基本介紹
- 中文名：崗位說明
- 釋義：工作說明或描述
- 性質：用書面形式
- 目標：作環境所作的統一要求
定義,主要成果,編寫誤區,實例,功能,
定義
崗位說明，它應該說明任職者應該做些什麼、如何去做以及在什麼條件下履行其職責。一個名副其實的崗位說明書必須包括該項工作區別於其他工作的信息，提供有關工作是什麼、為什麼做、怎么樣以及在哪兒做的清晰描述。
它的主要功能是讓員工了解工作的概要，建立工作程式與工作標準，闡明工作任務、責任與職權，有助於員工的聘用與考核、培訓等。工作分析與崗位說明書操作流程
主要成果
◆崗位編號規則
◆各部門崗位架構圖
◆崗位編制表
◆各崗位的《崗位說明書》
◆培訓：如何填寫《崗位說明書》
◆培訓：《崗位說明書》的運用與修訂
◆培訓：作業流程分解的四個步驟
◆……
工作分析與崗位職責描述主要工具
◆工作分析信息的種類
◆問卷法
◆訪談法
◆效率\設備\崗位\比例定員法
◆……
編寫誤區
1、為編寫而編寫
目前，在一些企業中，由於管理流程的不規範，或管理者本身的行為不規範等問題，使得企業存在職責不清、工作任務隨意性較大、出現問題互相推諉等管理問題，不少企業只關注崗位說明書的結果或形式，使得崗位說明書成為現實工作流程的“再現”。從某種意義上講，CAE認為企業崗位說明書編寫工作的開展，應該側重於工作分析的過程，把崗位說明書的編寫工作作為企業現有崗位的一次大盤點，或者說是一次業務流程的重組，從而明確各崗位的職責與許可權，規範工作流程，以實現科學管理的目的。
2、缺乏專業的技術或培訓
崗位說明書的編寫是人力資源管理工作的一項專門技術。不少企業由於缺乏崗位說明書編寫的專業技能或培訓，所以也存在描述不規範，用語不準確的現象。尤其是在崗位職責的描述上，它應該是關於一項工作最終要取得的結果的陳述，因此，應準確、清晰地界定崗位任職入應承擔的責任，所具有的許可權和工作必須達到的目標、規範權責利的關係。但不少企業的崗位說明書在描述用語的選擇上，籠統地使用“負責、管理”等詞語，導致崗位職責的描述“千崗一面”，使崗位職責描述過小或者過大。
3、宣傳不到位
崗位說明書的編寫應是一個由上而下的過程，涉及到企業各個層面。編寫崗位說明書的目的就是要使員工明確自己的工作責任、作用及基本要求等，所以，在編制過程中應得到全體員工的支持和參與。但是不少企業或各級管理者把該項工作作為“作業”來應付，並沒有與員工充分交流，甚至在崗位說明書形成之後，忽視了任職人的“反饋”或“確認”環節，所以作用不大；有的由於宣傳不到位，員工不知道崗位說明書的作用，有些員工誤認為崗位說明書編寫就是要“定員、定編”，這對員工顯然是一種威脅，由此出現員工不理解、不利用、不執行的情況，使崗位說明書變成可有可無的擺設。例如，在對任職人資格進行界定時，有些員工感到恐慌。若按照行業通行的標準對崗位任職人資格進行界定，很多老員工的學歷或者技能達不到企業要求，因此他們就會認為崗位說明書是企業給他們設定的障礙，由此產生敵對思想。
4、編寫工作定位不明晰
不少企業把編寫崗位說明書的工作定位於最佳化企業的工作流程，解決多頭領導現象，改善現有的職責劃分等。但是在實際工作中常常會面臨兩難的選擇：是對企業各個崗位工作的現狀的描述還是對目標狀態的描述，即“是什麼”和“應是什麼”的問題。若選擇後者“應是什麼”，則在界定各個崗位職責時必須對現存的職責交叉、職權不明的現象進行調整，這將導致一部分員工的工作職責和許可權的變動，可能招致抵制的阻力，因此，編寫工作必須得到管理者高層的認同或支持。與此同時，我國的一些企業，特別是一些民營企業管理極不規範，工作任務的分配通常取決於員工個人的工作能力和領導的意志，使得基層員工疲於應付上級的命令，“忙的忙死、閒的閒死”，造成“工作無計畫、管理打亂仗”的現象。
5、崗位說明書的管理不及時
隨著企業經營環境的變化和企業的發展，企業中工作業務流程也在不斷變化，由此部門職責及崗位工作內容與要求也會不斷地發生變化，尤其是網路時代的新興行業更是如此。一般而言，崗位說明書應不斷修改，修改的頻率應根據行業的發展和職責的變化情況靈活進行選擇。因此當企業發生重大組織變革和戰略調整時，企業應及時修訂崗位說明書。然而，一些企業的崗位說明書並沒有隨著企業的發展而變化，使得原有崗位說明書在新形式下已失去價值，崗位說明書的規範和指導作用也難以發揮。
實例
銷售部經理職務描述
職務名稱：銷售部經理
所屬部門：銷售部
職務代碼：XL
直接上級職務：行銷副總經理
工作目的：領導銷售部銷售公司自有和代理產品
工作要求：認真負責、工作主動、善於團結下屬
工作責任：
1、對外溝通、展示、講演
2、配合技術人員進行售前技術諮詢
3、作實施計畫建議書
4、進行商務談判
5、監督售後技術支持服務
6、對銷售部進行管理
衡量標準：
1、本人的銷售業績
2、本部門的銷售業績
工作難點：提高銷售業績
工作禁忌：對客戶不細心周到，無法清楚地了解客戶的需求
功能
（1）讓員工了解工作概要；
（2）建立工作程式和工作標準；
（3）闡明工作任務、責任與職權；
（4）為員工聘用、考核、培訓等提供依據。
