無紙化辦公

隨著人們環保意識的增強，以及各行業對辦公模式需求的不斷升級，現代化、信息化建設步伐的加快，無紙化辦公已經由概念逐漸套用到多個行業領域中。

基本介紹

• 中文名：無紙化辦公
• 外文名：Paperless office
• 含義：指利用現代化的網路技術進行辦公
• 要素：計算機、套用軟體、通信網路
• 過度：電子工作正在取代傳統的裝貨單
• 好處：易學易用

詞語簡介

無紙化辦公是指在不用紙張辦公，在無紙化辦公環境中進行的一種工作方式，無紙化辦公是一種需要硬體、軟體與通信網路協力才能達到的辦公體驗。

硬體

在無紙化辦公中硬體是不可或缺的重要元素，電腦、搭載原筆跡手寫輸入技術的終端（電磁屏搭配電磁筆），藉助這些硬體商務辦公用戶可完成電子文檔簽名、批註、修改等關鍵套用。專業圖形設計製作用戶不必用筆在紙張上進行草稿繪製，藉助原筆跡手寫輸入終端在電腦上即可完成操作。前台視窗行業則可以通過兩者的搭配，便捷高效的完成信息錄入等套用。

軟體

在無紙化辦公中軟體也起著關鍵作用，其能將搭載原筆跡手寫輸入技術的終端與電腦進行無障礙串聯，同時又能針對不同行業用戶提供相應的套用界面。

網路

藉助網路，工作電子文檔可以在各部門間自由傳閱，進一步修改完善，通過硬體、軟體與網路的通力協作讓工作效率大大提升。

好處

易學易用

可將領導在傳統的紙質檔案上的批示、簽署信息轉換為電子文檔藉助軟體打開，通過對檔案傳閱、審批流程的定義，領導便可使用搭載原筆跡手寫技術的電磁屏通過手寫，對電子檔案進行親筆圈閱、批註和簽名，對所傳閱討論的檔案發表各自的意見、相互交流並進行最終的定稿及簽署。省去傳真列印的繁瑣步驟，避免紙張的浪費，不需要學習繁瑣的鍵盤輸入方法，與日常在紙上辦公時批閱、簽署文檔一樣，能方便地無紙化辦公。

網路安全

領導辦公可以與工作的各環節緊密結合，動態電子簽名認證保證了領導簽名內容的不可更改性和來源的真實性。用戶可以利用動態電子簽名認證可以實現可靠的身份確認功效，比傳統鍵盤密碼更安全、更有效。用動態簽名認證來替代傳統密碼口令驗證，極大增加系統中信息的安全性，而且使用更加方便，更加容易。

高度的靈活

具備無紙化辦公屬性的硬、軟體可以大大減少重複勞動，可以使各個部門、各個環節的單獨處理工作串聯起來，也能處理流程上多環節的任務。可以方便進行各個環節的審核、批覆、簽字，可以進行不同環節批覆與查詢。

市場現狀

在門市進行各種業務辦理，電信資費方案調整、國際漫遊服務、停機辦理等，需要分別填寫多份紙本表格。徒增櫃員及客戶重複填寫、確認身份信息的流程，也延長排隊等待的時間，更提高紙張成本的支出，影響整體服務效率甚巨。藉助無紙化辦公廠商優派：運營商則通過無紙化電子簽章的整合，以全數字操作方式，直接在螢幕上完成窗體填寫、契約確認及電子手寫簽名，櫃員可以立即將契約等檔案以電子檔案儲存到公司內部做系統歸檔，有效提升運營商在對內業務檔案管理及對外客戶服務質量及整體效率。無紙化辦公實行網路化辦公使得紙質檔案大量減少，印刷、用紙等辦公費用也相應縮減。電子檔案的使用及網路互聯的開通，節約了傳送紙質檔案所需的郵資、路費、通訊費和人力，有效提高了辦公效率，而且節省大量相關辦公開支。