公文格式，即公文規格樣式，是指公文中各個組成部分的構成方式，它和文種是公文外在形式的兩個重要方面，直接關係到公文效用的發揮。包括公文組成、公文用紙和裝訂要求等。
基本介紹
- 中文名：新鄉市人民政府公文形式與格式細則
- 發布單位：新鄉市人民政府
- 發布時間：2013年1月1日
- 施行時間：2013年1月1日
新鄉市人民政府辦公室關於印發《新鄉市人民政府公文形式與格式細則》的通知
各縣(市)、區人民政府,市人民政府各部門:
《新鄉市人民政府公文形式與格式細則》已經市政府同意,現印發給你們,請認真貫徹執行。
新鄉市人民政府辦公室
2013年1月8日
新鄉市人民政府公文形式與格式細則
第一條為保證市政府公文格式的規範、統一、莊重、美觀,根據《黨政機關公文處理工作條例》、《黨政機關公文格式(GB/T9704-2012)》及《河南省人民政府公文形式與格式細則》,制定本細則。
新鄉市人民政府及辦公室公文形式
第二條以市政府及辦公室名義發出的公文,使用以下發文形式:
(一)以市政府名義,由市長簽署的向社會發布的特別重要的涉及全局性工作的規範性檔案,用《新鄉市人民政府令》的形式印發。
(二)以市政府名義,發布重要政策,部署重要工作,對重大問題作出的決定、命令、通知,批轉縣(市、區)、市政府部門的重要檔案等,用《新鄉市人民政府檔案》(代字為“新政”)的形式印發。
(三)以市政府名義,向省政府的請示、報告,提請市人民代表大會或其常務委員會審議的議案,對縣(市、區)、市政府部門的批覆,通知事項等,用《新鄉市人民政府檔案》(代字為“新政文”)的形式印發。
(四)以市政府名義,與省政府各部門和其他省轄市不相隸屬機關聯繫、商洽工作,詢問和答覆問題,請求批准和答覆審批事項,用《新鄉市人民政府檔案》(代字為“新政函”)的形式印發。
(五)市政府任免幹部,用《新鄉市人民政府檔案》(代字為“新政乾”)的形式印發。
(六)以市政府名義,由市長簽署的行政複議決定,用《新鄉市人民政府行政複議決定書》(代字為“新政複決”)的形式印發。
(七)以市政府名義,公布重要決定或者重大事項,用公報的形式印發。
(八)以市政府名義,向國內外宣布重要事項或者法定事項,用公告的形式印發。
(九)以市政府名義,在一定範圍內公布應當遵守或者周知的事項,用通告的形式印發。
(十)報市政府審批的臨時出國、赴港澳事宜,經市政府批准後,用《新鄉市人民政府檔案》(代字為“新政出”)的形式印發。
(十一)農用地轉為建設用地、集體土地徵收為國有土地、使用國有未利用地和國有荒地開發利用的審批意見以及土地權屬爭議的處理決定,用《新鄉市人民政府土地管理檔案》(代字為“新政土”)的形式印發。
(十二)市政府常務會議、市長辦公會議和專題會議議定的事項,分別用《新鄉市人民政府常務會議紀要》(代字為“〔20××〕×號”)、《新鄉市人民政府市長辦公會議紀要》(代字為“〔20××〕×號”)和《會議紀要》(代字為“新政閱”)的形式印發。
(十三)經市政府同意,以市政府辦公室名義行文的貫徹省政府、市政府重要檔案的意見,以及對全市性工作的通知,轉發縣(市、區)、市政府部門的重要檔案等;以市政府辦公室名義,向上級機關的請示、報告,代市政府對下級機關的批覆、通知,用《新鄉市人民政府辦公室檔案》(代字為“新政辦”)的形式印發。
(十四)以市政府和市政府辦公室名義,部署緊急工作,通知緊急會議等,用《內部明電》(代字分別為“新政明電”、“新政辦明電”)的形式印發。
(十五)以市政府和市政府辦公室名義,部署緊急涉密工作,通知緊急涉密會議等,用《密碼電報》(代字分別為“新政密電”、“新政辦密電”)的形式印發。
(十六)市政府領導的講話,各地、各部門的工作經驗,調查報告及有指導意義的工作報告,表彰先進等,以市政府工作通報的形式印發(代字為“第×期”)。
(十七)需要在市政府辦公室機關內部執行的制度以及需要辦公室機關工作人員周知的事項,以《新鄉市人民政府辦公室檔案》(代字為“新政辦文”)的形式印發。
新鄉市人民政府及辦公室公文格式
第三條組成公文的各要素劃分為版頭、主體、版記三部分。公文首頁紅色分隔線(寬度同版心,即156毫米)以上部分稱為版頭;公文首頁紅色分隔線(不含)以下、公文末頁首條分隔線(不含)以上的部分稱為主體;公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱版記。
第四條公文版頭包括份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標誌、發文字號、簽發人等內容。
(一)份號
涉密公文應當標註份號。如需標註份號,一般用6位3號阿拉伯數字,頂格編排在版心左上角第一行(見標樣1)。
(二)密級和保密期限
如需標註密級,一般用3號黑體字頂格編排在版心左上角第二行,兩字之間空1字(見標樣1);如需同時標註密級和保密期限,用3號黑體字頂格編制在版心左上角第二行,密級兩字之間不空格,和保密期限之間用“★”隔開,保密期限中的數字用阿拉伯數字標註(見標樣2)。
(三)緊急程度
如需標註緊急程度,一般用3號黑體字頂格編排在版心左上角;如需同時標註份號、密級和保密期限、緊急程度,按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列(見標樣2)。
(四)發文機關標誌
由發文機關全稱或規範化簡稱加“檔案”二字組成;對一些特定的公文可只標註發文機關全稱或規範化簡稱。發文機關標誌居中排列,上邊緣至版心上邊緣為35毫米。發文機關標誌用紅色小標宋體字,新鄉市人民政府檔案字號為14毫米×20毫米(見標樣1)、新鄉市人民政府辦公室檔案字號為12毫米×18毫米(見標樣3)。市人民政府及辦公室與其他機關聯合行文時,其發文機關標誌字號大小可根據聯合行文單位多少作適當調整,但字型不變。
聯合行文時應使主辦機關名稱在前,“檔案”二字置於發文機關名稱右側,上下居中排布(見標樣4);如聯合行文機關過多,必須保證公文首頁顯示正文。
(五)發文字號
發文字號由發文機關代字、年份和發文順序號組成。年份、發文順序號用阿拉伯數字標註;年份應標全稱,用六角括弧“〔〕”括入;發文順序號不編虛位(即1不編為001),不加“第”字,在阿拉伯數字後加“號”字。下行文和平行文發文字號在發文機關標誌下空2行位置,用3號仿宋體字居中排布(見標樣1);上行文發文字號居左空1字編排(見標樣2)。發文字號之下4毫米處印一條與版心等寬的紅色分隔線(見標樣1)。
(六)簽發人
由“簽發人”三字加全形冒號和簽發人姓名組成,在發文機關標誌下空2行位置,平行排列於發文字號右側,居右空1字。“簽發人”三字用3號仿宋體字,簽發人姓名用3號楷體字(見標樣2)。
如有多個簽發人,簽發人姓名按照發文機關的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排,一般每行排兩個姓名,回行時與上一行第一個簽發人姓名對齊。發文字號應始終與最後一個簽發人姓名處於同一行,並使紅色分隔線與之的距離為4毫米。
第五條公文主體包括標題、主送機關、正文、附屬檔案說明、發文機關署名、成文日期、印章、附註、附屬檔案等內容。
(一)標題
包括發文機關名稱、事由、文種。標題文字應力求準確簡要,除法規、規章名稱加書名號外,一般不用標點符號。紅色分隔線下空2行,用2號小標宋體字,可分一行或多行居中排布;回行時,要做到詞意完整,排列對稱,長短適宜,間距恰當。標題排列應當使用梯形或菱形。(見標樣1)
批轉或轉發的請示、報告、意見,標題中不冠機關名稱,在全文末尾寫上機關名稱。
批轉或轉發資料性的或沒有抬頭的檔案,標題一般不冠機關名稱,在標題下面註明機關名稱和年、月、日,並用圓括弧括起來。如機關過多或名稱過長與日期無法排在同一行,圓括弧只括年、月、日,不括機關名稱。
(二)主送機關
主送機關名稱應當使用機關全稱、規範化簡稱或者同類型機關統稱。標題下空1行,居左頂格用3號仿宋體字標註,回行時仍頂格;最後一個主送機關名稱後標全形冒號。機關名稱排列,首先是主送機關,其次是其他機關。在這個原則下,按黨、政、軍、群的順序排列。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時,應將主送機關名稱移至版記中,標註方法同抄送機關。
(三)公文正文
公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字,編排於主送機關名稱下一行,每個自然段左空2字,回行頂格。數字、年份不能回行。文中結構層次序數可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”標註,一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標註。
(四)附屬檔案說明
公文如有附屬檔案,在正文下空1行左空2字用3號仿宋體字編排“附屬檔案”二字,後標全形冒號和附屬檔案名稱。如有多個附屬檔案,使用阿拉伯數字標註附屬檔案順序號(如“附屬檔案:1.××××”),附屬檔案順序號後用小圓點;附屬檔案名稱後不加標點符號;附屬檔案名稱較長需回行時,應當與上一行附屬檔案名稱的首字對齊(見標樣2)。
(五)發文機關署名
如需標註發文機關署名,應當使用發文機關全稱或規範化簡稱。特殊情況如命令(令)等需要由簽發人署名的,應當寫明簽發人職務並加蓋簽發人簽名章。聯合行文時,發文機關署名的順序應與發文機關的排列順序一致。
(六)成文日期
成文日期以會議正式通過或發文機關負責人最後簽發日期為準,聯合行文以最後簽發機關負責人簽發日期為準。如領導同志簽發後因故不能及時發文,時間耽擱超過20天的,成文日期可由承辦單位確定。成文日期一般右空4字編排,用阿拉伯數字將年、月、日標全,年份應標全稱,月、日不編虛位(即1不編為01)(見標樣1)。
(七)印章
1.加蓋印章的公文。
印章用紅色,不得出現空白印章。
單一機關行文時,不署發文機關署名,印章頂端上距正文(或附屬檔案說明)一行之內,端正、居中下壓成文日期。
聯合行文時,一般將各發文機關署名按照發文機關順序整齊排列,每排最多排三個印章,並將印章一一對應、端正、居中下壓發文機關署名,最後一個印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期,印章之間排列整齊、互不相交或相切,每排印章兩端不得超出版心,首排印章頂端上距正文(或附屬檔案說明)一行之內。
2.不加蓋印章的公文。
單一機關行文時,在正文(或附屬檔案說明)下空1行右空2字編排發文機關署名,在發文機關署名下一行編排成文日期,首字比發文機關署名首字右移2字;如成文日期長於發文機關署名,應當使成文日期右空2字編排,並相應增加發文機關署名右空字數。
聯合行文時,應先排主辦機關署名,其餘發文機關署名依次向下編排。
3.加蓋簽發人簽名章的公文。
單一機關制發的公文加蓋簽發人簽名章時,在正文(或附屬檔案說明)下空2行右空4字加蓋簽發人簽名章,簽名章左空2字標註簽發人職務,以簽名章為準上下居中排布。在簽發人簽名章下空1行右空4字編排成文日期。
聯合行文時,應當先編排主辦機關簽發人職務、簽名章,其餘機關簽發人職務、簽名章依次向下編排,與主辦機關簽發人職務、簽名章上下對齊;每行只編排一個機關的簽發人職務、簽名章;簽發人職務應當標註全稱。
簽名章用紅色。
4.特殊情況處理。當公文排版後所剩空白處不能容下印章或簽發人簽名章、成文日期時,應採取調整行距、字距的措施加以解決,務使印章與正文同處一面,不得採取標識“此頁無正文”的方法解決。
(八)附註
公文如有附註,用3號仿宋體字居左空2字加圓括弧編排在成文日期下一行,如“(此件不公開報導)”等。
“請示”應當在附註處註明聯繫人的姓名和電話(見標樣2)。
(九)附屬檔案。附屬檔案應當另面編排,並在版記之前,與公文正文一起裝訂。在附屬檔案左上角第一行用3號黑體字頂格編排“附屬檔案”二字,兩字之間空1字;有順序號時標註順序號,“附屬檔案”二字之間不空字。附屬檔案順序號和附屬檔案標題應當與附屬檔案說明的表述一致。附屬檔案格式要求同正文。
如附屬檔案與正文不能一起裝訂,應在附屬檔案左上角第一行頂格編排公文的發文字號並在其後標註“附屬檔案”二字及順序號。
第六條版記包括抄送機關、印發機關和印發日期等內容。
(一)版記中的分隔線及位置。版記中分隔線與版心同寬,首條分隔線和末條分隔線用粗線(高度為0.35毫米),中間的分隔線用細線(高度為0.25毫米)。首條分隔線位於版記第一個要素之上,末條分隔線與公文最後一面的版心下邊緣重合。版記應置於公文最後一頁(封四),版記的最後一個要素置於最後一行。(見標樣1)(二)抄送機關公文如有抄送機關,一般用4號仿宋體字,在印發機關和印發日期上一行,左右各空1字編排。“抄送”二字後加全形冒號和抄送機關名稱,回行時與冒號後的首字對齊;在最後一個抄送機關名稱後標句號(見標樣1)。如需把主送機關移至版記,除將“抄送”二字改為“主送”外,編排方法同抄送機關。既有主送機關又有抄送機關時,應將主送機關置於抄送機關上一行,之間不加分隔線。抄送機關按照黨、政、軍、群的順序排列。
(三)印發機關和印發日期
一般用4號仿宋體字,編排在末條分隔線之上,印發機關左空1字,印發日期右空1字。印發日期以公文付印的日期為準,用阿拉伯數字將年、月、日標全,年份應標全稱,月、日不編虛位(即1不編為01),後加“印發”二字(見標樣1)。印發機關統一使用“新鄉市人民政府辦公室”。
(四)頁碼
一般用4號半角宋體阿拉伯數字,置於版心下邊緣之下一行,數字左右各放一條4號一字線,一字線距版心下邊緣7毫米。單頁碼居右空1字,雙頁碼居左空1字。版記頁前有空白頁的,空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附屬檔案與正文一起裝訂時,頁碼應當連續編排。
第七條公文中表格
公文如需附表,對橫排A4紙型表格,應將頁碼放在橫表的左側,單頁碼置於表的左下角,雙頁碼置於表的左上角,單頁碼錶頭在訂口一邊,雙頁碼錶頭在切口一邊。
公文如需附A3紙型表格,且當最後一頁為A3紙型表格時,封三、封四(可放分送,不放頁碼)應為空白,將A3紙型表格貼在封三前,不應貼在檔案最後一頁(封四)上。
公文的特定格式
第八條新鄉市人民政府令,發文機關標誌由發文機關名稱加“令”組成,用紅色小標宋體字,字號為12毫米×9毫米。發文機關標誌上邊緣距版心上邊緣20毫米,下空2行居中編排令號,採用“第××號”的形式,不編虛位(即1不編為01)。令號下空2行編排正文。簽發人職務、簽名章和成文日期編排方法見第五條(七)。分送機關標註方法同抄送機關(見標樣5)。
第九條新政函,發文機關標誌使用發文機關全稱,按新鄉市人民政府檔案格式印發(見標樣6)。
第十條市政府常務會議紀要、市政府市長辦公會議紀要,發文機關標誌由會議名稱加“紀要”組成,居中排布,上邊緣距版心上邊緣為35毫米,用紅色1號小標宋體字。密級和保密期限、緊急程度的標註同第四條(二)、(三)。紀要編號居中編排在發文機關標誌下空2行位置。如需標註“出席、列席、與會人員”,應於正文(或附屬檔案說明)下空1行,左空2字用3號黑體字標註。會議紀要不加蓋公章。傳送範圍在版記處以“本期發”的形式左空1字用4號仿宋體字編排(見標樣7、8)。
第十一條會議紀要(代字“新政閱”)不標註發文機關標誌,發文字號編排在檔案首頁左上角(用紅色油墨印刷)第三行,份號頂格編排在版心左上角第一行,密級和保密期限編排在份號下一行。最後一個要素下空2行編排標題。標題下空1行標註成文日期並用圓括弧括起來。如需加按語,應編排在標題之上發文字號之下。按語用3號楷體,兩端各少排2個字。傳送範圍在版記處以“本期發”的形式左空1字用4號仿宋體字編排(見標樣9)。
第十二條政府工作通報居中排布,上邊緣至版心上邊緣為35毫米,用隸書體字,字號為14毫米×20毫米。下空1行用阿拉伯數字標註發文期號,下1行左空1字標註發文機關“新鄉市人民政府”,右空1字標註發文日期。紅色分隔線下空兩行編排標題。傳送範圍在版記處以“本期發”的形式左空1字用4號仿宋體字編排(見標樣10)。
第十三條新政明電、新政辦明電發文機關標誌用小標宋體字,字號為17毫米×23毫米;分隔線至檔案上邊緣距離為82毫米。簽批放在檔案首頁分隔線之上右側。密級、緊急程度、發文字號在分隔線左側(見標樣11、12)。緊急程度應分別標註“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。落款署發文機關全稱,成文日期以發出日期為準。送往市委機要局的電報應在簽批蓋章處加蓋“新鄉市人民政府(新鄉市人民政府辦公室)印章”。新政密電、新政辦密電格式按照市委機要局有關規定執行。
印刷格式
第十四條公文用紙用A4型紙,其成品幅面尺寸為210毫米×297毫米,左側裝訂。版心尺寸為156毫米×225毫米(不含頁碼)。
第十五條正文一般每面排22行,每行排28個字。
第十六條本細則自2013年1月1日起施行。
