一、收文辦理原則和程式。收文的簽收、拆封、分類、登記、審核、擬辦、批辦、催辦由辦公室保密、文秘人員負責，辦公室主任提出擬辦意見，保密與文秘人員按擬辦意見送批或傳閱並跟蹤督辦落實，傳批件由中心或在家主持工作的中心領導閱處，傳閱件按誰在家誰先閱的順序送閱。
基本介紹
- 中文名：恩施州畜牧獸醫服務中心公文處理辦法
- 發布單位：恩施州畜牧獸醫服務中心
- 發布時間：2020年10月20日
二、發文辦理原則和程式。發文的草擬、審核、簽發、覆核、繕印、用印、登記、分發、傳遞由發文起草人會同辦公室文秘人員完成，辦公室主任審核。發文草擬、發文稿紙填寫、文稿送簽由相應科室、直屬單位負責並將最終定稿的電子版連同紙質版交辦公室文秘人員。發文登記、覆核、印製、用印、分發、存檔由辦公室負責；上行文一律由中心主任簽發；下行文由分管領導簽發，重大事項報告中心主任；平行文由分管領導審核，報中心主任簽發。
三、公文歸檔原則和程式。公文包括發文、收文和傳真電報辦理完畢後，應及時整理(立卷)、歸檔，科、室、站、所、辦、中心和個人不得保存應歸檔的公文。日常收文和發文辦結後，由承辦人即時交保密員歸檔；中心的重要會議和舉辦的重大活動，形成的檔案材料(包括記錄、錄音、錄像、照片等)，由會務人員交保密員歸檔；中心領導及工作人員外出參加會議和重要活動帶回的檔案材料，即時交保密員歸檔；工作人員調離工作崗位時，無條件移交、清退暫存、借用的公文後，方能辦理調出手續。
四、收文複印由辦公室主任簽批，密級檔案不得複印。
恩施州畜牧獸醫服務中心檔案管理工作制度
一、綜合檔案室職責
（一）認真貫徹執行《檔案法》、《湖北省檔案管理條例》等法律法規和相關規定，在中心檔案管理領導小組的領導下開展工作。
（二）負責收集、整理、保管本單位的全部檔案。
（三）編制必要的檢索工具，編纂有價值的檔案參考資料，及時、準確地提供檔案資料，為各項工作服務。
（四）在中心檔案管理領導小組的監督下，承辦鑑定檔案和銷毀已過期檔案的具體工作。
（五）接受檔案行政管理部門的監督指導，切實改進本中心檔案工作。
（六）完成領導交辦的其他工作。
二、檔案人員崗位職責
（一）認真執行機關檔案管理的各項規定，制定檔案管理工作規劃。
（二）負責收集、整理和保管機關各類檔案，做到收集齊全、整理科學、保管安全。
（三）開展檔案統計、鑑定、銷毀和保密工作。
（四）編制檔案檢索工具、彙編檔案參考資料，端正服務態度，明確服務方向，積極主動地提供檔案資料，為領導決策、機關各項工作服務。
（五）積極宣傳《檔案法》和檔案工作規定，履行監督、指導職責，促進機關和全系統檔案工作不斷發展。
（六）認真鑽研檔案業務，不斷提高自身素質，努力提高檔案管理水平。
三、立卷歸檔制度
（一）歸檔範圍
1.中央、省、州三級黨委、政府檔案及重要資料。
2.國家農業農村部、省農業農村廳、省農業發展中心檔案和內部刊物。
3. 國家農業農村部、省農業農村廳、省農業發展中心機關召開的會議檔案和資料。
4.中心黨組、黨總支、中心主任辦公會議以及本中心召開的各種會議形成的檔案、請示、報告、會議記錄等資料。
5.本機關各種內部刊物。
6.本機關政工、勞動人事方面的檔案和重要資料。
7.本機關財務方面的檔案和重要資料。
8.各縣市和中心直屬單位報送的檔案、請示、報告及其他有參考和保存價值的資料。
9.各種法律、法規和規章制度。
10.同級機關制發的非本機關主管業務但要貫徹執行的檔案材料以及其他有參考和保存價值的檔案、材料、內部書報、刊物等等。
（二）歸檔時間
當年檔案和資料的收集於次年4月底完成，8月底以前完成文書立卷歸檔工作。
（三）歸檔要求
1.遵循檔案材料的形成規律與特點，保持檔案之間的有機聯繫，區別不同價值，便於保管和利用。
2.按照本單位《歸檔範圍案卷類目錄保管期限表》對檔案材料進行分類。
3.根據檔案的特徵，分析檔案之間的主要聯繫，進行組卷。
4.根據國家檔案部門的統一要求，對檔案進行系統整理。
5.歸檔檔案與資料要做到完整、齊全。
6.案卷標識應準確地反映卷內檔案的作者、內容和文種。
四、檔案移交制度
（一）機關檔案實行集中統一管理。各科室、直屬單位在工作活動中形成的具有保存價值的檔案材料、音像資料及應歸檔的實物都應按要求及時移交檔案室歸檔保存。
（二）對檔案收進、移出、利用、銷毀等情況進行登記，為統計和移交工作做好準備。
（三）移交登記要本著實事求是的原則，既要有綜合性的報表，又要有詳細的明細表，要做到賬物相符、賬表相符。
（四）檔案資料移交給檔案室時，交接雙方應當面按移交清單逐一清點清楚，並按下列要求進行檢查：
1.檔案材料、資料實物等收集是否完整齊全。
2.對破損檔案、園珠筆和鉛筆起草的檔案是否進行了修補、複製。
3.本單位制發的文書檔案是否有兩套（即一套按問題整理立卷，另一套作檔案彙編）。
4.已整理過的檔案是否科學、組卷（盒）是否規範、編目是否清楚、案卷標題擬寫是否正確。
（五）根據州檔案中心統一安排，按要求及時向州檔案館移交應進館檔案資料，並做好後續室存檔案號的續編工作。
（六）檔案管理工作人員調動工作時，必須在辦完檔案移交手續後，方能辦理調離手續。
五、檔案保管制度
（一）根據《檔案法》的規定，本中心所形成的各種門類載體的檔案全部由中心綜合檔案室統一管理。
（二）配備必要的保護設施，加強檔案庫房管理，做好“十防”（防盜、防光、防高溫、防水、防潮、防霉、防塵、防鼠、防蟲）工作。
（三）定期對室藏檔案保管狀況進行全面檢查，作好記錄，發現問題及時向分管領導匯報，採取措施，保護檔案安全。
（四）除檔案人員外，其他人員不得進入檔案室，檔案室內嚴禁吸菸。
（五）因保管不善，造成檔案毀壞或丟失，按《檔案法》有關規定追究責任。
六、檔案保密制度
（一）保密檔案的管理和利用，密級的變更和解密，必須按照國家有關保密的法律和行政法規的規定辦理。
（二）凡帶密級且尚未解密或內部使用不宜公開的檔案不得在網際網路上登載、傳遞、運行。
（三）對具有保密要求的歸檔電子檔案提供利用時，應設定使用許可權認證系統或履行使用審批手續。
（四）電子檔案中的涉密信息在進行物理歸檔時應單獨保存。涉密信息範圍按照有關規定執行。
（五）在借閱檔案時，應遵守保密規定，系統內各單位原則上只能借閱本單位的檔案，特殊情況須經主管部門領導批准。調閱檔案時，應由檔案管理人員到庫房調取，非檔案管理人員不得進入庫房。
（六）因工作需要查閱帶密級且尚未解密的檔案須經分管領導和保密領導小組負責人批准，由保密人員現場監督下在保密閱文室進行，不得帶出和摘抄、複印。
（七）在檔案銷毀時，應由二人以上負責監銷，防止檔案遺失和泄露，有關人員應在銷毀清冊上籤字，以示負責。
（八）檔案管理人員必須嚴格遵守保密制度，不斷增強保密觀念，牢固樹立保密意識，忠於職守，遵紀守法，確保檔案和檔案機密的安全。工作中應做到：
1.全面掌握庫藏檔案的密級情況，並準確標明，對帶密級的檔案要按規定進行提供利用。
2.不得利用職權擅自提供檔案或不經批准擴大利用檔案範圍。不得翻印、抄錄、複製密級檔案。
3.不準將檔案存放在不利於保密的地方和攜帶到公共場所及個人家中。
4.不準在公共場所和探親訪友中談論機密，不在私人通信、電話中涉及檔案機密問題。不該說的機密絕對不說，不該看的機密絕對不看，做到知而不言，不知不問。
5.檔案人員要定期對庫藏檔案的保密情況進行檢查，發現問題及時報告領導和有關部門，並及時採取有效措施解決。
七、檔案鑑定、銷毀制度
（一）檔案鑑定工作是指檔案價值鑑定，即鑑別檔案的保存價值並確定其保管期限。檔案的鑑定工作包括歸檔鑑定和複審鑑定。
（二）檔案鑑定應貫徹“審查從細、留存從寬”的原則，既要考慮歷史發展的需要，又要服務於現實工作。
（三）檔案歸檔鑑定由檔案管理部門指導歸檔部門進行。
（四）定期組織檔案複審鑑定。加強鑑定工作的組織領導，成立鑑定小組，鑑定小組由本單位領導、檔案部門和相關業務部門組成。
（五）檔案的鑑定應採用直接鑑定法，對照本單位檔案保管期限表，以案卷或件為單位，根據檔案內容逐卷、逐件、逐頁地進行審查鑑定。
（六）鑑定後應填寫“檔案鑑定工作表”，對保存期滿經過鑑定仍具有保存價值的檔案，應延長保管期限。對已到保管期限確已失去保存價值的檔案，按規定進行銷毀。
（七）經過鑑定需要銷毀的檔案，應注意變更其保管期限，調整檔案的排架順序。案卷內檔案有變動的應重新組卷。
（八）經過鑑定需要銷毀的檔案，應寫出鑑定報告，登記銷毀清冊，經主管部門批准後方可銷毀。未經批准，任何人不得隨意銷毀檔案，嚴禁將待銷毀的檔案和不歸檔的檔案資料作其他用途，更不能當廢品出售。
（九）銷毀檔案時，檔案管理部門應會同業務部門派二名以上人員進行監銷，有關人員應在銷毀清冊上籤字，並註明銷毀方式和日期。
（十）檔案部門應在案卷目錄中註明已銷毀的檔案，並將鑑定工作表按編號順序排列裝訂成冊，連同鑑定工作報告、銷毀清冊等材料組成鑑定工作卷，放在全宗卷內永久保存。
八、檔案利用制度
（一）檔案人員要強化服務意識，熱情主動地接待利用者。
（二）檔案人員要熟悉室藏檔案，了解業務工作需要，根據機關工作活動需要做好檔案利用的預測工作。
（三）檔案人員應根據本中心工作活動特點，編制有參考價值的資料及檢索工具，不斷提高檔案的查全率和查準率。
（四）檔案人員在提供利用檔案時，必須作好查閱檔案的登記與統計工作，不斷改進利用工作，提高利用效率，最大限度地開發利用檔案信息資料資源。
（五）要正確處理利用與保密的關係，既要積極提供利用，又不得泄露黨和國家機密。
（六）利用者應嚴格執行檔案借閱制度，履行借閱手續，按規定利用檔案。
九、檔案統計制度
（一）檔案統計工作由專職檔案員負責，統計人員要努力學習業務知識，熟悉掌握統計的對象、方法和步驟。
（二）統計要及時，各種統計指標要及時登記，統計報表按時匯總和上報。
（三）統計要準確，堅持實事求是，如實反映情況，不能馬虎草率和弄虛作假。
（四）堅持做好檔案的收進、移出、整理、編目、鑑定、管理、檢索、編研和提供利用等情況的登記，半年進行一次帳物核查，做到帳目清楚，帳物相符。
（五）統計數據單位填寫必須符合規定，收集的數據必須可靠，應以原始記錄為基準，不得估算或推算。
（六）對統計數據要進行綜合、分析和研究，從中找出規律性的東西，發現新情況、新問題應及時向領導匯報。
（七）建立健全各種統計台帳，積累統計資料。
十、檔案借閱制度
（一）本單位職工借閱檔案資料，先查找目錄，找出所需檔案、資料後，由借供雙方當麵點清卷內檔案張頁，借閱人在借閱登記薄簽字後，經中心主管領導同意，方可借出。
外單位人員借閱檔案資料，必須經本單位主管領導批准，方可借閱。
（二）檔案借閱期限
黨群、政工類文書檔案，只能由職能科室借閱，借閱時必須經主管領導批准。
會計、基建檔案原則上不借出，財會、基建管理人員因工作需要借出時，要辦理借閱手續。確因工作需要其他人員需借閱，必須經主管領導批准。
科技檔案借閱一般不超過半個月，如工作需要可續借。
檔案材料儘可能在閱覽室查閱，如必須借出，原則上一周歸還，不能按期歸還的，應辦理續藉手續，時間不得超過一周。借閱機密、絕密文書檔案資料要按《保密法》、《安全法》和檔案保密制度有關規定辦理。借閱科技檔案必須注意保護其智慧財產權。
（三）借閱檔案資料需複印的，檔案人員應按保密有關法規審核後，報分管領導批准。
（四）退休或長時間不在工作崗位（如出差、產假、病假及脫產學習或調出等情況），在離開本單位前應將所借各種資料全部歸還，以便保管和利用。
（五）遇節假日或其他特殊情況，檔案室有權隨時收回借出檔案資料，以確保其安全、保密。
（六）本單位檔案借出後，應注意保密，妥善保管，精心愛護，嚴禁折卷、塗改、摺疊，閱覽時禁止吸菸，確保檔案的完整、清潔、無損。應歸還的檔案資料，不得扣留、更不允許轉借他人或隨便攜帶至公共娛樂場所、家中，造成失密或丟失。對違反規定造成失密和丟失或發生智慧財產權糾紛的，按國家有關規定追究其當事人的責任。
（七）借閱檔案歸還時，應填寫利用效果反饋記錄。
（八）檔案人員要精通業務，對借閱檔案資料人員做到熱情接待、耐心周到，盡最大努力滿足利用者的要求。
