會議管理(王玉榮、王君主編書籍)

《會議管理》分為理論篇、組織篇、管理篇三個模組，屬於企業管理類圖書，由王玉榮、王君所著。本書講述了開好單一會議的四大基本原則，對中小企業的會議管理具有重要的指導作用。而把會開好，不僅僅是單一會議的問題，更是和諧會議體系設計的問題。本書結合一些大型企業的實踐案例，採用講故事的模式，從戰略類會議、運營類會議和例會三個角度講解會議體系，幫助企業切實攻克會議的頑疾，提高溝通效率和會議效率。

基本介紹

• 書名：會議管理
• 又名：31Event
• 作者：王玉榮、王君
• 總部名稱：上海

內容簡介

本書的三個與眾不同之處：

1.更重視和諧會議體系的建立。已出版的講會議管理的書往往只關注“單一會議如何開好”，其實，“應該開哪些會”、“這個會議和那個會議之間有什麼關係”，即會議的體系，才更加重要。和諧的會議體系：單一會議的技巧=85%：15%。

2.與諮詢實例結合最緊密。為萬科集團、上海家化、李寧集團等眾多著名企業的CEO和各部門經理分晰了“會議金字塔”和“會議地圖”，從根本上系統地提升會議效率、加強整個組織的溝通效率。

3.更注重企業內部的溝通。結合國內外多家知名企業的做法，把“個人溝通技巧”引申到“組織溝通能力”的建設上來，從而提高整個企業的溝通效率。

圖書目錄

引言 為什麼要開會?

上篇 會議管理：基礎

1.開始階段

為什麼要開會?

與會者都有誰?

其他形式的會議

時刻牢記會議的目的

2.如何籌備會議

一切都必須圍繞會議的目的進行

誰應該出席會議?

安排會議的具體日期、時間、地點和所需設備了嗎?

制訂會議議程表

明確會議的責任分工

提供其他必要的會前信息

3.如何對待決策型會議

為決策型會議作好充分準備

多數票決策法

全體一致通過決策法

領導決策法

引導決策的過程

4.如何主持會議

在會議一開始就樹立起你的威信

熟練地主持會議

結束會議

會議的不同階段和所對應的任務

5.如何應對會議中發生的意外

現實一些

作好充分準備

時刻準備著

同時扮演多個角色

6.會議如何收尾

按時結束會議

如果可能的話，最好提前結束會議收尾

7.如何做好會後跟進工作

確保會後跟進工作的成功

3.如何對待決策型會議

為決策型會議作好充分準備

多數票決策法

全體一致通過決策法

領導決策法

引導決策的過程

4.如何主持會議

在會議一開始就樹立起你的威信

熟練地主持會議

結束會議

會議的不同階段和所對應的任務

5.如何應對會議中發生的意外

現實一些

作好充分準備

時刻準備著

同時扮演多個角色

6.會議如何收尾

按時結束會議

如果可能的話，最好提前結束會議收尾

7.如何做好會後跟進工作

確保會後跟進工作的成功

制訂溝通和行動計畫

傾聽不滿的聲音

對會議進行評價

8.虛擬會議

掌握新時代的開會方式

下篇 建議和工具

1.會議管理的工具

2.自測題

3.深入學習

作者簡介

王玉榮女士，現任AMT運營總裁、專家顧問、資深培訓師。師從我國系統工程與管理工程領域專家、中國工程院院士汪應洛教授攻讀博士學位，是AMT的主要創始人之一。擅長領域有：流程管理諮詢、IT規劃、大型項目管理、高級管理培訓、約束理論研究。帶領AMT率先在中國進行變“流程再造”為“流程管理”的普及宣傳，出版了《流程管理》、《流程管理實戰案例》等。

王君女士，AMT資深諮詢顧問、資深培訓師、沙盤認證講師。擅長領域有：流程管理、經營分析體系、項目管理等。為李寧集團、廣州國稅、上海貝爾、金地集團等多家知名企事業單位提供管理提升與信息化套用的諮詢服務。《管理世界》、《IT經理世界》、《管理學家》等媒體特約撰稿人。

會議要素

明確目標

對任何一個商業公司而言，要想讓會議開得有價值，必須要有一個明確的目的。通過會議獲取所需，提供給與會者相應的價值，並且能回報投資。

信息採集

信息的收集極為重要，這其中包括了解客戶的需求（細節請看流程中附錄-客戶需求分析單）、了解會議的出席者、了解媒體、了解預算、分析自己的不足等。

追求創新

每一次會議都是對創新能力的挑戰，無論在內容或形式上，不斷的創新能使每一次會議都充滿激情與樂趣。

計畫周密

無論是甘特圖還是進度表，一個周密的計畫必須包括會議里所有的細節，另外，保證定期的追蹤可以避免一個周密的計畫成為項目經理牆壁上的裝飾。

實施管理

在進行現場管理時，一定要嚴格地對照計畫表上的事項進行操作，任何疏漏都會導致會議的失敗。此外，現場負責人需要有隨機應變的能力

細緻總結

成功的會議需要有創造性的規劃；積極的談判和交流的技巧；規範的操作和財務管理；優秀的包裝和系統的反饋。在會議結束後總結一下你提供了多少價值？什麼是你公司的投資收益？與會者還會參加你的會議嗎？將這些答案匯總起來，套用於下一次的會議計畫。

爭取優秀

無論會議大小與否，再好的會議計畫都不可能達到最好，最重要的事情是建議、設計和修正。

了解會議

為了提供成功的會議管理，組織者必須了解會議所涉及的行業，專業術語和行業整體趨勢等方面的內容。

全程參與

保證合作的供應商提供高品質的服務，千萬不要為了省點小錢而犧牲了會議的品質，到最後損失最大的還是你自己。

顧客第一

你的聽眾是你的顧客，他們會付帳給你，因此他們必須要感受和接受到價值，他們必須要體會到此次會議的重要性。如果你覺得有什麼事比顧客更重要，請記住：顧客永遠是第一重要的！

控制預算

要學會分析併合理地使用預算。額外花費的錢應該首先使與會者收益。

使用技術

技術能給你很多幫助，自始至終地儘可能多使用技術，使得顧客和工作人員都能很輕鬆地運用技術，但是，必須記住不可用技術代替人與人之間的交流。

清晰溝通

清晰而明確的交流是整個項目成功的關鍵。想像你是一個與會者，不了解內部的計畫、程式或是後備工作，如何在最短的時間內了解這一切呢？

危機管理

針對不可預見的問題與可能的場景危機，必須準備好解決方案，將最壞的結果羅列出來，然後逐一提出解決方案。

提供價值

為了滿足與會者的需求，一個會議項目應該能提供給聽眾有用的價值，無論是教育還是培訓抑或是新產品發布會或經銷商會議---內容是關鍵，充實的內容將使價值在會議中得以體現。

會議步驟

1、清楚地述會議的目標。

2、準備與分配會議議程與主題。

3、確定與會者名單（尤其是團隊以外的成員）。

4、通知並再次提醒與會者，使其明曉會議的目的、時間、地點。

5、準備會議使用的場所以及必備的器材與文具。

6、建立或確認開會時共識或守則。例如：會議準時開始，不準任何人遲到，別人在說話時不能打忿以及與會前需作準備等。

7、確實使議題都被處理，處理的方式是作成決議，延到下次再議或取消該議題。

8、記錄重要的觀點或決定，成員所被分派的任務。

9、記錄非議程中所列項目以便下次討論。

10、記錄會議使用的時間、討論的主題、完成的項目、作成的決定、與會者的姓名。