答覆函

答覆函,是指對邀請方的邀請是否應邀回復。接到對方的邀請後,無論接受與否,出於禮貌,都必須及時答覆。通常,應當在接到邀約之後三日之內回復,而且回得越早越好。答覆以函件——答覆信的形式發出。答覆信要簡潔,無論是否應邀,語言都應十分熱情。一般用第一人稱,且必須簽名

基本內容包括:
(1)感謝對方的邀請。
(2)愉快地接受對方的邀請或婉言謝絕對方的邀請。
(3)表達期待赴邀的心情或解釋一下不能應邀的理由。
如收到這樣一個邀請:
尊敬的××先生\小姐:
第二屆網貨交易會將於9月11日-13日在杭州蕭山休博園舉行,會上新奇特貨源供應,低價火爆拍賣,杭州旅遊消費券免費領,還有多路班車直達。關於交易會的詳情,我們一周內將寄給你。希望不久能收到你的來信,並希望您能來參加。
敬請光臨
聯繫人:×××
聯繫電話:×××××××××××
××公司(公章)
2009年8月25日
①肯定答覆:
答覆函
尊敬的××先生\小姐:
非常感謝你們的邀請,我將於11日準時前往。我盼望和你們見面。
此致
敬禮
×××
×年×月×日
②否定答覆:
答覆函
尊敬××先生\小姐:
感謝來信邀請我參加第二屆網貨交易會。由於我將於同一時間到廣東考察,非常抱歉我不能前去。希望以後還會得到貴公司的活動信息。
此致
敬禮
×××
×年×月×日

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