提高會議效率法

什麼是提高會議效率法

所謂提高會議效率法，就是研究如何舉行會議，提高工作效率的方法。

1、準備階段

1）了解會議的特點，確定會議要達到的目的。

2）選擇會議種類、方式、參加者。

3）確定不同的主持會議的方法。

2、實施階段

1）參加會議者入場就座。

2）發言表明觀點。

3）作出決議，確定觀點。

4）核算會議成本，進行成本---效益分析

1、確定要開的是什麼類型的會議。

會議的方類有三種：

1）按會議的形式可分為四類，見下表：

會議類型	會議特點	舉例
告知性的會議	由特殊身份的人來宣布，與會者只應接受、討論和理解報告。	宣布某一政策法規宣布任命。
建設者性的會議	不需每個部門都參加，一般選擇有創見、有主意的人參加。	討論新戰略、新方法、新規定。
立法性的會議	受命制定規章、制度等，或修改舊的、不適應新情況的規章、制度。	安全操作條例的制訂。
執行性的會議	將任務分配給執行者，解決“怎么做？誰來做”的問題。	各班組年度生產量的分配。

2)按會議的實質性內容可分為兩類:

A、政策性研究會：目標規劃、應急對策、貫徹指示等需產生有方向性的見解的會議；

B、執行性協調會：布置任務、協調矛盾、組織實施等直接宣布決定的會議。

3)按會議產生結論的方式可分為五類，見下表：

名稱	主要程式
通過式會議	只有一種意見和主張，提出後讓大家舉手通過，履行認可手續。
選擇式會議	在兩種或多種意見中選取一種。
拼合式會議	在已提出的幾個方案中，採納每個方案中的合理意見，拚命成一個新方案。
折衷式會議	兩種方案相持不下，討論結果，只好採用介於兩者之間的第三種方案，雖雙方均不滿意，但得到部分滿足，尚可以接受。
綜合式會議	在討論中，對照會議目的，採納原方案中的合理部分，去掉其不合理部分，並吸收討論中所產生的新思想、新方法，將所有好的意見綜合起來，形式一個最佳方案。

不同的會議的目的不同，所以首先要給會議定類，明確目的所在。

2、不同的會議，安排不同的座次，以營造不同的氣氛。

對以下達指令為主的會議，應分上下座位，下達指令者坐上面，接受指令者坐下面，以營造嚴肅的氣氛；對以討論等為主的會議，應採用圓桌形式，增加彼此間的親近感。

3、按順序發言，自由發言應注意時間控制。

4、會議主持人對不同目的的會議，應注意主持方式。

1）對主持執行性協調會議（或稱解決問題的會議），應組織參加者圍繞與目的直接有關的問題來討論，儘量言簡意賅，迫使參加者保持高度集中、緊張的精神狀態，同時只考慮可執行的方案，以解決某一急迫問題。

2）對主持政策性研究會（或稱產生思想觀念的會議），主持人要以平等的態度對待與會者，使之充分表達思想，論證不管成熟與否，均要充分，以便當場定奪，但不是簡單地肯定或否定某些意見，而是儘量取長補短，互相合作。