基本介紹
- 中文名：崗位說明書
- 類型：員工履行職責總匯
- 使用場合：企事業單位等
- 特點：文字簡單明了等
說明書類型,工作分析,五大誤區,
說明書類型
職務說明書
職務描述與崗位規範的結果是一個規範的職務說明書。它主要包括八項具體內容信息：職務基本信息，職務目的，管理許可權，工作關係，責任範圍與影響程度，工作業績衡量標準，任職的基本要求和高績效的要求，薪資收入標準與變化的條件與要求等。
這八個方面是企業對職務（崗位）的要求與規範，也是員工需要認真遵守和考核的基本標準。同時，通過梳理和描述定位，我們也能夠為以後準確的定位該職務在組織中的相對價值以及職務評估考核和招聘奠定理性的參考。也為組織的目標落實在崗位提供明確的標準與基礎。
工作分析
關係
崗位說明書是人力資源管理中最基礎的檔案，是工作分析的最終結果，又稱為職務說明書或職位說明書，是通過工作分析過程，用規範的檔案形式對組織內各類崗位的工作性質、任務、責任、許可權、工作內容和方法、工作條件、崗位名稱、職種職級以及該崗位任職人員的資格條件、考核項目等做出統一的規定。編制崗位工作說明書的目的，是為企業的招聘錄用、工作分派、簽訂勞動契約以及職業指導等現代企業治理業務，提供原始資料和科學依據。
填寫
1、崗位的直接承擔者2、崗位的直接管理者3、人力資源專家。
內容
崗位說明書應該包括以下主要內容：
⒈崗位基本資料：包括崗位名稱、崗位工作編號、匯報關係、直屬主管、所屬部門、工資等級、工資標準、所轄人數、工作性質、工作地點、崗位分析日期、崗位分析人等等。
⒉崗位分析日期：目的是為了避免使用過期的崗位說明書。
⒊崗位工作概述：簡要說明崗位工作的內容，並逐項加以說明崗位工作活動的內容，以及各活動內容所占時間百分比，活動內容的許可權；執行的依據等。
⒋崗位工作責任：包括直接責任與領導責任，要逐項列出任職者工作職責。
⒌崗位工作資格：即從事該項崗位工作所必須具備的基本資格條件，主要有學歷、個性特點、體力要求以及其他方面的要求。包括必備資格和理想資格，其中必備資格是完成某職位工作要求的最低資格，理想資格是在具備必備資格的基礎上，若具備某些條件更為理想。
6.崗位發展方向：在部分企業的崗位說明書中還會加上崗位發展方向的內容，希望通過崗位發展方向不僅明確企業內部不同崗位間的相互關係，而且還有利於員工明確發展目標，將自己的職業生涯規劃與企業發展結合在一起。
有必要注意的是，崗位工作說明書的內容，可依據崗位工作分析的目標加以調整，內容可繁可簡。
崗位工作說明書的外在形式，是根據一項工作編制一份書面材料，可用表格顯示，也可用文字敘述。
崗位工作說明書一般由人力資源部門統一歸檔治理。爾後，崗位工作說明書的編寫，也並不是一勞永逸的工作。實際中，企業組織系統內經常有職位增加、撤消的情況的出現，更常見的情形便是崗位的某項工作職責和內容的變動，甚至於每一次工作信息的變動，都應該要求及時記錄在案，並迅速反映到崗位工作說明書的調整之中。在碰到崗位工作說明書要加以調整的情況下，一般由崗位所在部門的負責人，向人力資源部提出申請，並填寫標準的崗位說明書修改表，由人力資源部門進行信息收集，並對職位說明書做出相應的修改。
崗位說明書的格式可以是多種多樣的，關鍵是要在使用了統一格式的崗位說明書後，應該用準確、簡潔的語言，將上述的五大部份全部或主要部份加以表述，以便形成規範、準確、使用方便的治理檔案。
眾所周知，不同的企業和組織都有各自特點和急需解決的問題。有的是為設計培訓方案，提高員工的技術素質；有的是為了制定更切合實際的獎勵制度，調動員工工作的積極性；還有的是為根據工作要求，改善工作環境、提高安全性。因此，這些企業和組織所要進行的崗位工作分析的側重點就不一樣。
可一般來說，崗位工作分析主要包括兩方面的內容：
崗位描述
崗位描述就是確定崗位工作的具體特徵。它包括以下幾個方面的內容：
1、崗位名稱。即指崗位所從事的是什麼工作。
2、崗位活動和程式。包括所要完成的工作任務、工作職責、完成工作所需要的資料、機器設備與材料、工作流程、工作中與其他工作人員的正式聯繫以及上下級關係。
3、工作條件和物理環境。包括正常的溫度、適當的光照度、通風設備、安全措施、建築條件，甚至工作的地理位置。
4、社會環境。包括工作團體的情況、社會心理氣氛、同事的特徵及相互關係、各部門之間的關係等。此外，應該說明企業和組織內以及四周的文化和生活設施。
5、職業條件。由於人們經常根據職業條件來判定和解釋職務描述中的其它內容，因而這部分內容非凡重要。職業條件說明了工作的各方面特點：工資報酬、獎金制度、工作時間、工作季節性、晉級機會、進修和提高的機會、該工作在本組織中的地位以及與其它工作的關係，等等。
崗位要求
崗位要求說明了從事某項工作的人所必須具備的知識、技能、能力、愛好、體格和行為特點等心理及生理要求。制定工作要求的目的是決定重要的個體特徵，以此作為人員篩選、任用和調配的基礎。
崗位要求包括：有關工作程式和技術的要求、獨立判定與思考能力、記憶力、注重力、知覺能力、警覺性、操作能力、工作態度和各種非凡能力要求。崗位要求還包括文化程度、工作經驗、生活經歷和健康狀況等。崗位要求可以用經驗判定的方法獲得，也可以通過統計分析方式來確定。
基於以上崗位分析的基礎理論，是從大的方面加以分析出崗位說明書的成果。若根據某公司職位說明書的描述，再加以細化分析，具體可從以下幾個方面進行考慮：
1、崗位基本信息
崗位基本信息也稱為工作標識。包括崗位名稱、崗位編號、姓名、所屬部門、直接上級、職等職級、定員等。
2、工作內容描述
這是最主要的內容，此欄具體描述該職位所從事的具體的工作，應全面、詳盡地寫出完成工作目標所要做的每一項工作，包括每項工作的綜述、活動過程、工作聯繫和工作許可權。同時，在這一項中還可以同時描述每項工作的環境和工作條件，以及在不同階段所用到的不同的工具和設備。
在進行工作內容描述時，要先列出所有工作內容清單，然後分析清單後將其歸類，主要的工作內容應該不超過十個（一般為七至八項），內容太多則很顯得過於複雜，也很難明確具體任務。
3、任職資格
教育背景此項填寫從事該職位應具有的最低學歷要求。在進行工作分析時，經常有這樣的情況：某職員是一位有多年工齡、經驗豐富的高中學歷的員工，但他的教育背景顯然不能代表所需要的教育水平。在確定教育背景時應該考慮，假如讓一位新員工來工作，他最低應是什麼學歷，而不一定是當前在職員工的學歷。
經驗此項反應從事該職位之前，應具有的最起碼的工作經驗要求，一般包括兩方面，一是專業經歷要求，即相關的知識經驗背景；另一個需要的是本組織內部的工作經歷要求，尤其針對組織中的一些中、高層治理職位。
技能要求此項反映從事該職位應具有的基本技能和能力。某些職位對專業技能要求較高，沒有此項專業技能就無法開展工作。而另一些職位相比之下則對某些能力要求更為明確。
個性特質指從事該崗位通常需要從業人員具備何種性格特徵。
培訓經歷此欄反映從事該職位前，應進行的基本的專業培訓，否則將不答應上任或不能勝任工作。具體是指員工在具備了教育水平、工作經驗、工作技能之後，還必須經過哪些培訓。
其它例如反映該崗位通常表現的工作特性，在流水線上可能需要三班倒；在高科技企業中需要經常加班；建築施工人員經常出差；一般治理人員則正常上下班等。
4、責權範圍
責任指此項工作所擔負的職責和應當按時完成的任務。
權力一定的工作崗位要承擔一定的責任，必須要有相映成趣的人、財、物上的支配權力。
問題
在崗位說明書的撰寫中往往會出現以下幾個方面的爭議：
1、直接上級如何填寫。
我們很多崗位上面有幾個領導同時指揮安排工作，在填寫直接上級的時候，相關崗位的人員往往會把指派自己工作的領導統統認為是自己的直接上級。其實每個崗位的直接上級只能也只有一個，否則兩個領導同時安排工作究竟是先做哪位領導的工作呢？這種現象表面上看是多頭領導，但追究本源看其實是本崗位的職責沒有界定清楚、本崗位承擔的職能不歸屬一類，跨度幾項職能或者就是本崗位人員能力素質比較高得到領導們的認同。諮詢人員一旦發現這種現象就需要立即與相關領導進行職能確認，辨別清楚本崗位所在部門的關鍵職責，以及本崗位在本部門所承擔的責任，通過分析判斷出本崗位應該承擔的主要工作職責，而其它職能項只能安排其它崗位完成，倘若在所有部門中沒有合適的人選完成，我們也不能把此項任務作為本崗位應該完成的工作，只能夠作為臨時性工作，添加在“領導交辦的其他任務”這一項，一旦有合適的人選或者是其它相關崗位出現，則需要把此項工作進行轉移。
2、直接下級如何填寫。
我們很多的集團公司或者是生產工程部門的工作人員，往往會把有分子公司崗位中有業務指導關係的崗位作為自己的下級。所謂的直接下級就是在行政關係上、業務工作安排上、工作任務的協調上有緊密聯繫的崗位，而不僅僅是單方面業務工作的指導。
3、工作職責如何闡述。
所謂工作職責也就是把日常的工作內容通過書面化的語言描述出來。工作職責描述其實有兩種方式，一種就是簡單的概述，就是通過幾句話，把該崗位所有的工作內容進行總結性的表述；一種就是比較詳細的描述，通過詳細的分析，匯總出該崗位的所有工作任務，把這些工作任務進行業務輕重或者是時間長短的分門別類，然後對各個類別再進行二次分解，把該崗位的內容分解到能夠清晰闡述一個事件甚至是一個具體的動作。在這個過程中關鍵是要先了解所有的業務，以及業務的具體情況，然後再進行分解，這樣才能夠使得崗位的價值、崗位的重點一一體現。
4、工作許可權如何規定。
其實每個崗位的每一條工作內容都隱藏著一個工作許可權，但是由於這些許可權並不會發揮作用，往往不會被撰寫人員關注。但是關鍵任務中的工作許可權，需要在崗位說明書中體現，這不僅僅能夠體現該崗位工作重點，而且能夠為這項工作的開展起到約束和推動作用。
5、任職資格如何填寫。
任職資格包括工作年限、工作經驗、工作知識、學歷背景、技術能力、工作環境等等方面的內容，我們在填寫的過程當中往往會忽視這一方面的內容，或者就是按照當前本崗位人員的現狀來填寫這個內容。這項內容與招聘、培訓、員工職業發展規劃有非常緊密的聯繫，倘若工作分析做得不夠細緻，這個內容可以不先考慮，不過我們可以參照當前崗位人員的能力現狀進行分析。配合我們進行的工作內容調整撰寫培訓要求和崗位技能要求是非常可取的方法。
撰寫中要注意的問題
1、部門職責分解要充分、完全
要對部門所有職位職責進行匯總合併，與部門職責對比，然後明確職位責任進行填充；同一部門職責，不同層級的崗位可能擔任的責任不同，我們必須進行分級詳細描述，做到充分完全。
2、工作領域的劃分要合理
準確理解崗位的主要職責，參考部門工作領域對本崗位進行劃分。如本崗位是負責部門工作領域中的單個領域，根據具體的職責用合併屬性同類項的形式進行領域劃分。
3、崗位說明書要規範、準確、全面
崗位說明書需要按照“動詞+內容+目的”的方式進行規範、準確、全面的描述，做到不重複、無交叉，以體現職位價值，作為提取績能衡量的標準。
4、崗位說明書要保持更新狀態
一旦環境、技術、崗位要求發展變化，崗位說明書要做及時的調整更新，方能起到實時有效的指導作用。
5、崗位說明針對的是職位，不是個人
6、基本素質和知識、技能不能混淆、重疊
要對基本素質和知識、技能作出明確規定，描述什麼是基本素質，什麼是知識，什麼是技能時要認真檢查，核實沒混淆、重疊。
流程
為了節約編制崗位說明書的成本，其結果可能是浪費更多的人力成本。因此，具體崗位具體分析，一點也馬虎不得。一份科學的崗位說明書出爐，通常遵循著這樣的流程：
1、在開展編寫工作之前，人力資源經理應和相關高層領導進行討論，使高層領導率先樹立崗位責任意識，對各項工作實行歸口管理，改變自由隨意的管理風格。
2、編寫過程中，各部門的主管以及員工積極配合人力資源部的工作，為其提供編寫技術的培訓、指導和審核。
3、人力資源部可靈活選用問卷調查法、面談法、工作日誌法、實地觀察法等方法，進行認真的工作分析和調查，了解每一個崗位的工作任務、工作目標、工作條件、上下級關係、對內對外的聯繫、任職資格等要素。
4、崗位說明書的編寫不是一勞永逸，行業的發展、企業的變革會給崗位提出新的要求。因此，企業編寫出規範的崗位說明書後，還應建立起崗位說明書的動態管理制度，由專人負責管理更新。
五大誤區
一，兩頁的崗位說明書，也會讓員工產生誤解，甚至讓 HR 部門誤解?有可能，而且絕對有可能.解決問題永遠與發現問題同時存在的，早點發現更容易解決. 什麼是崗位說明書?它實際上就是整理崗位分析結果的工作描述的書面檔案，包括： 工作基本信息，崗位設定目的，主要職責，工作環境等，以及任職資格要求（如技能，學歷，訓練，經驗，體能等）.總的說來，崗位說明書涉及到兩個方面的工作.一是崗位本身的研究，即研究每個工作崗位的目的，該崗位所承擔的工作職責與工作任務，以及它與其它崗位之間的關係等。
二是上崗資格的研究，即研究能勝任該崗位工作並完成目標的任職者必須具備的條件與資格，比如工作經驗，學歷，能力特徵等.因此崗位說明書的規範化編寫在企業里發展著重要的作用，但是HR 部門在編制或描述崗位說明書時常常存在以下的誤區：
誤區1，崗位說明書只是為崗位評估服務的.
崗位說明書是崗位評估的重要根據，但它同時為其他的 HR 管理做鋪墊，實際上企業招聘（如在人才網看到的企業招聘崗位信息），晉升（崗位的要求及上崗的標準），培訓（崗位的技能針對崗位員工是否欠缺——等等各個環節都建立在完整的崗位信息基礎之上.
誤區 2，崗位說明書描述的是"正在做的",不是"應該做的".
在編制說明書的時候，HR 人員或崗位編寫者往往參照自己或崗位人員做的工作進行編寫，很容易犯下編寫"正在做的",而不是"應該做的". 崗位說明書的編寫往往要"對事不對人".
誤區 3，崗位說明書的描述應以"優秀員工的崗位工作職責與工作任務"為基準.
在企業里，有優秀/合格/不合格的員工. 崗位說明書不能以"優秀員工的崗位工作職責與工作任務"為基準，應力求客觀，在確保上崗資格都能勝任的情況下，進行崗位分析. 有個典型的例子，某公司發現某一個部門經理 A 升遷了以後，其部門經理的職位始終招聘不到合適的人選，雖然後來有招聘一個部門經理 B，但後來 B 主動提出調離崗位，說壓力太大. 有人說 B 領導素質不能勝任； 又有人說 B 領導管理水平太差； 又有人說 B 領導溝通水平欠缺，其實最根本的原因是當時 A 升遷後，有參與部門經理的崗位說明書的描述，由於個人能力完全勝任本崗位，因此 A 在描述其崗位時，由於 A 的工作經歷過生產管理，經營管理，內控管理等方面的培訓或歷練，崗位標準按照最優的標準進行編寫，導致崗位說明書的上崗資格要求過高.在這家公司里，實際上都沒有人能生產管理，經營管理，內控管理等方面都得到培訓，因此崗位標準成了空中樓閣，大部分人都無法勝任。
誤區 4，有了崗位說明書，就能按照崗位要求順利工作了.
崗位說明書只是提供了員工的一個工作範圍或工作任務，對於一些規範的企業來說，有了崗位說明書並不能保證新接手的員工順利工作.崗位說明書中的很多職責，工作任務，只是一個籠統的說法，它只告訴了我們一個 W(WHAT,做什麼），至於具體怎么操作（HOW），什麼時候做（WHEN），在哪裡做（WHERE），誰做（WHO），並沒有通過崗位說明書進行明確.因此，作為員工，要履行崗位說明書的職責，首先要了解該崗位在企業中的地位，其次了解崗位的管理制度，崗位在企業中的流程節點，以及本崗位的作業指導書.最後，要認真履行這些制度，流程，規範，作業指導書，並在實際工作中，不斷完善。
誤區 5，崗位說明書的編寫應該由上一級主管填寫.
在一個公司為建立崗位分析及評估系統而收集崗位信息時，一般都是從員工那裡獲取最原始資料，之後由上一級主管審核.在這樣的過程中，上下級之間可以檢討是否在崗位職責方面有任何誤解，主管對員工的要求是否得到員工清晰的領會. 同時這樣的作法也避免了有很多下屬的主管花費太多時間來填寫描述書. 在崗位管理體系建立起來之後，修正描述書或撰寫新崗位的描述書的工作通常由上一級主管及人力資源部共同負責。
