新聞發布會

新聞發布會( News Release Conference )新聞發布會是政府或某個社會組織定期、不定期或臨時舉辦的信息和新聞發布活動，直接向新聞界發布政府政策或組織信息，解釋政府或組織的重大政策和事件。新聞發布會通常:有正規的形式，符合一定的規格,根據發布會所發布的內容精心選擇召開的時間和地點;邀請記者、新聞界(媒體)負責人、行業部門主管、各協作單位代表及政府官員參加;實現了時間集中、人員集中、媒體集中，通過報刊、電視、廣播、網站等大眾傳播手段的集中發布，迅速將信息擴散給公眾。新聞發布會通常由新聞發言人自己主持，即承擔發布會活動中的新聞發布、點請記者提問、回答問題等所有環節的工作。新聞發布會的基本程式是先由發言人發布新聞,然後再回答記者提問。

新聞發布會是社會組織在發生重大具有積極影響的事情時，向新聞界公布信息，藉助新聞提升該組織或者與該組織密切相關東西的形象的會議。

基本介紹

• 中文名：新聞發布會
• 外文名：press conference
• 作    用：企業產品推廣、市場公關

特點

1.正規隆重：形式正規，檔次較高，地點精心安排，邀請記者、新聞界（媒體）負責人、行業部門主管、各協作單位代表及政府官員。

最高人民法院新聞發布會

2.溝通活躍：雙向互動，先發布新聞，後請記者提問回答。

3.方式優越：新聞傳播面廣、報刊、電視、廣播、網站，集中發布（時間集中，人員集中，媒體集中），迅速擴散到公眾。

新聞發布會的時機與主題

（1）恰當的時機：事件前一個月或兩個月左右，如滑雪節12月5日召開，10月中旬召開新聞發布會。

（2）合適的主題：主題應集中、單一，不能同時發布幾個不相關的信息。

新聞發布會、媒體報導、新聞稿發布等向來是企業產品推廣、市場公關必備手段，新聞發布會有以下特點：

新聞稿發布渠道	花費	媒體範圍	操作難度	適用範圍及要求
新聞發布會	大	廣	大	大型企業、重大事件
代發	小	廣	小	產品推廣、日常公關、重大事件
自建媒體關係	很小	小	中	需要文案專員、媒介專員、費用小
免費投稿	無	小	大	稿件創意及質量要求高，難以嵌入廣告信息
傳媒代發	小	廣	小	大中小企業、產品推廣、速度快、費用低

準備

標題

新聞發布會一般針對對企業意義重大，媒體感興趣的事件舉辦。每個新聞發布會都會有一個名字，這個名字會打在關於新聞發布會的一切表現形式上，包括請柬、會議資料、會場布置、紀念品等。在選擇新聞發布會的標題時，一般需要注意以下幾點。

1、避免使用新聞發布會的字樣。我國對新聞發布會是有嚴格申報、審批程式的，對企業而言，並沒有必要如此煩瑣，所以直接把發布會的名字定義為“**信息發布會”或“**媒體溝通會”即可。

最高人民檢察院新聞發布會

2、最好在發布會的標題中說明發布會的主旨內容。如：“某某企業2005新品發布信息發布會”。

3、通常情況下，需要打出會議舉辦的時間、地點和主辦單位。這個可以在發布會主標題下以字型稍小的方式出現。

4、有時，可以為發布會選擇一個具有象徵意義的標題。這時，一般可以採取主題加副題的方式。副題說明發布會的內容，主題表現企業想要表達的主要含義。如：海闊天空 五星電器收購青島雅泰信息發布會。

時間

新聞發布的時間通常也是決定新聞何時播出或刊出的時間。

因為多數平面媒體刊出新聞的時間是在獲得信息的第二天，因此要把發布會的時間儘可能安排在周一、二、三的下午為宜，會議時間保證在1小時左右，這樣可以相對保證發布會的現場效果和會後見報效果。

發布會應該儘量不選擇在上午較早或晚上。部分主辦者出於禮貌的考慮，有的希望可以與記者在發布會後共進午餐或晚餐，這並不可取。如果不是歷時較長的邀請記者進行體驗式的新聞發布會，一般不需要做類似的安排。

有一些以晚宴酒會形式舉行的重大事件發布，也會邀請記者出席。但應把新聞發布的內容安排在最初的階段，至少保證記者的採訪工作可以比較早的結束，確保媒體次日發稿。

在時間選擇上還要避開重要的政治事件和社會事件，媒體對這些事件的大篇幅報導任務，會沖淡企業新聞發布會的傳播效果。

地點

場地可以選擇戶外（事件發生的現場，便於攝影記者拍照），也可以選擇在室內。根據發布會規模的大小，室內發布會可以直接安排在企業的辦公場所或者選擇酒店。酒店有不同的星級，從企業形象的角度來說，重要的發布會宜選擇五星級或四星級酒店。為了體現權威性，可在人民大會堂等權威場所舉行（由於審核程式繁瑣，企業可委託專業策劃公司全程策劃籌辦）

酒店有不同的風格，不同的定位，選擇酒店的風格要注意與發布會的內容相統一。還要考慮地點的交通便利與易於尋找。包括離主要媒體、重要人物的遠近，交通是否便利，泊車是否方便等。

發布方在尋找新聞發布會的場所時，還必須考慮以下的問題：

· 會議廳容納人數、主席台的大小、投影設備、電源、布景、胸部麥克風、遠程麥克風、相關服務如何、住宿、酒品、食物、飲料的提供、價錢是否合理、有沒有空間的浪費等

· 背景布置。主題背景板，內容含主題、會議日期，有的會寫上召開城市，顏色、字型注意美觀大方，顏色可以企業VI為基準。酒店是否會代為安排。

· 酒店外圍布置，如酒店外橫幅、豎幅、飄空汽球、拱形門等。酒店是否允許布置。當地市容主管部門是否有規定限制等。

席位

擺放方式：發布會一般是主席台加下面的課桌式擺放。注意確定主席台人員。需擺放席卡，以方便記者記錄發言人姓名。擺放原則是“職位高者靠前靠中，自己人靠邊靠後”。

很多會議採用主席台只有主持人位和發言席，貴賓坐於下面的第一排的方式。一些非正式、討論性質的會議是圓桌擺放式。

擺放回字型會議桌的發布會也出現的較多，發言人坐在中間，兩側及對面擺放新聞記者坐席，這樣便於溝通。同時也有利於攝影記者拍照。

注意席位的預留，一般在後面會準備一些無桌子的坐席。

道具

最主要的道具是麥克風和音響設備。一些需要做電腦展示的內容還包括投影儀、筆記本電腦、聯線、上網連線設備、投影幕布等，相關設備在發布會前要反覆調試，保證不出故障。

新聞發布會現場的背景布置和外圍布置需要提前安排。一般在大堂、電梯口、轉彎處有導引指示歡迎牌，一般酒店有這項服務。事先可請好禮儀小姐迎賓。如果是在企業內部安排發布會，也要酌情安排人員做記者引導工作。

新聞發布會背景板主要襯托出會議主題，所以在設計及選材上一定要慎重考慮，新聞發布會主要採用高清晰寫真布，這種材料因為無異味，不反光和高清晰的特點，所以對新聞發布會的現場氣氛營造和媒體攝像都大有好處。

資料

提供給媒體的資料，一般以廣告手提袋或檔案袋的形式，整理妥當，按順序擺放，再在新聞發布會前發放給新聞媒體，順序依次應為：

1、 會議議程

2、 新聞通稿

3、演講發言稿

4、發言人的背景資料介紹。（應包括頭銜、主要經歷、取得成就等）

5、公司宣傳冊

6、產品說明資料。（如果是關於新產品的新聞發布的話）

7、 有關圖片

8、 紀念品（或紀念品領用券）

9、 企業新聞負責人名片（新聞發布後進一步採訪、新聞發表後寄達聯絡）

10、空白信箋、筆（方便記者記錄）

發言人

新聞發布會也是公司要員同媒介打交道的一次很好的機會，值得珍惜。代表公司形象的新聞發言人對公眾認知會產生重大影響。如其表現不佳，公司形象無疑也會令人不悅。

新聞發言人的條件一般應有以下的幾方面：

· 公司的頭面人物之一——新聞發言人應該在公司身居要職，有權代表公司講話。

· 良好的外型和表達能力。發言人的知識面要豐富，要有清晰明確的語言表達能力、傾聽的能力及反應力、外表包括身體語言整潔、大方得體。

· 執行原定計畫並加以靈活調整的能力。

· 有現場調控能力，可以充分控制和調動發布會現場的氣氛。

提問

在新聞發布會上，通常在發言人進行發言以後，有一個回答記者問的環節。可以充分通過雙方的溝通，增強記者對整個新聞事件的理解以及對背景資料的掌握。有準備、親和力強的領導人接受媒體專訪，可使發布會所發布的新聞素材得到進一步的升華。

在答記者問時，一般由一位主答人負責回答，必要時，如涉及到專業性強的問題，由他人輔助。

發布會前主辦方要準備記者答問備忘提綱，並在事先取得一致意見，尤其是主答和輔助答問者要取得共識。

在發布會的過程中，對於記者的提問應該認真作答，對於無關或過長的提問則可以委婉禮貌地制止，對於涉及到企業秘密的問題，有的可以直接、禮貌地告訴它是企業機密，一般來說，記者也可以理解，有的則可以委婉作答。不宜採取“無可奉告”的方式。對於複雜而需要大量的解釋的問題，可以先簡單答出要點，邀請其在會後探討。

有些企業喜歡事先安排好媒體提問的問題，以防止媒體問到尖銳、敏感的問題。建議不宜採取。

媒體邀請

媒體邀請的技巧很重要，既要吸引記者參加，又不能過多透露將要發布的新聞。在媒體邀請的密度上，既不能過多，也不能過少。一般企業應該邀請與自己聯繫比較緊密的商業領域記者參加，必要時如事件現場氣氛熱烈，應關照平面媒體記者與攝影記者一起前往。

邀請的時間一般以提前3到5天為宜，發布會前一天可做適當的提醒。聯繫比較多的媒體記者可以採取直接電話邀請的方式。相對不是很熟悉的媒體或發布內容比較嚴肅、莊重時可以採取書面邀請函的方式。

適當地製造懸念可以吸引記者對發布會新聞的興趣，一種可選的方式是開會前不透露新聞，給記者一個驚喜。“我要在第一時間把這訊息報導出來”的想法促使很多媒體都在趕寫新聞。如果事先就透露出去，用記者的話說就是“新聞資源已被破壞”，看到別的報紙已經報導出來了，寫新聞的熱情會大大減弱，甚至不想再發布。無論一個企業與某些報社的記者多么熟悉，在新聞發布會之前，重大的新聞內容都不可以透漏出去。

在記者邀請的過程中必須注意，一定需要邀請新聞記者，而不能邀請媒體的廣告業務部門人員。有時，媒體廣告人員希望藉助發布會的時機進行業務聯繫，並作出也可幫助發稿的承諾，此時也必須進行回絕。

影響媒體記者參加新聞發布會的幾個主要因素：

一、是否對口。綜合性報紙和財經類報紙不是涇渭分明，有跨行業交叉報導的可能，但是對於大多數都市報的記者而言，這種對口性是第一要務。

二、是否有貼近性。是當地政府活動還是外地政府活動？是本地企業還是外地企業？是央企還是地方龍頭企業？都市類媒體更願意參加具有“本地性”新聞活動，比如中央電視台和北京電視台記者，經常會遇到相互排擠的狀況。

三、是否有新聞性。快筆頭公關認為，中央媒體、全國性媒體和地方都市類媒體在新聞性的判斷上是有區別的，在具備一切新聞要素的前題下，中央級綜合性媒體更注重報導傾向於大背景、大主題、大角度的切入，而都市類媒體更多的從易於被普通百度熟知和接受的小角度切入。因此，公關公司在準備新聞稿的時候，最少要有3—5個版本，並且新聞素材要更豐富。

四、是否有新聞採訪權。很多新聞發布會上出現最多的是平面媒體記者的身影，這是因為新浪，搜狐等入口網站沒有新聞采寫權，只有幾個主流新聞網路像人民網、新華網、千龍網、東方網等有採訪權，而像新浪、搜狐的商業網站是沒有採訪權的，他們提供的內容服務基本上都是“信息集錦”——只能轉載，不能獨創。所以，為了讓新聞發布會內容第一時間出現在網路上，邀請網媒記者出席時應區分清楚哪些能出席，哪些可以原發，哪些只能轉載。

五、主辦單位的身份。如果是政府部門舉辦的新聞發布會，那么跑口記者責無旁貸。但是由於政府部門的車馬費一般較低，記者更願意出席有實力、有知名度的大企業召開的新聞發布會。可想而知，如果即沒知名度，又沒新聞點，那么要靠什麼來吸引媒體了。

區別

新聞發布會，也有人把它叫記者招待會，其實這兩者是有區別的。

新聞發布會側重於發布新聞，如企業作出了某項重要的決策、研製生產了某種新產品或推出了某項對社會有重要影響的革新項目。企業若想通過大眾媒介把這些信息廣泛的傳播出去，就可以舉辦新聞發布會。

記者招待會則有所不同，它不一定是有新聞要發布，它的主要目的是和新聞媒介公眾進行溝通。任何企業在與社會各界公眾的交往中，都會遇到很多錯綜複雜的問題，如本單位與外單位發生了法律糾紛，企業受到了顧客的批評、受到了社會輿論的譴責、受到了新聞媒介的公開指責、受到了某一其他社會組織的誣告等。當這些問題發生之後，企業為了挽回影響並爭取輿論界的支持，就有必要招開記者執行會。

流程

1.迎賓簽到

2.分發資料

3.會議過程

4.會後活動

5.效果評估

6.注意事項

新聞發布會流程（具體）

新聞發布會也是媒體所期待的。在全國性的媒體調查中發現，媒體獲得新聞最重要的一個途徑就是新聞發布會，幾乎100%的媒體將其列為最常參加的媒體活動。由於新聞發布會上人物、事件都比較集中，時效性又很強，且參加發布會免去了預約採訪對象、採訪時間的一些困擾，另外，新聞發布會一般也會為記者提供一定的饋贈品，所以通常情況下記者都不會放過這些機會。

第一策劃環節 ：

一、活動開展需求背景

二、活動開展應遵循的原則與重要任務

原則：堅持活動原則

目的：明確活動目的

三、發布會開展的簡要框架說明

新聞發布會

舉辦時間：待定

地點及方式：待定

參與人員：發言代表、新聞記者等

舉辦宗旨：發布一個新的信息

第二　發布會的規劃

一、前期的活動

開展的模式：

需要注意的事項：

二、現場活動

效果預期：

第一　媒體邀請

第二　現場部署及安排

1硬體設備、資料準備

2現場人員安排

3通稿（圖片）準備

第三　效果預測

注意事項

策劃

在做新聞發布會策劃之前，公關公司要對新聞媒體議程（媒體的采前會、編前會）、新聞傳播途徑、新聞話題設定、公眾輿論走向、媒體運作機制有深刻理解，同時對新聞發布會主辦方所在行業背景、產業動向、競爭對手傳播策略有著透徹的分析和把握，具備這些專業知識，才能策劃出好的新聞事件，達到好的傳播效果。但是，要吸引公眾關注首先在形式和內容上要引起媒體興趣。

一、借勢當前公眾關注的新聞事件，迎合新聞熱度，釋放相關性話題。

新聞發布會

二、借明星、大腕助陣。

三、結合巨觀背景、產業背景、行業背景，為新聞發布會造勢，為媒體提供更多新聞由頭和報導角度。

誤區

誤區之一：沒有新聞的新聞發布會。有些企業似乎有開發布會的嗜好，很多時候，企業並沒有重大的新聞，但為了保持一定的影響力，證明自己的存在，也要時不時地開個發布會。造成的後果是，企業雖然花了不小的精力，但幾乎沒有收成。新聞性的缺乏使得組織者往往在發布會的形式上挖空心思、絞盡腦汁，熱鬧倒是熱鬧了，效果卻未見得理想，如果過於喧賓奪主，參會者記住了熱鬧的形式，卻忘記了組織者想要表達的內容。

誤區之二：新聞發布的主題不清。 從企業的立場出發，主辦者恨不得把它的祖宗八代的光榮史一股腦端上去，告訴人家什麼時候得了金獎，什麼時候得到了認證，什麼時候得了第一，什麼時候捐資助學。但是偏離了主題的東西在媒介眼中，形同廢紙。

又有的企業在傳播過程中，生怕暴露商業機密，凡涉及到具體數據時總是含含糊糊一談到敏感話題就“環顧左右而言他”，不是無可奉告就是正在調查。這樣一來，媒體想知道的，企業沒辦法提供；媒體不想搭理的，企業又喋喋不休。