《深圳市市屬機關團體事業單位檔案集中管理辦法》是深圳市政府發布的檔案，2013年起實施。
基本介紹
- 中文名：深圳市市屬機關團體事業單位檔案集中管理辦法
- 施行地區：深圳市
第一條為加強檔案的科學管理和安全保管，降低管理成本，並適應電子政務建設的需要，便於市屬單位及社會各界的依法利用，根據《中華人民共和國檔案法》、《深圳經濟特區檔案與檔案收集利用條例》等有關規定，結合本市實際情況，制定本辦法。
第二條本辦法適用於市屬機關、團體、事業單位（以下簡稱市屬單位）檔案的移交、管理、利用等活動。
第三條本辦法所稱檔案，是指市屬單位在公務活動中形成的，移交檔案館存檔之前由市文檔服務中心（以下簡稱文檔中心）保管的檔案材料。
第四條 文檔中心隸屬於市檔案行政管理部門，其主要職責為：
（一）統一接收、保管市屬單位的檔案（包括電子檔案）；
（二）對接收的檔案進行分類、整理、鑑定、保管；
（三）為檔案移交單位及其他社會組織和個人提供檔案查詢利用服務；
（四）處置沒有保存價值的檔案；
（五）向檔案館移交經鑑定具有永久或30年保存價值的檔案。
第五條 市檔案行政管理部門根據實際情況確定檔案納入集中管理的市屬單位，制定檔案移交標準，並對市屬單位檔案移交工作進行指導、培訓。
第六條 市屬單位應當建立健全檔案歸檔、移交的規章制度，明確一名負責人分管本單位的檔案管理工作，並指定專門部門和相應工作人員負責本單位檔案的收集、移交和利用工作。
第七條 市屬單位應當根據國家和省、市有關規定及本單位檔案的形成規律，制定本單位檔案分類方案（包括檔案歸檔範圍、保管期限、分類編號體系等），並送市檔案行政管理部門審定。
各單位向文檔中心移交檔案的範圍為《檔案分類方案》中黨群工作、行政管理、業務管理三個類目的檔案，其他檔案材料按有關規定辦理。
第八條 文檔中心每年應當制訂具體的移交計畫和時間表，及時發出移交書，按照要求開展檔案接收工作。
第九條 市屬單位應當將辦理完畢的檔案及時收集齊全、集中保管，於第二年6月底前完成檔案的初步分類整理工作（整理方法見附屬檔案1），並填寫移交清冊，按照文檔中心制訂的接收時間表按時移交。
與紙質檔案同時形成的電子檔案應同步向文檔中心移交。
非常設機構形成的檔案資料，應當在機構撤銷後6個月內向文檔中心移交。
第十條 文檔中心接收檔案時，應當對照檔案與移交清冊進行檢查驗收、清點核對。經驗收合格的，交接雙方應當填寫交接文據並簽名蓋章。
第十一條 檔案移交清冊、交接文據均為一式兩份，移交完成後交接雙方各存一份（相關表冊、文據的格式文本見本辦法附屬檔案2－5）。
文檔中心應當對接收的檔案編制檢索工具，方便提供利用。
第十二條 文檔中心應當嚴格按照國家有關規定的要求，加強檔案保管，確保檔案安全。
第十三條 文檔中心保管的檔案應當定期進行鑑定，鑑定工作小組由文檔中心、檔案移交單位、市檔案館三方人員共同組成。
第十四條 經鑑定，具有永久或30年保存價值的檔案由文檔中心保存10年並經規範整理後向市檔案館移交；不需要向市檔案館移交且確無保存價值的，文檔中心應當登記造冊（附屬檔案6），徵詢檔案移交單位意見後，按照規定予以銷毀。
檔案移交單位應當在30個工作之日內對擬銷毀的檔案提出處置意見，未予答覆的視為同意；檔案移交單位和文檔中心對鑑定結果有不同意見的，應當提交鑑定報告，由鑑定工作小組作出最終鑑定結果。
檔案移交單位已經撤併的，文檔中心應將擬銷毀檔案的目錄送交該單位撤併後職能歸屬單位徵求意見，並送市檔案行政管理部門審核。
對檔案移交單位已確定明確保管期限的不歸檔檔案，文檔中心按照期限予以銷毀。
文檔中心不得擅自銷毀檔案。
第十五條 文檔中心必須保障和滿足檔案移交單位利用本單位檔案的需求，檔案移交單位查閱利用本單位檔案時應當按照要求辦理相關手續。
第十六條 檔案移交單位應當對移交的檔案是否公開提出明確意見，文檔中心應當將公開檔案目錄及利用方法及時向社會公布，為社會各界利用公開檔案信息提供方便。
未經檔案移交單位同意，文檔中心不得擅自公開檔案。
第十七條 國家機關、社會團體、企事業單位、其他組織或者個人持單位介紹信或者本人有效證件，辦理相關登記手續，可利用文檔中心保管的已公開檔案。
第十八條 未公開檔案的查詢利用按照以下方式辦理：
（一）檔案移交單位應指定專門的檔案管理工作人員辦理利用手續；移交單位其他工作人員應憑單位介紹信和本人身份證辦理查詢利用手續。
（二）其他單位或個人如需查詢利用，應當徵得檔案移交單位的同意，憑檔案移交單位介紹信及本人身份證辦理查詢手續。
（三）涉密檔案的查詢利用，應當符合保密有關規定並經過檔案移交單位負責人批准，方可辦理查詢利用手續。
第十九條 文檔中心向社會提供利用公開檔案，可以採取以下形式：
（一）文檔中心視窗查閱；
（二）市檔案局網站查閱；
（三）傳真、電子郵件、郵寄；
（四）提供檔案證明；
（五）編纂檔案專題彙編和參考資料；
（六）舉辦專題展覽；
（七）檔案信息諮詢。
第二十條 利用檔案時，不得在檔案上加注、勾畫、摺疊、損壞或塗改；檔案帶出閱覽場所須經檔案移交單位許可，並應在規定的期限內歸還。未公開的檔案未經檔案移交單位同意不得擅自複製、摘錄。
第二十一條 本辦法自2013年月 日起施行，有效期5年。深圳市檔案局2007年4月1日制定的《深圳市市屬機關、團體、事業單位檔案集中管理暫行辦法》同時廢止。
附屬檔案：1．深圳市市屬單位紙質檔案移交整理標準
2．深圳市市屬單位歸檔檔案移交清冊
3．深圳市市屬單位涉密檔案移交清冊
4．深圳市市屬單位不歸檔檔案移交清冊
5．深圳市市屬單位檔案交接文據
6. 深圳市市屬單位擬銷毀檔案清單
