基本介紹
- 中文名：行政人事部
- 職責：建立和完善工作程式、崗位職責等
- 作用：使部門工作更加靈活高效等
- 相關制度：考勤管理制度、書籍管理方法等
- 崗位設定：行政人事部經理等
職責簡介,人事方面,行政方面,職責細則,相關制度,崗位設定,
職責簡介
人事方面
1 公司各部門人員的招聘
2 公司員工的培訓、考核、建議
3 公司人事制度的擬定、實施、監督、完善
4 公司對外事務聯繫和辦理
5 公司企業文化的建設
6 公司員工相關證件的辦理
7 公司對外的宣傳
8 公司員工檔案的管理
行政方面
1 負責公司行政制度的擬定和實施
2 負責公司廠房的維護
3 負責公司固定資產的管理
4 負責公司辦公用品的採購與管理
5 負責公司員工宿舍的管理
6 負責公司車輛的管理
7 負責公司消防的管理
8 公司對外的聯繫與協調
職責細則
1、負責貫徹公司領導指示。做好上下聯絡溝通工作，及時向領導反映情況、反饋信息；搞好各部門間相互配合、綜合協調工作；對各項工作和計畫的督辦和檢查。
2. 根據領導意圖和公司發展戰略，負責起草年度工作計畫、年度工作總結和其他重要文稿，牽頭或協助公司的規劃研究。
3. 負責全公司日常行政事務管理，協助總經理處理日常工作，負責總經理的日常活動和外出活動的安排。
4. 組織安排公司辦公會議，或會同有關部門籌備公司其他會議及有關重要活動，做好會議記錄和整理會議紀要，根據需要按會議決定發文。
5. 負責公司來往信函的收發、登記、傳閱、批示，做好公文的擬訂、審核、印刷、傳遞、催辦和檢查，及文書檔案資料的歸檔立卷管理的工作。
6. 做好公司歷年大事記的原始資料收集和編纂工作，定期或不定期編輯公司簡訊、簡報或內部發行的刊物。
7. 負責公司保密工作和法律事務，妥善保管和正確使用公司印章和介紹信。
8. 負責前台接待、客人來訪迎送等招待工作。
9. 負責公司辦公設施的管理。包括公司辦公用品採購、發放、使用登記、保管、維護管理工作，負責傳真機、複印機、長途電話、手提電話、計算機、手提計算機的管理和使用。
10. 負責公司總務工作，做好後勤保障。主要是員工膳食、衛生保潔、電話總機服務、安全門衛、宿舍管理工作。
11. 負責公司車輛調度、管理、維修、保養工作，確保公司領導和職工正常工作用車。定期對司機進行交通安全教育，減少事故和違章，降低油耗。
12. 負責公司人力資源管理方針、政策、制度和公司行政組織機構設定、部門工作職責、部門人員編制與內設機構、崗位工作標準和人員素質要求的制定、實施及檢討、改善、修訂。
13. 根據公司發展規劃，制定人力資源招聘、調配、培訓開發計畫並組織實施。
14. 組織督促各部門編制工作計畫、工作總結、業務管理程式、規範和落實辦公例會、總經理交辦工作，並負責跟進、檢查、監督、考核。
15. 辦理員工招聘、錄用、薪資獎金、調動、考核、獎懲、辭職辭退、離職、人事檔案等業務事項。
16. 調查處理各種重大工作失職、違規違紀案件；調查處理員工投訴；調處勞資糾紛。
17. 做好員工保險、福利工作。
18. 為豐富員工文化生活，組織安排各種文體活動和旅遊活動。
19. 每月製作相關行政費用表及人力資源報表供總經理審查並進行存檔。
20. 其他需要配合完成的工作。
相關制度
一、考勤管理制度
1. 作息時間：
星期一至星期六8:30——17:30，午休12:00—13:30
2. 員工上班時必須簽到。遇公事外出遲到公司，提前向行政部或直屬分部經理說明。
3. 員工考勤包括遲到、早退、事假、病假、曠工。
4. 遲到：上班時間開始後未到崗者。
5. 早退：下班時間結束前1小時內提前離開公司者。下班提前1小時以上離開,未請假者計曠工。
6. 曠工：上班時間開始後1小時以上未到公司者，下班時間結束提前1小時以上離開公司者；超過遲到、早退時限到崗或離崗，且未提前請假的，記一天曠工；以去工地、處理客戶事宜等為由未到公司上班，經查不實的，按曠工論處。
7. 病假：提前以口頭或書面形式通知行政部,病假結束後需到行政部進行銷假。未填請假條的補填請假條。病假2天及以上者需提供醫療單位開具的病假證明。
8. 事假：一天以內需提前請假，填寫請假單，經部門經理或總經理批准後方可休假，特殊情況不能提前請假的，需在上班後半小時內請假，並在上班後補辦請假單；事假兩天或以上者，需提前由本人填寫請假單，未按上規定辦理的，均按曠工處理；
9. 違反勞動紀律規定：
(1) 遲到、早退：
次數 | 第一次 | 第二次 | 第三次 | 第四次 | 第五次 |
罰款 | 20元 | 30元 | 50元 | 按曠工一天計 | 辭退 |
(2) 曠工：
曠工一天以內的，當月工資按全額工資扣除三天出勤天數計算工資；曠工超過三天者解除勞動契約。
(3) 婚假
凡通過試用期的員工，憑結婚證可享受七天有薪婚假。
(4) 喪假
員工直系親屬（指配偶、子女、父母、兄弟姐妹及配偶之父母、兄弟姐妹）去世，可申請三天有薪假。
(5) 分娩假
凡符合計畫生育規定並在公司工作一年以上的女員工，憑醫院證明，經公司行政部核准後，可視情況享受四十天有薪產假。
二、書籍管理辦法
本公司書籍，泛指設計，工程，策劃，行業規範，雜誌刊物及其它由公司出資購買的書籍。
1. 購買
(1) 部門經理根據工作需要，向行政部提出購買申請，並填寫《書籍購買申請表》。
(2) 行政部經理審核，報總經理簽字同意後，方可購買。應急購買，至少應徵得行政部經理口頭同意。
(3) 《書籍購買申請表》一式二份，行政部留存一份，購買部門經理處留存一份。
2. 報銷
(1) 書籍購回後，購買人將收銀條、發票、收據等相關票據交行政部人員。
(2) 行政部人員根據收銀條金額，清點實際購買數量，填寫《固定資產登記表》一式兩聯，並輸入電腦備份，將一聯《固定資產登記表》返回購買人。
(3) 購買人填寫《支出憑單》，持《固定資產登記表》、收銀條、發票、收據等相關票據，經行政部經理簽字後，到財務部進行報銷。
3. 借閱
(1) 公司員工借閱，需在《書籍借閱登記表》上籤字，認真填寫借閱細目。歸還時，履行銷藉手續。
(2) 非公司員工借閱，除履行上述手續外，還必須打借條，並需行政部經理簽字同意。
(3) 借閱人員按時歸還書籍刊物，不得無故延期歸還。所有書籍借閱期限不超過一個月。
(4) 不得損壞書籍刊物。歸還時發現書籍有破裂、缺頁等情況，處以罰款10元/次。
(5) 不得在書籍上亂作標記，隨意塗畫。違者處以罰款10元/次。
(6) 不得故意弄髒書籍刊物。違者處以罰款5元/次。
(7) 不得在書籍借回家後，又轉借他人。因複製、拷貝等引起的著作權爭議，將由借閱者承擔責任，公司概不負責。
三、物資用品採購及使用管理制度
1. 本制度所指物資用品包括：
(1) 公司固定資產及低值易耗品；
(2) 辦公用品、電腦耗材等用品用具；
(3) 其他用品（另行規定）。
2. 採購程式：
(1) 每月26日各部門上報下月所需辦公用品、電腦耗材、工具用品等到行政部，由行政部匯總編制《採購預算表》一式兩份。
(2) 行政部經理根據實際需要進行審核簽字，並報總經理簽字批准。
(3) 總經理審批簽字後交財務部，財務部預算、預支採購金額，並留存一聯；
(4) 行政部按計畫安排實施採購。
(5) 由行政部對採購物品進行登記，填寫《辦公用品採購統計表》。
(6) 如需進行應急採購，可先報行政部，由行政部報總經理審批進行採購，採購後按正常登記手續進行登記。
四、物品領用管理制度
1. 物品類別
(1) 辦公用品：包括紙、筆、筆記本、計算器、名片簿、名片夾、訂書機、膠水、回形針、透明膠、雙面膠、尺、美工刀等公司出資購買的辦公用品。
(2) 公用物品：包括各類彩墨、碳粉、硒鼓、列印紙、專用彩噴紙、照片紙、硫酸紙，其它特種紙及各類電腦、印表機耗材。
2. 領用原則
(1) 辦公用品：本人根據工作需要，填寫《辦公用品領用表》，到行政部領取。
(2) 公用物品：本著合理使用杜絕浪費的原則，互相監督，物品屬自然磨損者，則以舊換新；凡屬遺失或被盜者，及時報行政部備補，並按原價賠償，由行政部不定期進行抽查盤點。
五、清潔衛生管理制度
1. 本公司清潔範圍包括：辦公區域內所有角落。
2. 本公司清潔衛生由各部門所有人員輪流打掃，詳見《值日輪流表》。
3. 值日人員須按如下標準進行清掃：
(1) 地面：無紙屑碎末，無油漬，無污痕，整潔通透。
(2) 桌面：無明顯灰塵，無油漬污痕，桌上物件分類整齊擺放，物見本色。
(3) 椅、沙發：無明顯灰塵，無污垢，擺放端正整齊。
(4) 玻璃窗、窗台：光潔鋥亮，無水漬、無污痕和灰塵，做到窗明几淨。
(5) 印表機等固定設備設施：無灰塵，無污垢。
(6) 公司盆景、花木植物由行政部統一管理，值日人員對其進行垃圾清掃、去雜物處理。
4. 個人衛生執行以下標準：
(1) 自己辦公區域衛生，整理檔案，清倒個人垃圾，保持辦公桌整潔；
(2) 定期擦拭及保養自己使用的電腦，保持其清潔及正常的使用；
(3) 嚴禁隨地吐痰，亂扔紙屑、菸頭、瓜果、皮核，禁止從窗戶往外吐痰倒水、亂扔雜物；
(4) 其他需個人注意的衛生事項。
5. 衛生懲罰制度：
個人辦公區域衛生由個人負責，包括工作檯、紙簍、書架、電腦、個人辦公用品等。其他公共區域由值日人員負責。
6. 懲罰原則：
區域 | 第一次 | 第二次 | 第三次 | 第四次 | 備註 |
個人衛生 | 10元 | 30元 | 50元 | 通報批評 | 個人部分由個人負責，值日人員部分由當日值日人員均攤 |
公共衛生 | 20元 | 50元 | 100元 | 通報批評 |
六、檔案的分類及管理制度
1. 行銷部檔案：
(1) 招投標資料：包含招標檔案、圖紙、答疑、回標文 件（主要是報價匯總及圖紙）等，行銷人員領取招標檔案後，由行銷部內勤填寫《招標檔案檔案表》進行登記，並將原件存檔，複印件下發給相關人員，投標疑問統一由內勤傳送，並將疑問及回復檔案及時存檔，以保證招投標檔案的完整性。
(2) 日常工作檔案：包括行銷人員跟蹤項目登記表、客戶考察通知單、行銷總結、契約概況表、分公司宣傳品發放統計表、客戶檔案及競爭對手調查表、業務費及佣金提取表等，由銷售內勤分類存檔，便於隨時查閱。
(3) 行銷部會議紀要及其他需要存檔的檔案。
2. 技術部檔案：
(1) 定額：按照項目名稱分別存檔，每次下發時都要在《收發文記錄表》上進行登記，並將相對應電子版檔案進行存檔。
(2) 施工圖：由設計人員將施工圖交給技術部內勤存檔，並在《施工項目圖紙登記表》上進行登記。
(3) 技術部會議紀要及其他需要存檔的檔案。
3. 工程部檔案：
(1) 工程施工過程資料：包括與甲方聯繫函、工程洽商、變更等相關資料，按項目分類進行存檔，填寫《收發文記錄表》。
(2) 報驗資料：按工程進行存檔。
(3) 結算資料：包括工程結算資料、勞務結算資料及材料結算資料，分別填寫《工程結算統計表》、《勞務結算統計表》、《材料結算統計表》，並隨時更新。
(4) 工程部會議紀要及其他需要存檔的檔案。
4. 行政人事部檔案：
(1) 分公司相關行政制度、員工檔案。
(2) 集團公司下發的相關檔案、制度等。
(3) 契約檔案，由行政部負責將各類契約進行存檔。需借閱契約者，在具體保管契約的部門簽字登記後方可借閱。凡與契約無關，因工作需要借閱契約者，除在具體保管契約的部門履行簽字手續外，還須出具書面借條，寫明借閱原因，借閱期限，經部門經理和行政部經理批准後方可借閱。
(4) 其他需要存檔的檔案。
5. 財務部檔案：
(1) 包括各種費用明細表等與財務相關的資料。
七、保密制度
1. 凡技術人員或工作涉及到公司機密的人員在入、離職時必須簽訂《保密協定》，保證不泄露公司的機密資料。
2. 各部門檔案及檔案按類別、按級別、按時間的先後順序進行歸類管理，分為三類：一般檔案、保密檔案、絕密檔案。一般檔案各部門經理均有權查閱；保密檔案各部門經理如要查閱的，必須由行政部經理簽字才能查閱；絕密檔案一般不準任何人查閱（註：副總、總經理除外），如有特殊情況需要查閱的部門經理，必須要總經理簽字同意，且必須在行政部所指定的地點進行查閱，公司檔案不準任何人帶出公司。
3. 除本部門工作人員外，未經許可，任何人不得私自進入其他辦公場所，未經許可，不得使用其它部門人員電腦，不得查看隨身碟、光碟及軟碟中的檔案資料，更不能翻閱、抄錄其他部門資料。
4. 在列印、複印檔案或資料中，應樹立保密意識，不得隨意將檔案、資料內容泄露給公司外部人員及其他無關人員，列印、複印錯誤的重要檔案應及時銷毀，不得亂丟亂放。
5. 負責檔案及檔案的管理人員應具有高度保密意識，不得向任何人有意無意泄露公司的機密。公司員工應做到“不該說的話不說”，“不該問的事不問”。廢舊檔案不得隨意丟棄，經公司認定作廢的檔案應定期銷毀。
6. 公司員工不得擅自更改公司各種檔案或資料。
7. 財務人員應妥善保管好帳務、報表、資料，不得將公司機密泄露給予任何人。
8. 契約檔案、財務狀況及其它重要的公司內部檔案應特別注意保密原則，各種資料應妥善保存，更不能泄露給其他人。
9. 凡重要檔案，未經上級允許，不得複製、抄錄。
10. 員工的薪金、獎金公司予以保密，嚴禁任何人互相打聽、攀比。
11. 員工應盡忠盡職、努力工作，珍惜公司信譽，工作中不得泄露公司商業秘密或資料。
八、獎懲制度
1. 獎勵
（1） 嘉獎
1) 出色完成公司領導指派的重要任務者；
2) 圓滿完成重大項目未出差錯者；
3) 對操作技術或管理制度建議改進，經採納施行，著有成效者。
4) 為公司節約成本，合理利用電腦耗材、辦公用品，充分利用廢棄品，成績顯著者；
5) 檢舉違規或損害公司利益者；
6) 全心全意服務，有具體事跡者；
7) 遇有困難，勇於負責，處理得當者。
8) 其它突出事跡應予獎勵者。
（2） 記功
1) 節約物料或對廢品利用，著有成效者。
2) 發現職責外問題，予以報告或妥為防止損害足為嘉許者。
（3） 記大功
1) 遇有意外事件或災害，奮不顧身、不避危難，因而減少損害者。
2) 維護公司重大利益，避免重大損失者。
3) 有其他重大功績者。
（4） 獎金
1) 對公司有特殊貢獻，足為全公司同仁表率者，獎現金200元。
2) 一年內記在功二次者，獎現金300元。
3) 服務年滿三年，成績優良未曾曠工或受過記過以上處分者，獎現金500元。
2. 懲罰：
（1）警告：
每次減發獎金二十元，並於年終獎金時一併減發。
有下列情形之一者，予以警告：
1) 違反公司管理規定，情節輕微者；
2) 著裝不整或不佩戴規定標誌、員工牌；
3) 不能按時完成工作任務者；
4) 因過失導致工作失誤，情節輕微者；
5) 不服從上級合理指示，情節輕微者；
6) 浪費公物，情節輕微者；
7) 上班時間、躺臥休息，擅離職守，怠忽工作者；
8) 破壞環境者；
9) 說長道短，影響團結者
（2）記過：
每次減發獎金三十元，並於年終獎金時一併減發。
1) 違反公司管理規定，不聽勸阻者；
2) 在工作場所喧譁、嘻戲、吵鬧、妨礙他人工作而不聽勸告者；
3) 對同仁惡意攻擊或誣害，偽證，製造事端者；
4) 投機取巧，謀取非法利益者；
5) 因疏忽或過失使公司遭受損害或傷及他人者；
6) 未經許可攜帶外地人入公司閒談。
（3）記大過：
每次減發獎金五十元，並於年終獎金時一併減發。
1) 擅離職守，致公司蒙受重大損失者；
2) 違反公司管理規定，頂撞、污辱管理人員者；
3) 泄露公司重要機密者；
4) 遺失經營的和重要檔案、機件和其它物品；
5) 一個月內曠工達五日者；
6) 電腦等具技術性設備，非經使用人員及主管同意，擅自操作並造成損害者。
7) 拒絕聽從主管人員合理指揮監督，經勸告仍不聽從者；
8) 其他重大違規行為者。
（4） 開除、解僱
開除（不發資遣費）
1) 對同仁暴力、恐嚇，嚴重妨礙工作者；
2) 在公司內毆打他人或相互毆打者；
3) 故意損壞設備或財物者；
4) 張貼、散發煽動性文字，圖畫破壞勞資感情者；
5) 偷盜同仁或公司財物者；
6) 侵占、貪污公司財物者；
7) 無故損毀公司財物，損失重大或第二次損毀、塗改重大檔案或公物者；
8) 未經許可兼任其他職務或兼營與本公司同類業務者；
9) 在公司服務期間受刑事處分者；
10) 一年內記大過滿二次，功過無法平衡抵消者；
11) 無故連續曠工三日或全月累積曠工六日或一年內曠工達十二日者；
12) 吸食毒品者；
13) 偽造、編造或盜用公司印信者；
14) 在工作場所內製作私人業務或喚使他人製作業務者；
15) 故意泄露公司技術，營業上的機密緻使公司蒙受重大損失者；
16) 其他違反法令或勞動法或本制度規定情節重大者。
3. 功過相抵
（1） 嘉獎與警告相抵消；
（2） 記功一次或嘉獎三次可抵消記過一次或警告三次；
（3） 記大功一次或記功三次可抵消記大過一次或記過三次；
（4） 前功不能抵後過。
（5） 職員功過抵消以發生於同一年內的為限。
4. 減發獎金
受警告以上處分者，於年終獎金髮放時按下列標準減發：
1) 警告——減發15天工資的獎金；
2) 記過——減發25天工資的獎金；
3) 記大過——減發45天工資的獎金。
5. 福利
1) 為了員工老有所依，健康有保障，按國家有關規定，結合公司具體發展情況，逐步建立養老、醫療等社會保險制度。
2) 本手冊由行政部負責解釋和修改。
崗位設定
行政人事部經理：負責整個部門行政人事的統籌管理，制度的制定及審批等。
行政主管：負責部門中行政部分的事務管理，包括廚房、保全、清潔、宿舍等。
人事主管：負責部門中人事部分的事務管理，包括招聘，培訓，考勤，薪酬，績效及員工關係等。
行政助理：協助行政主管處理具體工作中實務性工作，屬於執行層面的人員配置。
人事助理：協助人事主管處理具體工作中實務性工作，屬於執行層面的人員配置。
其他文員：如招聘專員，培訓專員，薪酬專員，企劃專員，前台文員等等。
