落實質量管理理念，幫助企業規範管理，提高文控管理效率，實現無紙化辦公。
文檔控制
- ISO9001體系文檔管理如：質量手冊、程式檔案、作業指導書等的編制、修改、發放、回收；ISO9001體系檔案的表單和附屬檔案分離，系統支持多版本、多附屬檔案。
- 文檔控制管理各類文檔（含紙質文檔）的整個生命周期；儲存、發布質量手冊、程式檔案、詳細作業檔案等體系檔案；儲存、發布所有的質量記錄；
- 可查詢當前生效版本、歷史版本文檔；查詢文檔過程（如審批、發放）記錄。
過程管理
- 實現契約評審、設計控制、不合格品控制、糾正預防措施等業務流程自動化，自動生成、保存質量記錄、過程記錄；
- 實現契約管理、採購管理、員工培訓、檢驗測量設備等鬆散過程管理，自動生成相關質量記錄；
- 依據管理者許可權的不同，分別對執行者、執行組別、整個企業的工作流程進行管理；
- 對所有在辦或結案工作流程進行管理；流程管理包括流程跟蹤、監控、歸檔、統計、催辦；
- 通過流程統計分析，管理者可執行科學、客觀的決策，實現業務流程重組（BPR）、完善質量體系。
