日常事務型公共關係

日常事務型公共關係是指在組織運行中，各個環節要注意形象問題，始終如一地貫徹公共關係目標，爭取公眾，擴大影響，努力樹立形象的公共關係活動模式。

基本介紹

• 中文名：日常事務型公共關係
• 外文名：Daily transactional public relations
• 特點：多樣性、長期性等
• 功能：採集信息等
• 範圍：大眾範圍
• 要點：培訓和強化全體員工的公關意識等

特點

1．多樣性

可以這樣說，組織所有的公關工作都可以歸入日常事務型或者至少說離不開日常性的工作。日常公關工作的範圍極其廣泛，幾乎涉及組織與社會交往的方方面面。

2．長期性、不間斷性

這是日常公關工作最顯著的特徵，也是區別於專門公關實務之處。專門公關活動是短期的、階段性的，日常公關工作則是長期的、不間斷進行的，是組織每一天都要處理的事務。

3．整體性

無論何種日常事務，其作用是大還是小，社會影響是否廣泛，都是組織整個公關工作的組成部分，是不可缺少的，是局部與整體的關係。而組織的全部公關工作是組織整體工作的重要組成部分，所以日常的公關工作必須與組織的其他工作相互協調，相互配合，在整體的統轄下發揮自己的作用，促進組織的整體工作。

4．目的性

儘管日常公關事務多種多樣，都有自己的具體目的，但最終目的都是為了建立、協調和改善組織與公眾的關係，提高組織的知名度和美譽度，樹立組織的良好形象。具體公關工作的目的必須服務於組織的總的公關目標。組織的整體公關工作作為組織整體工作的組成部分，其目標也受制於組織的總目標。

5．技術性、技巧性

日常的公關工作看似簡單、瑣碎，但是要想真正做好並非易事，需要掌握和運用一系列專門的技術、技巧。例如進行公關調查來收集信息，不同的調查方法需要不同的技術。在進行與公眾面對面的訪談調查時，要發揮公關人員的主觀能動性，分析受訪者的心理活動，採取相應的問話技巧，取得對方的配合。訪談技巧的運用好壞將直接影響到收集信息的可靠性。並非所有的人都可以勝任公關工作，公關對公關人員的素質有較高標準和要求。

的功能

1．採集信息

在當今社會，信息扮演著日益重要的角色，是一個組織實現工作目標、進行科學決策的重要依據。組織的內外環境因受到多種因素的影響而不斷地發生變化，組織要通過日常公關工作，收集對組織有影響的各種信息，為組織的發展提供服務，其中包括組織形象信息、產品形象信息、社會環境信息等。信息的採集應通過多種渠道。可以從新聞媒介和文獻中採集。新聞媒介是最重要的渠道，其信息量大、信息面廣；各種公開的出版物和刊物都是可供採集的，並要在廣泛收集的基礎上進行整理、分類、分析、歸檔，作為向組織管理層提供諮詢建議的依據。

2．監測社會組織的公共關係狀態並預測其發展趨勢

通過收集有關組織內部的信息資料，如組織的工作計畫、年度報表、內部調查資料、組織的公文檔案等，可以掌握組織的運行狀態。對外部信息的收集可以使組織把握有關的社會信息及其走向，以監視和預測公眾的態度及其變化方向，從而監測組織的公關狀態，並適時採取必要的措施，使組織運行保持在相對平衡狀態，保證公關總目標和組織整體目標的實現。從這個意義上講，日常公關有“預警”的功能，能使組織在即將面臨的危機之前預先採取措施，避免危機的發生或減少危機對組織造成的影響。

3．對組織的經營決策提供諮詢建議

諮詢建議實際上是公關工作人員有選擇、有分析地向組織的管理層傳遞有關公眾的信息的過程，是信息處理工作的延伸，有利於組織決策的科學化，減少決策的風險。公關人員從事日常性的公關工作，接觸和了解的信息最多，也最了解公眾的需求和要求，最具有諮詢建議的發言權。公關人員還可以根據決策者的要求蒐集信息，為組織的管理層提供有關公眾方面的可靠情況，為具體決策提供科學的依據，其主要內容有：關於組織形象的評估，關於社會公眾心理的分析和預測，關於實施組織目標的策略、辦法等的建議，關於本組織方針、政策、計畫的評議等。

4．組織的內外協調溝通

組織內部的協調錶現為協調乾群間、部門間、員工間的內部關係。日常公關工作中，公關人員通過經常向領導者反映員工的情緒、意見和要求，使下情上達；同時及時向員工宣傳組織的目標、管理方針、決策，使上情下達，做好領導與下級員工間的溝通工作，消除可能產生的誤會。另外公關部門通過與組織內各部門的聯繫，使信息暢通，協調各部門之間的矛盾衝突。

組織外部協調錶現為組織與社會各界公眾相互溝通、相互理解，從而減少摩擦，預防組織與公眾間糾紛的發生或在發生糾紛後以誠信為核心，採取各種措施，使糾紛得到及時的處理，重樹組織與公眾的良好關係，達到協調的目的。

5．增強組織的凝聚力

公關作為一種內求團結、外求發展的藝術，具有凝聚的功能。它使得組織內部上下一心，團結一致，為了共同的目標和利益而同舟共濟。組織內部員工間關係的和諧一致，並不僅僅取決於經濟因素，還常常依賴於內在的情感溝通和心理認同。公關工作人員日常與員工的談心、座談，為員工舉辦的一些公關活動，如聯誼會、邀請員工家屬參觀訪問組織等，能夠使員工對組織產生認同和感情，發揮其主觀能動性和創造性，增強組織的向心力和凝聚力。相比於政治手段和經濟手段，這種效果更為持久和牢固。

作為公關活動的一部分，公關日常事務還具有宣傳功能、間接的促銷功能和策劃專題活動的功能等。

要點

在日常事務型公共關係中，要把握兩大要點：

第一，培訓和強化全體員工的公關意識。只有明確的重視公眾的公關意識，才會有相應的言語、表情和姿勢等行為表達重視顧客之意，才會有真正的“顧客第一”的公關行為。反之，如果沒有公關意識，所謂的公關行為也會形似而神不似。在各行業提倡“微笑服務”的今天，可以聽到有些工作人員一句冷漠的“歡迎光臨”，這是沒有公關意識的體現。全員公關需要全員具有明確的公關意識。

第二，將公共關係行為規範化、制度化。組織的管理者應該樹立文明經營、誠信經營的思想，即從原材料的採購、加工到生產出顧客滿意的優質產品到提供良好的服務過程中一直要貫穿誠信的理念。其次，組織對所屬各部門、各工種等必須制定合理、全面的規章制度，強化公關效果。