基本介紹
- 中文名：會計憑證的傳遞與保管
- 指：從其取得或填制開始
- 經過：出納、記賬、裝訂到歸檔保管過程
- 明確：會計憑證傳遞的重要性
重要性,傳遞要素,傳遞的意義,傳遞的要求,程式和方法,會計憑證保管,
重要性
1.明確會計憑證傳遞的重要性
正確、合理地組織匯款憑證的傳遞，對於及時處理和登記經濟業務，協調單位內部各部門、各環節的工作，加強經營管理的崗位責任制，實行會計監督，具有重要的作用。
傳遞要素
2.合理確定會計憑證的傳遞要素
會計憑證的傳遞主要包括憑證的傳遞路線、傳遞時間和傳遞手續三方面的要素。
各單位應根據經濟業務的特點、機構設定、人員分工情況，以及經營管理上的需要，明確規定會計憑證的聯次及其流程。既要使會計憑證經過必要的環節進行審核和處理，又要避免會計憑證在不必要的環節停留，從而保證會計憑證沿著最簡捷、最合理的路線傳遞。
會計憑證的傳遞時間是指各種憑證在各經辦部門、環節所停留的最長時間。它應考慮各部門和有關人員，在正常情況下辦理經濟業務所需時間來合理確定。明確會計憑證的傳遞時間，能防止拖延處理和積壓憑證，保證會計工作的正常秩序，提高工作效率。一切會計憑證的傳遞和處理，都應在報告期內完成。否則，將會影響會計核算的及時性。
會計憑證的傳遞手續是指在憑證傳遞過程中的銜接手續。應該做到既完備嚴密，又簡便易行。憑證的收發、交接都應按一定的手續制度辦理，以保證會計憑證的安全和完整。
會計憑證的傳遞路線、傳遞時間和傳遞手續，還應根據實際情況的變化及時加以修改，以確保會計憑證傳遞的科學化、制度化。
傳遞的意義
1：通過會計傳遞，有利於及時的反映各項經濟業務的發生或完成情況，通過會計傳遞程式和時間就能把有關經紀業務完成情況，及時的反映有關部門和人員，以保證會計憑證按時送到財務會計部門，及時記賬，結賬，按規定編制會計報表。
2：通過會計傳遞，有利於正確的組織經濟活動，貫徹經濟責任制，通過正確的組織會計憑證的傳遞，能把本單位各有關部門和人員的活動緊密聯繫起來，明確分工協作關係，強化各工作的監督和制約作用，體現經濟責任制度的執行情況。
3：通過會計憑證的傳遞，能加強會計監督。會計憑證實際上起著相互牽制、監督的作用可以督促各有關部門和人員、及時正確的完成各項經濟業務，並按規定辦理好各種憑證手續，從而加強各部門崗位責任制有立法會會計的監督作用。
傳遞的要求
1.要根據經濟業務的特點，企業內部機構的設定和人員分工的情況，以及經營管理上的需要，恰當地規定各種會計憑證的聯數和所流經的必要環節。做到既要使各有關部門和人員能利用憑證了解經濟業務情況，並按照規定手續進行處理和審核；又要避免憑證傳遞通過不必要的環節，影響傳遞速度。
2.要根據有關部門和人員對經濟業務辦理必要手續(如計量、檢驗、審核、登記等)的需要，確定憑證在各個環節停留的時間，保證業務手續的完成。但又要防止不必要的耽擱，從而使會計憑證以最快速度傳遞，以充分發揮它及時傳遞經濟信息的作用。
3.建立憑證交接的簽收制度。為了確保會計憑證的安全和完整，在各個環節中都應指定專人辦理交接手續，做到責任明確，手續完備、嚴密、簡便易行。
程式和方法
1.定傳遞路線
各單位應根據經紀業務的特點，結合內部機構和人員分工情況以及滿足經營管理和會計核算的需要，規定會計憑證的傳遞程式，並據此規定會計憑證的份數，使經辦業務的部門和人員能夠及時的辦理各種憑證手續，既符合內部牽制原則，又能加速業務處理過程，提高工作效率。
2.定傳遞時間。
各單位要根據有關部門和人員辦理經濟業務的情況，恰當地規定憑證在各環節的停留時間和交接時間。
總之，會計憑證的傳遞既要能夠滿足內部控制制度的要求，使傳遞程式合理有效，同時又要儘量節約傳遞時間，減少傳遞的工作量。
會計憑證保管
會計憑證保管是指將辦理完畢的會計憑證進行整理、歸檔和保存的整個工作。會計憑證保管是保證會計資料完整與安全的重要環節。會計憑證的保管內容主要包括：
1.在平時，應將裝訂成冊的會計憑證交專人負責保管，年終決算後，則須將全年憑證移交檔案室造冊登記，歸檔集中保管。
2.查閱檔案室保管的憑證，應履行一定的審批手續，詳細登記調閱憑證的名稱、調閱日期、調閱人員的姓名、工作單位及調閱理由等，一般就地查閱。
原始憑證不得外借，其他單位如因特殊原因需要使用原始憑證時，經本單位會計機構負責人、會計主管人員批准，可以複製。向外單位提供的原始憑證複製件，應當在專設的登記簿上登記，並由提供人員和收取人員共同簽名或者蓋章。
3.會計憑證的保管期限，應按會計制度規定執行。會計憑證的保管期限分為永久和定期保管兩種。除年度會計報表及某些涉外的會計憑證、會計賬簿屬於永久保管，其他屬於定期保管，期限為3年、5年、10年、15年和25年五種。
4.會計憑證保管期滿銷毀時，必須嚴格按制度規定執行，登記造冊，報單位領導審批後，方可銷毀。
