《深圳市機關、團體、企業事業單位歸檔檔案整理規則》是廣東省深圳市檔案局2001年頒布的一項工作規則。
基本介紹
- 中文名：深圳市機關、團體、企業事業單位歸檔檔案整理規則
- 頒布單位：廣東省深圳市檔案局
- 文號：深檔字〔2001〕124號
- 頒布時間：2001-10-23
- 實行地區：廣東深圳
規則內容
第一章總 則
第一條
為適應計算機管理檔案的需要，規範歸檔檔案的整理方法，保證整理質量，有利於檔案管理現代化，特制定本規則。
第二條
本規則適用於各級機關、團體、企業事業單位和其它組織的歸檔檔案整理工作。
第三條
本規則所稱歸檔檔案是指各級機關、團體、企業事業單位和其它組織在其職能活動中形成的、具有保存價值、應作為文書檔案保存的各種紙質檔案材料。
第四條
歸檔的檔案材料應收集齊全完整，於次年6月底以前歸檔。
第五條
歸檔檔案的整理，應遵循檔案材料形成的基本規律，保持檔案材料之間的有機聯繫，區分不同價值，便於保管和利用。
第二章 歸檔檔案整理程式
第六條
歸檔檔案的整理，按分類、裝訂、排列、編號、裝盒、編目的步驟進行。
第七條
歸檔檔案的整理，以件為單位進行。一般以一份檔案為一件；各種報表、名冊、圖冊、書刊等，一冊(本)為一件;正本與定稿合為一件；來文與復文合為一件；正件與附屬檔案合為一件。
第八條 分類
歸檔檔案的整理，按下列步驟進行分類：
分年度：將歸檔檔案按其形成年度分開。
分保管期限：將同一年度的歸檔檔案按永久、長期、短期三種保管期限分開。分職能：將同一年度、同一保管期限的歸檔檔案按黨群工作、行政管理、業務管理三種職能分開。
第九條 裝訂
歸檔檔案應逐件裝訂，使用的裝訂材料應有利於歸檔檔案的保護，裝訂時正本在前，定稿在後；復文在前，來文在後：正件在前，附屬檔案在後。
第十條 排列
同一年度、同一保管期限、同一職能的歸檔檔案按檔案形成時間或問題排列。會議檔案、統計報表、簡報、刊物等應分別排列在一起。
第十一條編號
在每件歸檔檔案首頁右上方加蓋檔號章(檔號章格式見附圖一)並填寫有關項目。檔號章的項目包括：
全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。
年 度：歸檔檔案的形成年度，以四位阿拉伯數字標註公元紀年。
保管期限：歸檔檔案的保管期限。
件 號：歸檔檔案在同一年度、同一保管期限中的排列順序號。
編製件號時，同一年度、同一保管期限的歸檔檔案只編一個順序號，件號不得重複。
第十二條裝盒
歸檔檔案應按件號順序裝滿檔案盒，同一年度、同一保管期限但不同職能的歸檔檔案可放在同一檔案盒內。檔案盒應採用無酸紙製作，由深圳市檔案局監製，封底下部應印有“深圳市檔案局監製”字樣。
檔案盒封面(格式見附圖二)填寫立檔單位全稱或規範化簡稱。
檔案盒背脊(格式見附圖三)項目包括：
全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。
年 度：歸檔檔案的形成年度。
保管期限：歸檔檔案的保管期限。
起止件號：盒內歸檔檔案的起始和終止件號。
盒 號：檔案盒的排列順序號，在檔案移交進館時按進館要求編制。
備考表(格式見附圖四)項目包括：
盒內檔案情況說明：說明盒內檔案缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。
整理者：負責整理歸檔檔案的人員姓名。
整理日期：歸檔檔案整理完畢的日期。
第十三條編目
檔案目錄即歸檔檔案目錄(格式見附圖五)項目包括：
件號：歸檔檔案在同一年度、同一保管期限中的排列順序號。
日 期：檔案的制發日期。
頁數：每件檔案(含檔案處理單、發文稿紙)的頁數。
備註：檔案狀況的必要說明。
檔案目錄封面格式見附圖六。
整理說明應包括的內容：本單位的職能、機構設定與變化情況、主要領導人任職與變化情況；本年度工作概況；本年度歸檔檔案的完整性、準確性、數量及整理方法。
整理說明應與檔案目錄一起裝訂成冊，一式三份。
