發票檔案

發票檔案用於存放材料採購增值稅發票的部分信息，它與採購發票——物資檔案一起共同存放發票的全部信息。

基本介紹

• 中文名：發票檔案
• 外文名：The invoice file
• 組成：發票ID、開票日期等
• 類似物：採購發票——物資檔案

發票檔案結構

欄位名	欄位類型	長度	小數位數	備註
發票ID	N	6	0
開票日期	D	8
發票號	C	12
客戶代碼	C	6
客戶名稱	C	36
客戶地址	C	36
單位電話	C	14
納稅號	C	16
開戶銀行	C	24
銀行賬號	C	20
材料貸款	N	12	2
增值稅	N	12	2
總金額	N	12	2
採購員代碼	C	8
稽核員代碼	C	8
錄入員代碼	C	8

1．發票ID是採購發票檔案與採購發票——物資檔案聯繫的主關鍵會字。

2．採購發票檔案中保留客戶名稱、客戶地址、單位電話等幾個欄位姜一是為了存放零星，小額，錢貨兩清客戶偽基本信息，二是為了減少採購發票查詢時從客戶代碼檔案中提取有關信息所需的時間，提高查詢速度。

3．檔案中材料貨款、增值稅宇段分別表示採購發票上所有材料的貨款總和及增值稅總和，而總金額=材料貨款+增值稅。

發票檔案存貯策略

發票檔案採用的存貯策略有四種可供選擇。

(1)按年存貯，雙檔案存貯策略。即不同年份的發票存放在不同年份的檔案中，每年用兩個檔案，一個檔案存發票的共同部分，每張發票在其中有一個記錄；另一個檔案存發票的不同部分，每張發票在其中有多個記錄。

(2)按年存貯，單檔案存貯策略。即不同年份的發票存放在不同年份的檔案中，但發票的共同部份和不同部分存於一個檔案中，每個發票在其中可能有多個記錄，共同部分將重複存貯。(3)不分年存貯，雙檔案存貯策略。即所有年份的發票均存於兩1、檔案中，發票中的不同部分和共同部分各存於一個檔案。

(4)不分年存貯，單檔案存貯策略。即所有年份的發票均存於一個檔案中，發票中的共同部分和不同部份同存於一個檔案中。

對於一個企業來說，特別是商業企業，由於其銷售業務量可能很大，會導致發票數量很大，因此，發票檔案可能很大，所以，當採用(3)(4)兩種不分年存貯策略時，發票檔案有無限增大的趨勢，應考慮對其的解決方案。

但採用(1)(2)兩種按年存貯的策略，在發票銷帳時，可能要涉及在往年發票檔案中尋找末核銷發票的問題，這種數據追溯性尋找會浪費計算機處理時間，因此，也必須考慮解決方案。一個可行的方案是每年年底將本年度未核銷發票轉移至一個單獨的往年未核銷發票檔案中，這樣，在銷帳時，凡是在本年發票中沒有找到的未核銷發票均到往來未核銷發票檔案中查找即可。

發票檔案組織方式

發票號是發票的唯一標識，在一年中，發票號可以斷號，但不允許重號，但不同年份的發票有可能重號。

對於發票臨時檔案，大量操作是以發票為單位進行的，所以一般按“發票日期(年)+發票號”建立索引排序，有利於提供檢索速度。

對於發票檔案，除了以發票為單位進行各種操作外，還要根據客戶進行對帳、銷帳和各種帳簿的輸出。所以至少應按“發票日期+發票號”和“客戶代碼+發票日期”兩組關鍵字建立兩個排序檔案。