項目溝通計畫是對於項目全過程的溝通工作，溝通方法、溝通渠道等各個方面的計畫與安排。就大多數項目而言，溝通計畫的內容是作為項目初期階段工作的一個部分。同時，項目溝通計畫還需要根據計畫實施的結果進行定期檢查，必要時還需要加以修訂。所以項目溝通計畫管理工作是貫穿於項目全過程的一項工作，項目溝通計畫是和項目組織計畫緊密聯繫在一起的，因為項目的溝通直接受項目組織結構的影響。
基本介紹
- 中文名：認識項目干係人
- 準備工作：收集信息 信息的加工處理
- 需求確定：項目組織管理方面 等
- 步驟：認識項目干係人等
基本簡介,準備工作,需求確定,製作計畫,溝通方式,計畫編制,計畫輸入,計畫輸出,
基本簡介
項目周期的各個階段就好像“環環相扣”中的每個環一樣重要的，甚至是關鍵性的。為了做好每個階段的工作，以達到預期標準和效果，就必須在項目部門內部、部門與部門之間，以及項目與外界之間建立溝通渠道，能夠快速、準確地傳遞溝通信息，以使項目內各部門達到協調一致；使項目成員明確各自的工作職責，並且了解他們的工作對實現整個組織目標所做出的貢獻；通過大量的信息溝通，找出項目管理的問題，制定政策並控制評價結果。因此，缺乏良好的溝通，就不可能做好人力資源管理工作，更不可能較好的實現項目目標。項目溝通管理涉及知識領域是保證項目信息及時正確地提取、收集、傳播、儲存以及最終處置所必須的。如何解決這些問題。難道你不認為做好這些工作，就必須制定相應的計畫嗎？
項目溝通計畫是確定利害關係者的信息交流和溝通要求。項目干係人都必須準備應項目“語言”進行溝通。並且要明白：每個項目干係人所參與的溝通將會如何影響到項目的整體。誰需要何種信息、何時需要以及相應如何將其交到他們手中就好通過溝通方式和手段。因而溝通計畫對於項目的成功很重要。
溝通計畫的依據包括：溝通要求、溝通技術、制約因素和假設四個方面。
選用何種溝通技術以到達迅速、有效、快捷地傳遞信息主要取決於對信息要求的緊迫程度；技術的取得性；預期的項目環境；制約因素和假設。
溝通計畫的結果
溝通計畫的結果有項目利益相關者的分析結果和溝通管理計畫。分析確定項目的利益。 就我個人而言，我認為編制計畫的成員是非常重要的。好的溝通計畫具有可行性。考慮問題的影響因素是否全面和解決問題的方法是否可行決定了計畫的可行性和可操作性。儘量選擇經驗豐富的團隊是最明智的選擇。計畫需經過各部門經理的認可，方可公布。是執行和控制的有力保證。
準備工作
1）收集信息
項目溝通內容方面的信息；
項目溝通所需溝通手段的信息；
項目溝通的時間和頻率方面的信息；
項目信息來源與最終用戶方面的信息。
2）信息的加工處理
對收集到的溝通計畫方面的信息進行加工和處理也是編制項目溝通計畫的重要一環，而且只有經過加工處理過的信息，才能作為編制項目溝通計畫的有效信息使用。
需求確定
項目組織管理方面的信息需求；
項目內部管理方面的信息需求；
項目技術方面的信息需求；
項目實施方面的信息需求；
項目與公眾關係的信息需求。
製作計畫
溝通，可以很簡單，也可以很複雜。對於部份人來說，反正溝通就是把我的意見表達出來嗎，有什麼難的。可是在項目過程中有那么多的人與項目有關，因此要考量的，不僅是把意見表達出來而已，而在於「在什麼樣的時間，運用什麼樣的方式，將什麼樣的信息，傳達給什麼樣的人。
很多項目經理都是屬於被動式的項目經理。就是你先說你要什麼項目信息，我想辦法去弄這些信息出來給你。因此，信息整理的工作基本上是沒有列入工作管制的，只能夠見招拆招，抱著應付的心態來面對信息的供應。
如果換個比較主動的角度來看，項目經理先了解每個與項目有關的人想要知道什麼，這些信息一定有重複的地方，然後將這些信息做個整理歸類，不等你開口要，我就先提供給你，讓你對項目沒有疑惑，化被動為主動。這些信息整理歸類的動作，直接就納入在項目經理的工作管制之中，這樣對項目經理而言，也沒有任何的意外。
幾個步驟掌握住就好：
(1) 認識項目干係人
(2) 分析項目干係人的信息需求
(3) 依照信息需求找出信息種類
(4) 將信息種類歸類
(5) 決定信息傳遞的周期
(6) 決定信息傳遞方式
(7) 蒐集信息
(8) 傳遞信息
(9) 檢討信息傳遞成效
溝通方式
溝通需求的緊迫程度；
溝通方式方法的有效性；
項目相關人員的能力和習慣；
項目本身的規模。
計畫編制
項目溝通計畫的編制是要根據收集的信息，先確定出項目溝通要實現的目標，然後是根據項目溝通目標和確定項目溝通需求去分解得到項目溝通的任務，進一步根據項目溝通的時間要求去安排這些項目溝通任務，並確定出保障項目溝通計畫實施的資源和預算。
項目溝通計畫書的內容除了前面給出的目標、任務、時間要求、具體責任、預算與資源保障。
計畫輸入
項目管理的九個領域
1. 溝通要求。溝通要求是項目涉及人（項目干係人）信息需求（information requirements）的總和。需求結合信息類型和格式定義。信息的類型和格式在信息的數值分析中必須的。項目資源只有通過信息的溝通才能獲得擴展，信息使項目成功，缺乏溝通會導致失敗。項目的資源應當花費並且僅能花費在溝通信息上。決定項目溝通通常所需要信息有：
項目管理的九個領域
項目管理的九個領域項目組織和項目涉及人責任關係；
涉及項目的紀律，行政部門、專業；
項目所需人員的推算以及應分配的位置；
外部信息需求（例如，同媒體的溝通）。
2. 溝通技巧。在項目的基本單位之間來回傳遞信息，所能使用的技術和方法可能差異很大：從簡短的談話到長期的會議；從簡單的書面檔案到即時查詢的線上的進度表和資料庫。可能影響項目溝通的技術因素有：
信息需求的即時性--項目的成功是取決於即時通知頻繁更新的信息，還是通過定期發行的報告已足夠？
技術的有效性（the availability of technology）
預期的項目人員配置--計畫中的溝通系統是否同項目參與方的經驗和知識相兼容。
項目工期的長短(the length of project)
制約因素。制約因素是限制項目管理小組作出選擇的因素。例如，如果需要大量地採購項目資源，那么處理契約的信息就需要更多考慮。當項目按照契約執行時，特定的契約條款也會影響溝通計畫。
假設因素。對計畫中的目的來說，假設因素是被認為真實的確定的因素。假設通常包含一定程度的風險。他們可在本處確定，或者他們也可是風險識別過程的輸出。
計畫輸出
通管理計畫。溝通管理計畫是一個檔案，它提供：
收集和歸檔的結構，詳細規定用來收集和貯存各類信息的方法。採用的過程應涵蓋對以前已公布材料更新和糾正收集和傳送。
傳送結構，詳細的規定信息（狀況報告、數據、進度、技術資料等）將流向誰那裡，和使用什麼方法（書面報告、會議等）來發布各類信息。此種結構必須與項目組織圖表定義的責任和報告關係兼容。
被傳送的信息的說明，包括格式、內容詳細級別使用的協定/定義。
產品進度，顯示每種類型的溝通什麼時候產生。
在排定的溝通中檢索信息的方法。
隨著項目的進展，修訂和提煉溝通管理計畫的方法。
根據項目的需要，溝通管理計畫可以是正式的或非正式的，可以是詳細的或提綱式的。溝通管理計畫是整個項目計畫的一個附屬部分。
