會議質量控制

會議質量控制是指為了使得會議有效對會議質量實施控制。企業實施會議質量控制有利於提高企業的開會效率和提高員工的會議參與度與積極性。

基本介紹

• 中文名：會議質量控制
• 外文名：Conference quality control

考慮因素

會議是否有效取決於：是否具有召開會議的必要；召集會議的單位是否具備必要的行政權力；會議準備是否充分；與會人員範圍與人數是否有利於必要的信息交流；會議期間能否排除各種干擾（打電話、找人、無關人員入場、與會者退場等）；主持人、與會者的學識、業務水平、工作作風、情感等條件；環境衛生條件（房間大小、室內溫濕度高低、光線好壞、空氣流動情況、安靜程度、家具是否舒適、會間休息是否合理等）；技術設備條件；議程是否合理科學；對會議決議的執行是否實施有效的監督等。

措施

控制會議質量，提高會議效果的方法，就是有針對性地消除那些降低會議質量的不利因素，保護和創造有利於提高質量的因素與條件。其中主要的措施包括：

（1）嚴格執行會議審批制度，不合乎標準的會議一律不準開，不能開。能小開的決不大開，能短的決不拖長，能低規格開的，決不搞成高規格的。

（2）建立健全並嚴格實施包括會議規則在內的一整套會議制度，以這些嚴格的制度約束與會議有關的行為，剎住不良會風。特別對動輒請領導陪會，講排場，遊山玩水，大吃大喝，私分、揮霍企業資財，走過場，搞形式主義，小會大開，湊日程，爭高規格等錯誤做法應明令禁止。同時，要規定對違犯禁令者的制裁措施並嚴格實施。

（3）科學、有效、充分地做好會議準備工作，會前應注意使每一位與會者明確會議目的、宗旨、議題，掌握有關檔案材料並做好發言準備，不開“空手”會，不開無準備的會。

（4）主持人和與會者應具有足夠的權利和明確的責任，以保證議而有決，決而有行。

（5）嚴格控制會議人數，不允許無關人員與會，儘量將人數控制在能有效交流信息、形成法定有效決議即可的最低限度內。

（6）保證會場秩序，盡最大可能為會議創造各種有利的物質條件、環境條件、衛生條件。

（7）議題應集中，不宜太多，日程務必緊湊，儘量縮短時間，保證與會者能集中精力。有關資料表明，會議連續進行的最佳時間是在3小時之內，超過這一限度，會議效果將呈下降趨勢。

（8）以各種方式如明確制度、舉辦訓練班等，培訓與會者，使其掌握正確與會的要領，掌握有效與會的技巧，提高其與會水平。

（9）以切實可行的制度和措施監督會議決議的執行過程，避免只開會而不管不問效果的偏向，以保證會議有效。

（10）充分運用現代化技術手段，靈活運用圖板、實物、模型、照片、廣播、電話、錄音、錄像等用具和設備，提高信息傳遞的效率與質量，節約時間，縮短會議，提高會議效果。

（11）提高會議主持人控制會議進程的能力與水平，使其掌握有效主持會議的規則與技巧。