正式溝通

正式溝通（formal communication/Communication Object Official），是指組織中依據規章制度明文規定的原則和渠道進行的溝通。例如組織間的公函來往，組織內部的檔案傳達、發布指示、指示匯報、會議制度、書面報告、一對一的正式會見等，按照信息流向的不同，正式溝通又可細分為下向溝通、上向溝通、橫向溝通、斜向溝通、外向溝通等幾種形式。

基本介紹

• 中文名：正式溝通
• 外文名：formal communication/Communication Object Official
• 方法：書面報告、一對一面談、定期會議 

概述

根據古典管理理論，溝通應遵循指揮或層級系統進行。嚴格地說，越級報告或命令，或不同部門人員間彼此進行溝通，都是不允許的。因此，在組織內只有垂直（縱向）的溝通流向（Verticalcommunicationflow），很少有同一水平的橫向溝通流向（horlzontalCommunicationflow）。實際上，按照這種模式進行溝通，不但是不可能的，而且不能符合組織的需要。因此產生了委員會，或公文抄報之類的措施，以便在同級之 I司的橫向溝通，但這仍然屬於組織正式結構所安排的路線，仍屬正式溝通性質。

是指按照組織明文規定的原則、方式進行的信息傳遞與交流，如組織內的檔案傳達、定期召開的會議、上下級之間的定期匯報以及組織間的公函來往等。

方法

正式溝通是事先計畫和安排好的，如定期的書面報告、面談、有經理參加的定期的小組或團隊會等。
（1）定期的書面報告。員工可以通過文字的形式向上司報告工作進展、反映發現的問題，主要有：周報、月報、季報、年報。當員工與上司不在同一地點辦公或經常在外地工作的人員可通過電子郵件進行傳送。書面報告可培養員工理性、系統地考慮問題，提高邏輯思維和書面表達能力。考|試/大但應注意採用簡化書面報告的文字，只保留必要的報告內容，避免繁瑣。
（2）一對一正式面談。正式面談對於及早發現問題，找到和推行解決問題的方法是非常有效的；可以使管理者和員工進行比較深入的探討，可以討論不易公開的觀點；使員工有一種被尊重的感覺，有利於建立管理者和員工之間的融洽關係。但面談的重點應放在具體的工作任務和標準上，鼓勵員工多談自己的想法，以一種開放、坦誠的方式進行談話和交流。
（3）定期的會議溝通。會議溝通可以滿足團隊交流的需要；定期參加會議的人員相互之間能掌握工作進展情況；通過會議溝通，員工往往能從上司口中獲取公司戰略或價值導向的信息。但應注意明確會議重點；注意會議的頻率，避免召開不必要的會議。

類型

正式溝通有下向（downward）、上向（upward）、橫向（1ateral）、外向（outside）溝通等幾種：

下向

這是在傳統組織內最主要的溝通流向。一般以命令方式傳達上級組織或其上級所決定的政策、計畫、規定之類的信息，有時頒發某些資料供下屬使用等等。如果組織的結構包括有多個層次，則通過層層轉達，其結果往往使下向信息發生歪曲，甚至遺失，而且過程遲緩，這些都是在下向溝通中所經常發現的問題。

上向

主要是下屬依照規定向上級所提出的正式書面或口頭報告。除此以外，許多機構還採取某些措施以鼓勵向上溝通，例如意見箱、建議制度、以及由組織舉辦的徵求意見座談會、或態度調查等等。有時某些上層主管採取所謂“門戶開放”政策（open-doorpolicy），使下屬人員可以不經組織層次向上報告。但是據研究，這種溝通也不是很有效的，而且由於當事人的利害關係，往往使溝通信息發生與事實不符或壓縮的情形。

橫向

主要是同層次，不同業務部門之間的溝通。在正式溝通系統內，一般機會並不多，若採用委員會和舉行會議方式，往往所費時間人力甚多，而達到溝通的效果並不很大。因此，組織為順利進行其工作，必須依賴非正式溝通以輔助正式溝通的不足。正式溝通的優點是：溝通效果好，比較嚴肅，約束力強.易於保密，可以使信息溝通保持權威性。重要的訊息和檔案的傳達，組織的決策等，一般都採取這種方式。其缺點在於，因為依靠組織系統層層傳遞，所以很刻板，溝通速度很慢，此外也存在著信息失真或扭曲的可能。

形態

正式溝通有幾種具體的溝通形態據研究，以5個人為一群體為例，基本上可有五種溝通形態，即：

鏈式（chain）；

環式（circle）；

Y式（Y）；

輪式（wheel）；

全通道（AllChannel）。

鏈式

這是一個平行網路，其中居於兩端的人只能與內側的一個成員聯繫，居中的人則可分別與兩人溝通信息。在一個組織系統中，它相當於一個縱向溝通網路，代表一個五級層次，逐漸傳遞，信息可自上而下或自下而上進行傳遞。在這個網路中，信息經層層傳遞，篩選，容易失真，各個信息傳遞者所接收的信息差異很大，平均滿意程度有較大差距。此外，這種網路還可表示組織中主管人員和下級部屬之間中間管理者的組織系統，屬控制型結構。

在管理中，如果某一組織系統過於龐大，需要實行分權授權管理，那么，鏈式溝通網路是一種行之有效的方法。

環式

此形態可以看成是鏈式形態的一個封閉式控制結構，表示5個人之間依次聯絡和溝通。其中，每個人都可同時與兩側的人溝通信息。在這個網路中，組織的集中化程度和領導人的預測程度都較低；暢通渠道不多，組織中成員具有比較一致的滿意度，組織士氣高昂。如果在組織中需要創造出———種高昂的士氣來實現組織目標，環式溝通是一種行之有效的措施。

Y式

這是一個縱向溝通網路，其中只有一個成員位於溝通內的中心，成為溝通的媒介。在組織中，這一網路大體相當於組織領導，秘書班子再到下級主管人員或一般成員之間的縱向關係。這種網路集中化程度高，解決問題速度快，組織中領導人員預測程度較高。除中心人員（C）外，組織成員的平均滿意程度較低。此網路適用於主管人員的工作任務十分繁重，需要有人選擇信息，提供決策依據，節省時間，而又要對組織實行有效的控制。但此網路易導致信息曲解或失真，影響組織中成員的士氣，阻礙組織提高工作效率。

輪式

屬於控制型網路，其中只有一個成員是各種信息的匯集點與傳遞中心。在組織中，大體相當於一個主管領導直接管理幾個部門的權威控制系統。此網路集中化程度高，解決問題的速度快。主管人（當然是 C）的預測程度很高，而溝通的渠道很少，組織成員的滿意程度低，士氣低落。輪式網路是加強組織控制、爭時間、搶速度的一個有效方法。如果組織接受緊急攻關任務，要求進行嚴密控制，則可採取這種網路。

全通道式

這是一個開放式的網路系統，其中每個成員之間都有一定的聯繫，彼此了解。此網路中組織的集中化程度及主管人的預測程度均很低。由於溝通渠道很多，組織成員的平均滿意程度高且差異小，所以士氣高昂，合作氣氛濃厚。這對於解決複雜問題，增強組織合作精神，提高士氣均有很大作用。但是，由於這種網路溝通渠道太多，易造成混亂，且又費時，影響工作效率。

上述種種溝通形態和網路，都有其優缺點。作為一名主管人員，在管理工作實踐中，要進行有效的人際溝通，就需發揮其優點，避免其缺點，使組織的管理工作水平逐步提高。